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十种常见公文写作格式


常见公文写作模板格式及实例
(2015 年 2 月 27 日)

目录 一、请示.....................................................................................................1 二、报告.....................................................................................................2 三、通知.....................................................................................................3 四、公告.....................................................................................................4 五、通报.....................................................................................................5 六、简报.....................................................................................................7 七、工作联系函 ........................................................................................9 八、会议纪要...........................................................................................10 九、贺信/词...........................................................................................12 十、介绍信...............................................................................................13

今天工作不努力,明天努力找工作。

一、请示
【文种说明】请示是下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批 性公文。请示属于上行公文,应用范围较广泛。 【模板格式】 1、标题。一般写成“关于 xxx 的请示” 2、主送机关。只能写一个,如“人力资源处”;忌多头请示,如“人力资源处、 行政管理处”。 3、请示的原因。 4、请示的事项。 5、结语。一般写成“以上请示妥否,请批示” 【参考实例】

关于购置无线麦克及扩音设备的请示
信息化部: 控股公司总部 10 楼会议室是总部最大的会议室, 主要用于召开人员较多的培 训和相关会议。最近一段时间通过使用发现,10 楼会议室因较为空旷,若不使 用扩音设备,讲课或发言人声音显得较小,会议效果难以保证,不能适应工作需 要。因此为提高会议效果,拟请信息化于 3 月底前购进一套无线扩音设备(无线 麦克和相关扩音设备)投入使用,费用约 500 元。 以上建议妥否,请批示。 人事行政部 二○○六年三月二十七日

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二、报告
【文种说明】报告是向上级汇报工作,反映情况,提出意见和建议,或答复上级 机关询问的公文。 【模板格式】 1、标题。一般写成“关于 xxx 的报告” 2、报告对象。如“张总” 3、报告原由。 4、报告事项。 5、结语。可用“专此报告” 【参考实例】 董事长: 2005 年 10 月 21 日,控股公司下发了《关于安排部署控股公司 2005 年底 九项重点工作任务的通知》,安排部署了至 2005 年底的九项重点工作任务,工 作任务涉及到的各子公司及控股公司各部门领导都给予了高度重视,狠抓落实, 有序推进, 力争完成既定的工作任务目标。同时人事行政部为督促做好九项重点 工作, 开展了定期督办工作, 各责任单位每半个月将工作任务推进情况及资源落 实情况以书面形式汇总到控股公司人事行政部, 由控股公司人事行政部整理整理 后向董事长报告。 从 11 月 15 日至 2006 年元月 10 日,人事行政部累计开展了四 次报告,分阶段向董事长报告了各重点工作的进展情况。本次是最后汇总报告, 结合各子公司的实际工作情况,九个重点工作完成情况评价如下: 一、完成的重点工作有: 1、××钢管项目; 2、××扭亏为盈工作; 3、财务部全面预算工作; 二、基本完成的重点工作项目有: 1、××轧钢项目,预计元月 15 日投产。 2、××冷轧项目,预计 2 月份投产。 3、企划部方针管理工作,预计近期将完成。 4、财务部 11 月及 12 月资金平衡及安排工作。 5、××与××合作工作,参股协议已签署。 三、未完成重点工作项目有: 1、××炼钢、轧钢项目投产及化工公司扭亏为盈工作。 2、××项目核准及启动、资金协调工作。 各重点工作项目具体完成情况请见附表(略)。 特此报告。 人事行政部 二〇〇六年元月十三日
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三、通知
【文种说明】通知是上级向下级传达指示、批转或转发公文、布置工作与周知事 项时所用的一种下行公文,常见有会议通知、工作通知及任免通知。 【模板格式】 1、标题。一般写成“关于 xxx 的通知”。 2、通知对象。如“各单位”。 3、通知内容,如“会议名称、目的、时间、地点、出席人及会议内容”等。 4、其它特殊事项补充说明。 【参考实例】

