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甘肃省兰州第一中学高中信息技术必修一:知识点汇总:10.3 管理文档类问题

10.3 管理文档类问题

? 1 为什么无法打开文件

答:(1)可能是文件可能已损坏,如果是这样,程序可以尝试恢复损坏的文档 中文字,或者如果恢复的文件无法使用,那么您可以删除损坏的文件,然后 打开备份。如果所使用的 Word 程序没有响应,则要修复 Word 应用程序,方法是,单击【开 始】|【程序】|【Microsoft Office 工具】【Microsoft Office 应用程序恢复】命令,在“应用 程序”列表中,单击没有响应的程序。 (2)文件名可能太长,文件名或路径名可能超过 223 个字符。可以缩短该文件名。或 将文件移动到与文件夹层次结构的顶级更加接近的另一个文件夹中。再次尝试打开文件。 (3)文件所处的磁盘可能已满,可以将文件移动到其他磁盘以获得更多可用的空间。

? 2 在【打开】对话框无法找到要打开的文件

答:

请进行以下操作: (1)检查文件类型:确保在“文件类型”框中选择了正确的文件类型。

(2)进行搜索:在【打开】对话框中,在【文件名】框中键入文件的

名称,单击【工具】|【查找】命令来进行【搜索】文件。

? 3 无法打开受密码保护的文件

答: 因为密码区分大小写,请查看是否按下了 Caps Lock,或者重新键入密 码,确保没有键入错误。

? 4 指向文件的快捷方式停止工作

答:

原因可能是: (1)该文件可能已被重命名或删除。如果目标文件的名称或扩展名有

了任何更改,快捷方式将无法工作。请使用 Word 的【搜索】功能查找与要

打开的文件有相似的名称或者创建或更改于相同日期的文件。

(2)该文件可能暂时不可用。如果该文件位于网络服务器上,请询问网络管理员该服

务器驱动器是否不可用。如果文件位于可移动介质上,例如,软盘,请确保带有目标文件的

介质已经正确地插入到了驱动器或设备中。

? 5 保存文档后,更改丢失

答:

原因如下: (1)对于存储在网络服务器上的文档,如果单击【文件】|【退出】命

令,然后在出现提示信息时选择保存更改来保存文档,则可能将文档的副本

保存到了硬盘上。因为更改保存在硬盘上的副本中,所以当您重新通过网络打开该文档时,

将无法看到更改。若要避免将对存储在网络服务器上的文档的修改保存到一个单独的文档副 本中,应在退出 Word 前使用【文件】|【保存】命令来保存更改。
(2)当 Word 意外关闭时,“自动恢复”可能尚未将更改保存到恢复文件中。恢复文件 中包含的新信息数量取决于 Word 保存恢复文件的频率。例如,如果每 15 分钟保存一次恢 复文件,那么在发生断电或类似问题时,最多可能丢失 15 分钟的工作。

? 6 试图保存文档时,得到文件太大的提示信息

答: 原因如下: (1)如果文档太大而无法保存,可将其拆分为几个小部分。请将部分 文档剪切下来,将其粘贴到新文档中,然后分别保存各个部分。若要顺序打 印这些文件,请使用 Includetext 域连接文档。 (1)将文档转换为主控文档,然后将其组成部分保存为单独的子文档。

? 7 试图保存对文档的更改时,得到文档为只读的信息

答: 该文档为“只读”属性的文档,用户无法更改“只读”属性的文档。若 要保存更改,必须用一个新文件名保存该文档。如果将文档保存到新的文件 夹或其他文件夹,也可以使用相同的文件名,或以其他文件格式保存文档。

? 8 当要以其他文件格式保存文档时,在【保存类型】列表框中未显 示所需的文件格式类型

答:

(1)请确认 Microsoft Word 提供了您需要的文件格式。 (2)您或系统管理员可能选择了不在计算机上安装转换器。如果 Word

中提供了您需要的文件格式,则可以安装所需的转换器。

可用其他的文件扩展名保存 Word 文档(例如,姓名的缩写)。

? 9 以带格式文本方式保存文档时,表格中的制表符丢失

答: 以“带格式文本”或“带格式的 MS-DOS 文本”保存文档时,表格中 的右对齐制表位可能会被空格所代替。若要在以这些格式保存文档时保留表 格的布局,应避免在表格中使用右对齐制表位。

? 10 以 RTF 格式保存文档时,位图图标丢失

答:

