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会前工作(1)


会议的前期准备工作
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5.确定会议场所 7

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11.准备会议文件资料

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安排会议议题

跑题会
某部召开常委会议,学习上级下发的文件,与 会的常委都是基层单位的领导,大家一段时间没有 见面,聚在一起特别热闹,彼此都忙着交流信息, 联络感情。开会前你争我抢地发言,会场静不下来。 会议开始,主持人传达完文件的内容,让大家就文 件内容表态时,会场上却出奇的安静。看报的,喝 茶的,交头接耳的,就是没人往正题上说。这时, 某领导发言了,挑头说起了与会议内容不相干的内 容。会场立即活跃起来,整个会场生发出去,热热 闹闹地跑了题。会议的时间很快到了,主持人无奈 地只好宣布散会。同时,他让秘书整理一份会议讨 论情况,向上级汇报。秘书心里想,大家都跑题了, 什么都没有说,让我怎么写呢?

诊治分析:
这是会议中典型的跑题现象。如何解决这个问题? ? 首先,秘书要分清轻重缓急,协助领导安排好会 议的议题。 ? 其次,要及时把会议议题通知给与会人员,让与 会者提前准备,开会发言才能有的放矢。 ? 再次,会议应严格按照议题进行,如果出现跑题 现象,提醒主持人,说明会议的重要性,组织与 会人员发言,促使会议完成议题的议程。

诊治分析:
这是会议中典型的跑题现象。如何解决这个问题? ? 首先,秘书要分清轻重缓急,协助领导安排好会 议的议题。 ? 其次,要及时把会议议题通知给与会人员,让与 会者提前准备,开会发言才能有的放矢。 ? 再次,会议应严格按照议题进行,如果出现跑题 现象,提醒主持人,说明会议的重要性,组织与 会人员发言,促使会议完成议题的议程。

如何确定会议议题?
? 一是由领导提出;
? 二是由秘书部门上下广泛征求意见 后,按重要程度、缓急程度提出, 简要拟出“近期会议安排议题”的 书面材料,送有关领导审定后纳入 会议计划。这种书面材料一般按顺 序逐条排列即可。

[小窍门]
1.一次会议的主要议题不宜过多。 2.重大议题以一会一题为妥,议题多了 会出现多个主题。 3.安排议题时,要考虑与会人员的心理, 将最重要的、最复杂的议题先讨论。

确定与会人员

确定与会人员
合理确定与会人员,应根据会议 性质、议题、任务,确定出席会议人 员的范围、资格、条件等,与会人员 一般包括主持人、记录员、来宾、会 议代表、列席代表听众等。对出席会 议的人数要有精确的统计,以便做好 其他准备工作。如果秘书人员工作不 细心,就会给领导造成工作上的被动, 不信你看:

漏了技术干部
? 某集团军传达中央工作会议精神,要求传 达到师以上干部。会议刚结束,就有几位老 干部接二连三地打电话找军政委,问为什么 不让他们参加会议,有的老干部还发起了牢 骚,搞得军政委很窝火,还得一个劲地在电 话里做检讨。放下电话一查,原来秘书处在 通知参加会议名单中,忘记了这几位享受副 师级待遇的技术干部。

诊治分析:
? 确定与会人员的名单是秘书工作的一 项重要内容。确定与会人员,应根据 会议性质、议题、任务,确定出席会 议人员的范围、资格、条件、人数, 供有关领导审查后确定。秘书提名错 漏,可能给领导造成工作上的被动, 甚至带来不良影响。

[小窍门]
(1)与会者与会议所要实现的目标是否有直接或主要关系; (2)与会者同会后的行动是否有直接相关; (3)与会者在中心议题方面是否具有专门的知识与经验, 是否能有助于议题的深化; (4)与会者是否有能力或者有权利形成一项决议; (5)与会者是否多余或者可有可无; (6)与会者是否能全身心的投入会议;与会者能否妨碍会 议总体成效;是否造成对他人的心理压力,影响其他人发 言的质量。 ? 一般情况下,人数越多,与会者的参与意识就越弱,人数 多于 20人,就应该设法分组讨论或设分会场。

确定会议时间

确定会期的方法:
(1)事先做一个调查,把握全体与会者都较 方便的时间段。任意安排一个开会时间, 可能会打乱某些人的日程安排。 (2)选择与会者中关键人物最佳的时间开会, 以保证这些关键人物集中精力开好会议。 (3)避免会议召开期间与企业重要的经营活 动冲突,或者避免打扰企业的正常运行。

确定会议方式

确定会议方式
根据会议议题和与会者的具 体情况,考虑采用何种方式召 开会议;或集中开,或利用电 话、广播等方式分散开。

确定会议地点

确定会议场所

确定会议场所
(1)大小适中 会场的空间必须足够大,平均每个与会者拥 有 2平方米为宜。空间过大,彼此难以亲近,会议气氛会 受影响。 (2)地点合适 宜定在与会人员比较集中便利的场所,距离 主办单位也不宜太远,以避免给会务工作造成不便。会期 长的可尽可能靠近住宿处,以方便多数人为原则。还需考 虑环境的清静,保证会议不受干扰。外出留宿开会必须考 虑通讯联系的方便,考虑费用支出,考虑衣食起居的舒适 等等。 (3)附属设施齐全 桌椅、照明、音响、通风、网络、通信、 安全、卫生、餐饮、住宿、服务、娱乐、供电、交通等均 要考虑。