控股公司 12 月份工作例会通知
各子公司、控股公司各部门: 按照公司工作计划,现将控股公司 12 月份工作例会事宜通知如下: 一、会议时间:2004 年 12 月 31 日 8:00 二、会议地点:总部 3#楼二楼第一会议室三、参加人员:各子公司总经理、 控股公司各部长 四、会议议程安排另见材料。 五、其他事项 1、此次相关会议资料已以电子版形式已发至各子公司、各部门负责人及相 关联络人员处,会议材料中材料六《控股公司 2005 年度资金平衡计划》暂缺, 将在例会上通报,请各位参会领导携带笔记本电脑参加会议。 2、按照董事长指示和相关会议纪要精神,为充分做好会议准备,请各子公 司、 控股公司各部门办公室人员提前组织本单位相关部门和专业人员对会议议题 材料进行专题讨论并形成具体意见提供给参会领导,并将本单位上会意见请于 12 月 29 日前反馈至人事行政部行政组××,人事行政部将整理各部门意见汇总 及时提供董事长参阅。 3、外埠子公司领导请于 12 月 30 日报到,请各子公司办公室人员及时将领 导来京时间告知会议联系人。 4、住宿、用餐安排在××俱乐部。
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5、联系人:×× ××有限公司 二○○四年十二月二十七日

四、公告
【文种说明】公告是适用于向一定人群范围宣布重要事项或者告晓性的公文。 【模板格式】 1、标题。一般写成“关于 xxx 的公告” 2、公告对象。如“各单位” 3、通告原由。 4、通告事项。 5、结语。常用“特此通告” 【参考实例】

关于成立总部各类文体协会的公告
控股公司各部门: 为增强员工体质、活跃员工业余文体生活,促进员工之间交流与进步,营造 健康、向上的企业氛围,公司鼓励员工自发成立各类文体协会和活动小组。协会
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和小组以自我管理为主, 公司对于协会和小组的重大活动予以资助。根据公司已 开展的体育活动现状及周边地区场地和设施情况,近期拟分别成立羽毛球协会、 乒乓球协会、网球协会和篮球协会。 1、羽毛球协会活动时间为每周六、周日,活动地点为××俱乐部。联系人: ××(企划部),电话:××,邮箱:×× 2、 乒乓球协会活动时间为每日 17: 00 后, 活动地点为××3 号楼一楼大厅。 联系人:××(企划部),电话:××,邮箱:×× 3、网球协会活动时间视报名情况再定,活动地点为总部基地三区管委会大 楼后面。联系人:××(人事行政部),电话:××,邮箱:×× 4、 篮球协会活动时间为每日 17: 00 后, 活动地点为总部基地七区。 联系人: ××(矿业公司),电话:××,邮箱:×× 欢迎对以上活动有兴趣的员工及时与上述人员联系。 4 月份总部办公室房间调整之后,还将在总部楼内开展瑜伽训练和踢踏舞培 训,敬请关注。 如有员工希望组织除上述活动之外的其他活动,请与人事行政部××联系 (电话:××)。 特此公告。 控股公司人事行政部 二〇〇六年五月九日

五、通报
【文种说明】通报是用以表彰先进、批评错误,传达重要精神或通报有关情况的 公文。
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【模板格式】 1、标题。一般由发文机关名称、事由和文种组成,如“关于给勇于救人的王×× 同志记功的通报” 2、通告对象。如“各单位” 3、通报原由。 4、通报决定。 5、希望和要求。 【参考实例】