原因如下: (1)如果将位图作为链接文件插入到 Word 文档中并显示为图标,然

后以 RTF 格式保存文档,则会显示位图而不是图标。若要确认位图在文档

的 RTF 版本中显示为图标,请选中【显示为图标】复选框并清除【链接到文件】复选框(单

击【插入】|【对象】命令,然后单击【由文件创建】选项卡,可看到这两个复选框)。

(2)用“自动恢复”功能恢复尚未保存的更改。

? 11 恢复文件中未包含所作的更改

答: 恢复文件中包含的新信息数量取决于 Word 保存恢复文件的频率。例 如,如果每 15 分钟保存一次恢复文件,那么在发生断电或类似问题时,最 多可能丢失 15 分钟的工作。若要改变“自动恢复”功能的保存时间间隔, 请单击【工具】|【选项】命令,然后在【保存】选项卡上的【分钟】框内输入所需的分钟

数。
? 12 保存文档时,文件名中增加了一个额外的扩展名
答: 保存文档时,如果所用的文件扩展名不同于该文件类型的默认扩展名, 则 Word 会将默认的扩展名加在所用的文件名之后。例如,一个 Word 文 档的文件名可能是“Budget.abc.doc”。若要在保存文档时使用不同于该文件 类型默认扩展名的其他扩展名,则必须将整个文件名用引号括起来,例如,Buget.abc。
? 13 已保存文件的文件名中包含两个句号
答: 用以句号结尾的文件名(例如“Sales.”)保存文档时,Word 会在该文 件名后添加一个句号和默认的文件扩展名。例如,一篇 Word 文档的文件 名可能显示为“Sales..doc”。出现这种情况的原因是:在 Windows 中,文 件名可包含像句号或逗号这样的标点符号。若要使用某文件类型的默认扩展名保存文档,请 不要在文件名后面键入句号。保存文件时系统会自动添加句号。 扩展名对于标识文件类型并确定用哪个程序打开该文件是必不可少的。
? 14 保存文档时,出现“重名”错误
答: Word 可能正在执行自动后台保存。如果选中【允许后台保存】复选框 (在【工具】菜单上,【选项】对话框中的【保存】选项卡上),并在 Word 执行自动后台保存时试图保存一个长文档,Word 会在两种保存操作中使用 相同的文件名。完成后台保存后,再保存文档。(当 Word 进行自动后台保存时,状态栏上 会出现一个脉动的磁盘图标)
? 15 如何在 Word 2002 中打开在早期 Word 版本创建的文档
答: 可以直接在 Microsoft Word 2002 中打开用 Microsoft Word 2000、97、 95、6.0 或 2.0 创建的文档。Word 2002 完全支持在这些版本的 Word 中 创建的所有数据和格式。
? 16 如何在 Word 95/97 中打开 Word 2002 文件
答: 如果使用 Word 95/97 或早期版本,必须先安装转换器,然后才能打开 在 Word 2000 或 Word 2002 中创建的文档。在 Word 97 的用户安装 Word 2000/2002 转换器之后,即可打开 Word 2000/2002 文档。 注意:早期版本的 Word 和其他程序不支持在 Word 97 或以后版本中引入的新功能。如 果使用了这些新功能,在执行该操作时,可能会丢失数据或格式。
? 17 无法将文件保存为 Word 97 或 Word 2000 格式
答: (1)Word 2002 可以将文件保存为与 Word 97 和 Word 2000 文件相同 的格式,所以不需要转换器来打开或保存 Word 97 或 Word 2000 文件。 (2)如果与使用 Word 97 的用户共享文档,请关闭该版本不支持的功 能,可以自定义新文档或原有文档。若要进行该操作,请(单击【工具】|【选项】命令, 选择【保存】选项卡)选中【禁用在此版本后的新增功能】复选框。 (3)保存文档时,如果该文档中含有将要转换的内容,则 Word 会显示一个转换功能 列表,以便该文档可用于早期的 Word 版本。 (4)在 Word 2000 中打开 Word 2002 文档时,不会更改文档中的多数项目。因此没有

禁用 Word 2000 功能的选项。
? 18 文档中的文字可以正确转换,但图形消失
答: (1)请确认打开了图形显示选项。单击【工具】|【选项】命令,再单 击【视图】选项卡。清除【图片框】复选框。 (2)单击【插入】|【“图片】|【来自文件】命令时,检查【文件类型】 框中的筛选列表。如果没有列出所需筛选,就需要进行安装图形转换器。
? 19 转换后文档中的字体发生变化
答: 用其他文字处理程序创建的文档可能含有您的计算机中尚未安装的字 体。如果打开的文档中包含这样的字体,Word 会将字体替换为已安装的字 体。若要控制要替换的字体,请单击【工具】|【选项】命令,再单击【兼 容性】选项卡。单击【字体替换】按钮,然后选择所需字体进行替换。