会场太小了
某上市公司召开股东大会,会址选在 公司的小礼堂。可是开会时来了很多股民, 都是小股东。按以往情况,很少会有小股 东来开会,会议人数一般按大股东预定, 会场也不需要太大。现在小股东懂得行使 自己的权利了,纷纷要求要求参加会议, 这样一来,就出了麻烦,会场根本无法容 纳到会的股东。面对指责。公司只得临时 改换会址,搬到市体育馆,耽误了很多时 间。

[小窍门]
? 大小适中 会场的空间必须足够大,平均每个与 会者拥有 2平方米为宜。空间过大,彼此难以 亲近,会议气氛会受影响。 ? 地点合适 宜定在与会人员比较集中便利的场所, 距离主办单位也不宜太远,以避免给会务工作 造成不便。会期长的可尽可能靠近住宿处,以 方便多数人为原则。还需考虑环境的清静,保 证会议不受干扰。外出留宿开会必须考虑通讯 联系的方便,考虑费用支出,考虑衣食起居的 舒适等等。 ? 附属设施齐全 桌椅、照明、音响、通风、网络、 通信、安全、卫生、餐饮、住宿、服务、娱乐、 供电、交通等均要考虑。

确定会议议程

确定会议议程
会议议程是对已确定的议题列出 发言或讨论的先后顺序。议程应当 简明概略,并冠以序号将其清晰地 表达出来。

会议议程
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××会议议程
序号 程序 主持人 时间分配 1 签到 秘书 10:00—10:10 2 主席致辞 董事长 10:10—10:15 3 宣布上次会议记录 秘书 10:15—10:20 4 报告事项 各部门主管 10:20—10:40 5 讨论事项 董事长 10:40—11:40 6 临时动议 董事长 11:40—11:50 7 散会 备注

[注意]
代表会议的议程还要经代 表大会的预备会议或主席团会 议通过之后才能正式生效。

确定会议日程

制定会议日程
会议日程是结合会议期间 的所有活动作逐日的具体的安排。 拟订会议日程要明确具体,并准 确无误。日程安排大体包括:时 间、地点、内容。

[小窍门]
? (1)重要的议程必须列在整个议事日程的前项。 ? (2)必须合理分配各项议案的时间,为重要的事项 留足时间。 ? (3)注意效率,每次议程不必太杂,内容不必太长。 ? (4)议程是提醒与会者做好准备,所以议程要提前 发,可以和会议通知、日程安排一起发。 ? (5)提前送发与议程有关的材料,可以减少会议讨 论时间。 ? (6)会议持续两个小时以上者,安排中间休息;会 后还要留出社交时间。

日程和议程的区别:
1.议程在前,日程在后; 2.议程一旦确认不能更改,日程确认 后,如确有变动情况,可做调整。

制发会议通知
发会议通知主要有书面(文件、 信函、请柬、报纸、墙报、海报 等)、口头、电话、传真、电子邮 件、广电媒体等多种方式,根据会 议范围、会期长短选用。

[细节注意]
? 在发会议通知时认真确定与会人员的范围, 保证给确定的每位与会者发送会议通知。 ? 通知的信封上应准确标明与会者的详细地 址、工作单位、姓名等,并在显著位置上 醒目地标出“会议通知”的字样。 ? 可将会议中使用的有关票证(入场券、代 表证、座次号、编组名单以及就餐证、乘 车证等)与会议通知一并发放。

准备会议必需品

准备会议必需品
1.纸、笔、本、签到册、座位名签; 2.饮料、茶叶、茶杯、烟缸、纸篓; 3.音响、录音、录像设备;通风、照明设 备;电脑、投影、白板等演示设备; 4.横幅、标语、气球、旗帜、会标、台布、 花卉等宣传用品; 5.磁带、票箱、奖品、代表证等特需用品。

【窍门】
调配工作需要十分细致,关键是要 做好登记,以免丢失,或者万一丢失, 便于查找,以便购置。秘书人员可开 列物品清单,以免遗漏。

布置会场

AAPP迎宾方案
3月 6日讯从来宾车行线路的安排到宴会 菜单的审核定,从会场主席台上的灯具安 装到后台休息厅墙壁上该挂什么样的画— — AAPP会议重庆筹备领导小组不放过每 一个细微之处。昨天,各筹备单位负责人 碰头对会议方案细细推敲。点评:布置会 场是学问,方方面面都有讲究,要想会议 取得圆满成功,应该不放过每一个细微之 处。

如何布置会场
? 摆好会场座位 ? 排好主席台座次 ? 根据会议需要做适当装饰,不 同的会议要求不同 ? 检查调试照明、音响设备、演 示媒体等。

常见会议座位布局

常见会议座位布局

常见会议座位布局

常见会议座位布局

准备会议文件资料

会议文件包括
? 程序性文件:会议议程、日程 ? 会议中心文件:开闭幕辞、发言稿、典型 材料、工作报告会、会议讨论稿。 ? 会议指导文件:法律、法规、政策 ? 会议参考文件:技术资料、统计资料 ? 会议管理文件:会议通知、会场示意图、 会议规则、作息表

经费预算
经费预算的原则: (1)遵守制度,严格手续; (2)量入为出,收支平衡; (3)精打细算,厉行节俭

会议筹备应注意的问题
1.安排周密,不丢不漏 2.反复检查,杜绝隐患 3.集中力量,确保时限


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