关于对××水泥厂发生特大水泥工艺质量事故的通报
各分厂、各职能处室: 4 月 27 日、5 月 4 日、5 月 5 日××水泥厂水泥工艺连续出现质量问题,熟 料 f-C 偏高,最高达 9.51(内控≤1.5),且 40 平米电除尘有大量黄粉拉入水渣仓 中.造成出磨水泥 f-C 偏高(最高为 3.30),最终导致水泥安定性不合格,所有 不合格水泥被迫打入铁 4#仓库存。 一、事故经过: 1、4 月 27 日 23:00 生产 PS32.5 水泥,出磨水泥 f-CaO 高的原因: 4 月 23 日窑刚投料产生大量的黄粉,因 40 平电除尘拉链机坏,未能将黄粉 全部拉出。4 月 26 日拉链修复后将剩余黄粉拉入水渣仓,造成出磨水泥 f-C 高。 质量管理人员将所生产的 PS32.5 水泥打入铁仓,并建议其停磨未能执行。4:30 分改生产 P.O42.5,f-CaO 略有下降为:2.13、1.80、1.70. 2、5 月 4 日零点生产 PO42.5 水泥,出磨 f-CaO 高的原因: 5 月 4 日零点生产 PO42.5 水泥,搭 2#仓熟料 (为次料仓) 15%,检测出磨 f-CaO 为 2.13,质量管理人员迅速通知水泥磨改生产 PS32.5,并停用 2#仓熟料。(零点 改 PS32.5)做 f-CaO 为 2.34,质检建议其停磨,未能执行;全部用 1#仓熟料,做出 磨水泥 f-CaO 为 2.17、2.92,加做 1#仓熟料 f-CaO 为 5.35,再次要求其停磨,水 泥磨于 6:30 停磨停喷。 3、5 月 5 日零点生产 PO32.5 水泥,出磨 f-CaO 高的原因: 5 月 5 日零点水泥磨生产 PO32.5 发现入磨皮带出现大量黄粉,因窑不正常产 生的大量黄粉经 40 平电除尘拉入水渣仓,出磨 f-CaO 偏高.质检建议停磨,车间未 能执行;车间将高 f-CaO 的 PO32.5 拉入新包装仓。 二、事故原因 1、大修对系统进行技改,生产处于调试过程,5 月 2 日网电闪落,致使系 统积灰严重。由于系统处于热态,无法进入内部检查,尾煤管道积煤造成分解炉 煤粉内爆燃,系统参数变化较大,风、煤、料难以平衡。 2、分解炉进煤管道改为双路,且管头装有螺旋叶,管路阻力增大,煤粉输 送困难,5 月 2 日停电后窑系统变化较大,出窑熟料结粒不好,加剧了三次风管 入炉斜坡处积料(新改的煤管入口在此处),更加剧了煤粉输送的阻力,致使分 解炉煤粉加入量难以控制,最终导致入窑物料分解率不稳定,窑热负荷增大,熟 料质量下降。
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3、烧成车间对熟料入仓未按规定执行 分厂规定(质量管理规程也如此规定)出窑熟料 f-CaO 小于 1.5 入 1#优质熟料 仓,f-CaO 大于 1.5 入 2#劣质熟料仓:因 2#仓满,烧成值班主任说不能外放熟料, 将劣质熟料全部入 1#仓(2.34、3.72、2.71、4.41、7.39、9.51、3.03、3.93), 导致出磨水泥 f-CaO 过高,结果造成出磨水泥不合格。 三、采取的措施: 1、将分解炉煤粉管道改为原来的单路,减少因系统积料而对煤粉输送所增 加的阻力。 2、系统积料清理,利用更改煤粉管道的时机对三次风管、窑尾斜坡、分解 炉出口管道、C5 平管道、C4 平管道、分解炉底等处进行人工清理,降低系统阻 力。 3、进一步摸索系统技术参数,减少波动,缩短调试期。 4、 把质量放在第一位, 坚决禁止熟料 f-CaO 大于 1.5%的物料进入 1#熟料仓。 5、各级质量管理人员严格按照质量管理规程做好各项质量管理工作,把好 产品质量关。 6、水泥厂要提高质量管理意识,吸取此次事故的经验教训。 7、技术处、生产处尽快理顺水泥质量、生产管理流程,加强管理和监控。 四、事故处理: 根据《工艺纪律管理考核办法》,此次质量事故已构成特大违纪行为,烧成 作业区对熟料入仓未按规定执行,负直接责任,专业工程师监督不力,水泥厂领 导未采取有效措施,导致事态扩大。生产处、技术处对水泥厂管控不力,反应缓 慢,为此考核如下:(略) ××有限公司 二〇〇六年五月九日

六、简报
【文种说明】是向上级反映情况或向下级、平级单位传递信息、通报情况的一种 简便公文。 【模板格式】 1、标题。简报的标题,与报章杂志上“消息”的标题类型大体相似,应简洁、 贴切、醒目、反映主旨,表明主题。如“安全检查工作简报” 2、导语。同新闻导语相似,用简洁的语言概括简报的内容,一般包括:时间、 地点、人物、事件、结果。要求开门见山,简明扼要和统领全篇。 3、主体。首先概括工作成绩,然后分析具体做法、经验及工作成绩或不足等。 4、结尾。对连续性简报,要在结尾处交待后续工作,如“对上述情况,将继续
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跟踪”等。 【参考实例】

控股公司 2006 年一季度督办工作简报
各子公司、控股公司各部门: 按照董事长在 2005 年控股公司总结表彰大会上提出的“××”的讲话指示 精神, 为督促各子公司及各部门高度重视两个例会议定事项及总裁、副总裁交办 的各项工作事项落实工作,强化责任感和执行力,人事行政部从 2006 年起将定 期(每季度)将各单位承办的督办结果完成情况以《督办简报》形式在内网上进 行公示,督促各单位强化督办工作并努力完成工作,现将 2006 年一季度内到期 的督办工作完成情况通报如下: 一、督办工作完成总体概况 2006 年一季度到期督办工作共计 31 项,涉及总部五个部门和三个子公司, 其中完成工作共计 27 项,督办工作完成率 87%。具体完成情况列表如下: (略) 二、未完成督办工作项目及后续工作计划 1、其中未完成督办工作包括: ① “策划组织总部部长及处长级干部二次培训学习和研讨方针管理的活动” , 责任单位:企划部、人事行政部,责任人:××、××,完成时限:3 月 31 日; ②“对××预算指标相应调整工作”,责任单位:财务部、工程技术部,责 任人:××,完成时限:3 月 15 日; ③“信用体系建设工作”,责任单位:经营部、企划部、财务部,责任人: ××,完成时限:3 月 31 日; ④“办理房产证、生产许可证和产品免检证等三证工作”,责任单位:××, 责任人:××,完成时限:3 月 15 日。 2、对于以上未完成督办工作,将继续实行督办滚动管理,纳入二次督办工 作范围,具体后续工作安排如下: ① “策划组织总部部长及处长级干部二次培训学习和研讨方针管理的活动” , 后续工作计划已请示公司领导进行了调整,责任单位:企划部、人事行政部,责 任人调整为:××。完成时限:5 月 31 日; ②“对××预算指标相应调整工作”,后续工作计划已请示公司领导进行了 调整,责任单位:财务部、工程技术部,责任人:××,完成时限:4 月 30 日; ③“信用体系建设工作”,后续工作计划已请示公司领导进行了调整,责任 单位:经营部、企划部、财务部,责任人调整为:××,完成时限:6 月 30 日; ④“办理房产证、生产许可证和产品免检证等三证工作”,实际全部工作目 前已全部完成,将不再纳入滚动督办工作计划。 另外, “关于××提出的财务报表调整事宜”,控股公司财务部按照会计注 册进行了调整, 由于××股权关系复杂因素,目前还不能完全满足××融资工作 需要,需要财务部还要继续做好后续工作,尽最大努力满足××实际工作需要, 对此人事行政部将进行后续跟踪。 总结控股公司一季度督办工作,尽管列入督办的工作项目多数具有时间紧、 任务重的特点, 各子公司及控股公司各部门仍克服多种困难,尽最大努力努力完 成督办工作。 控股公司希望各单位继续重视督办工作,对两大例会议定事项及总 裁、 副总裁交办的工作要创造条件开展工作,及时反馈督办工作中遇到的难点问
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题,共同提高督办工作的完成率。 ××有限公司 二〇〇六年六月十三日

七、工作联系函
【文种说明】工作联系函是用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题, 请求批准和答复审批事项的联系公文。 【模板格式】 1、标题。写成“关于 XXX 的函” 2、主送机关。如“炼铁分厂” 3、原由说明。 4、函告的事项。说明具体联系、商办、询问、答复、达知的问题。 5、结语。常用“请予复函”、“特此致函”、“特此复函”等词语以示结束。
【参考实例】

关于××公司前往沙钢集团进行审计工作交流的联系函
江苏沙钢集团有限公司: 为学习贵公司先进管理经验,共同探讨和交流工作经验,我公司审计监察总 监××拟带队一行 3 人于 6 月 20 日左右前往贵公司进行工作交流,请贵公司百 忙中给予支持及函复为盼! 顺祝商祺! ××有限公司 二〇〇六年六月十三日

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八、会议纪要
【文种说明】会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。 【模板格式】 1、标题。由“会议名称+会议纪要”构成。 2、导言。介绍会议召开的基本情况,如时间、地点、参加人、讨论议题及会议 概况等。 3、会议决议成果。应逐项列出会议的成果及议定的事项,列清决议事项内容、 责任单位、责任人及完成时限。 4、其它要求。 【参考实例】

控股公司 2005 年 7 月工作例会纪要
时间:2004 年 7 月 31 日上午 8:30—19:00 地点:公司第一会议室(视频会议) 主持人:×× 参加人: ×× 列席人:齐×× 缺席人:×× 记录与落实跟踪人:×× 会议内容:一是董事长传达中国钢铁协会二届五次常务理事会精神;二是讨 论能源管理条例、 设备管理条例和战略品种开发运行体系管理办法;三是讨论× ×修造总公司运行方案; 四是确认各单位三季度工作重点;五是由××专家讲解 现代化钢厂管理制度建设要点;六是控股公司各部门汇报业务活动划分梳理情 况。 会上××董事长着重传达了中国钢铁协会二届五次理事会议有关精神,要 求子公司班子结合实际认真学习。会议着重讨论了能源管理条例、设备管理条例 和战略品种开发运行体系管理办法, 其中能源管理条例和战略品种开发运行体系 获得原则通过, 设备管理条例需按照专业化管理推进的思路完善后重新提交公司
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讨论。 会议要求控股公司各部门加强对子公司进行专业性指导,同时要求进一步 梳理业务活动的划分。通过本次会议形成如下决议和要求: 一、制度建设 1、 战略品种开发运行体系管理办法。按照品种客户关系管理在子公司的要 求修改完善本办法后,下发实施。(责任人:××,完成时间:8 月 10 日前) 2、能源管理条例。本条例在完善如下方面后下发实施:一是子公司不成立 能源管理委员会;二是明确各子公司能源管理的主体单位是生产处还是能源中 心; 三是体现建立能源管理共享平台; 四是体现定期进行能源专业报告分析。 (责 任人:××,完成时间:8 月底前) 3、设备管理条例。生产技术部按照如下原则重新对此条例进行梳理,然后 再提交公司例会讨论。一是明确设备管理方向、原则、目标;二是建立设备管理 平台;三是明确设备管理中的活动、需要提升的能力、形成的成果和成果为谁服 务的问题; 四是不另行设立设备专项奖, 统一纳入公司整体奖惩体系。 (责任人: ××,完成时间:8 月底前) …………

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九、贺信/词
【文种说明】贺信/词是对节日、喜庆及典礼表示祝贺的公文。 【模板格式】 1、标题。采用“祝贺内容+贺词”构成。 2、称谓。 3、祝贺之词。 4、对他人的工作成就等予以赞扬。 5、表达良好愿望。 6、祝贺语。 【参考实例】

热烈祝贺××冷轧项目达产测试成功
××有限公司: “五一” 佳节刚刚度过,欣闻你公司冷轧厂 2006 年 5 月 15 日取得了冷轧达 产测试的重大成功,实现连续 5 天生产酸洗卷平均日产 1558 吨;轧机生产冷硬 卷平均日产 1315 吨, 初步达到了设计生产能力。××冷轧项目达产测试的成功, 是××全体干部职工智慧和能力的集中体现。 为此控股公司向你们表示热烈的祝 贺! 并向为冷轧项目达产付出努力和汗水的冷轧厂全体员工表示亲切的慰问和衷 心的感谢! ××冷轧项目是控股公司的重点技改工程项目, 经过两年紧张建设, 于 2005 年 12 月开始试产,主要产品有冷硬卷、酸洗卷和退火平整卷,年设计产量 50 万吨。××冷轧 900mm 生产线是国内第一条完全国产化的高水平冷连轧生产线, 在连续酸洗机组、 冷连轧机组、 冷连轧激光毛化技术等方面的开发应用上开创了 国产化先河,并拥有完全自主知识产权。××冷轧项目的成功测试达产,必将对 ××延伸产业链,调整高附加值品种结构和培育新的经济增长点发挥重要的作 用。 控股公司希望××冷轧厂全体员工在成绩面前戒骄戒躁,牢记使命、不负重 托,继续发扬特别能吃苦、特别能战斗、特别能攻关、特别能奉献的精神,乘胜 前进,将本次达产测试成功作为下一个工作的起点,再接再厉,精心组织,周密 谋划,为全面完成冷轧项目完全达产和充分发挥效益目标而努力奋斗。 ××控股有限公司 二〇〇六年五月十六日

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十、介绍信
【文种说明】介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体。它具有介绍、证 明的双重作用。 【模板格式】 1、称呼。 2、正文。 3、结尾。 4、署名。 5、日期。 6、有效日期。 【参考实例】 ××控股有限公司介绍信 ××人事局: 兹介绍我单位××等壹人,前往贵处联系人才引进事宜,请接洽并予协助 为盼。(限 7 日有效) 此致 敬礼 (限 7 日内有效) ××控股有限公司 二〇〇六年四月二十三日

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