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IATF16949成文信息控制程序


MZQP-28 《成文信息控制程序》

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文件编号:MZQP-28 文件名称: 成文信息控制程序 文件版本:第 C 版
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首发日期:2017-12-01 生效日期:2017-12-01 作 审 批 成: 核: 准:

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成文信息控制程序
1 目的 对本公司管理体系所要求的文件进行有效控制,确保对质量有影响的工作场所都能得到和使用有效的 文件版本,对记录进行控制。为证明本公司所提供的产品/服务满足规定的质量要求,以及管理体系运行 的持续适宜性、充分性、有效性、符合性提供证据。 2 范围 适用于管理体系相关的文件、资料及记录的控制,包括质量手册、程序文件、各部门的运行文件、外 来文件及 APQP、PPAP 等技术文件、产品和服务提供过程、管理体系运行和评价等过程中以及顾客规定涉 及到的所有记录的控制。 3 定义 略。 4 职责 4.1 管理者代表负责质量手册的编制、更新工作。 4.2 技术部负责工程规范、标准等技术文件的创建及更新、删除。 4.3 各职能部门负责程序文件、运行文件的创建、更新工作。 4.4 文控负责各类文件的保管、发放、回收保管等工作。 4.5 各部门负责本部门使用的文件的管理。 4.6 各部门负责各项生产作业的记录的标识、收集、编目、查阅、检索、归档、贮存、防护、保管、 处理和销毁等管理。 4.7 销售部负责来自客户的记录 ( 订单等 )的标识、编目、归档、贮存、防护、保管、处理和销毁等 管理。 4.8 质量部负责管理体系及各类空白表单的汇整及编号。 4.9 文控负责管理体系之各类空白表单的归档与发行。 5
序号

工作流程
作业流程 责任部门 作业要求 输出文件/记 录

5.1.1 质量手册由管理者代表负责编制,程序文 件由各职能部门负责编制。 文件创建 5.1.2 其它体系文件由各职能部门负责编制,部 门内管理文件由各部门编制。 5.1.3 技术文件(产品开发相关)由技术部负责 5.1 各职能部门 编制。 5.1.4 试验设备、量检具的工程规范文件由各职 能部门编制。 5.1.5 程序文件的编写格式依“程序文件模版” A 编制。 5.1.6 文件编号原则(参见附录一)

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5.2.1 质量手册、程序文件由管理者代表审定后 A 经总经理批准发布。 5.2.2 管理办法、制度等管理文件(运行文件) 5.2

NG
文件审批

各职能部门

需经部门经理审核后交由管理者代表进行批准。 5.2.3 技术文件由相关部门审核,技术部经理批 准产品开发的技术文件,量检具的工程规范文件 由质量部审核并提交管理者代表批准。

OK

5.3.1 各部门将审批过的文件,填写《文件受控 申请单》,提交至文控中心,进行受控,文控收 到受控申请单后,48 小时内对受控文件进行下 发。 5.3.2 质量手册和程序文件由文控负责创建《受 控文件清单》及《文件发放回收记录表》,文控 负责发放、受控。文件需加盖蓝色“受控文件”

《文件受控 申请单》

《受控文件 清单》

文件的发放 文控 5.3

章。 5.3.3 管理文件(运行文件)、技术文件的编号 由文控统一发放并负责创建《受控文件清单》及 《文件发放回收记录单》,文件需加盖蓝色“受 控文件”章。 5.3.4 技术文件(含操作指导书)的编号由技术 部统一发放, 按 《工程规范管理规定》 进行发放、 受控。文件需加盖蓝色“受控文件”章。(编号 原则参见附录二) 5.3.5 各部门领用文件时,文件领用人须在文件 发放清单上签署姓名及接收日期。 5.3.6 文件代码见附录 《文件发放 回收记录表》

5.4.1 质量手册、程序文件、运行文件(管理文 件和技术文件)等受控文件需加盖蓝色“受控文 文件的标识 5.4 文控 “外来文件”印章。 5.4.3 文件作废时,文控应按文件发放名回收并 在《文件发放回收记录表》做好记录,作废文件 盖红色 “作废” 章, 生产现场不得保留作废文件。 B 《文件发放 回收记录表》 件”章。 5.4.2 外来文件的编号由文控统一发放,并加盖

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B

5.5.1 所有与体系有关的文件: a.各部门兼职资料员负责建立本部门“受控文件 清单”和“文件发放回收记录表”,并收集、整 理、保管以及做好相应记录。 b.当文件破损严重、影响使用时,使用人应到文 控办理更换手续,经原审批人员审批后更换,同 文控 《文件发放 回收记录表》 《受控文件 清单》

5.5 文件的管理 各职能部门

时交回破损文件,新领用的文件仍沿用原分发 号,管理员负责将破损文件销毁。 c.当文件丢失后,使用人应办理申请手续,经原 审批人员审批后由文控补发。 d.文件(包括软盘、光盘)经创建、审核、批准 后,原版文件由文控存档,为防止文件的丢失, 所有存入软盘(光盘)的文件需有备份。

5.6.1 凡要借阅文件的人员到文控填写《文件借 文控 5.6 文件的借阅 各职能部门 阅登记表》。 5.6.2 文件借阅需经各部门经理批准后,文控登 记借阅人员姓名、借阅日期、归还日期。 《文件借阅 登记表》

5.7.1 所有与体系有关的外来文件,都由各职能 部门负责签收、登记、分类、编号和发放、受控。 5.7.2 经确认有效的外来文件,接受部门须将原 版文件送达文控存档,由文控创建《外来文件一 文控 5.7 外来文件控制 各职能部门 览表》,加盖“外来文件”章。 5.7.3 质量部、技术部、生产部、文控应主动与 上级主管部门、标准研究机构、认证和咨询中心 联系,及时查询并索取有关质量、安全、环境的 最新法律法规、标准和相关政策。 5.7.4 各部门把上述标准及其它与体系有关的外 来文件纳入部门受控文件管理。 5.7.5 外来文件的编码原则。(参见附录一) 5.8.1 各部门在执行文件过程中,发现不完善之 文件的更新 文控 5.8 各职能部门 处,填写《文件更改申请单》说明更新原因,对 重要的更新,还应附有充分的证据,交原制订部 门进行修改,并按原审批程序审批。 5.8.2 更新采用换页或换版形式:质量手册、程 序文件,由质量部填写文件更新履历和《文件更 版本:C0 《文件更改 申请单》 《外来文件 一览表》

C

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改申请单》实施换页或换版,作废的文件由文控 C 收回。 5.8.3 对作废文件由公司文控填写 《文件/记录销 毁登记表》,经部门负责人批准统一销毁。 5.8.4 质量部组织有关部门每年一次对现有《质 量手册》和《程序文件》进行审核,必要时予以 修改,经过多次修改或更新量大影响文件清晰 时,则重新印发。 5.8.5 文件更新的版本号规定:第一次制订为 A0 版,第一次修改时为 A1 版,以此类推,每个版本最 多修改五次(A5)从第六次开始时,则必须全面 更换版本(B0),即由 A→B 版并去掉所有以前的 变更标记。大改版英文字母增加。

5.9.1 所有管理体系的各项生产作业的记录所使 用的空白表单,文控必须将其列入《记录清单一 览表》中,其表单的编码规则按附录二执行,归 整完毕后送交综合管理部归档,发行。未经质量 部编码确认的空白表单如在各相关部门或生产 现场使用时均视为非法表单。文控必须每年发行 一次最新版本的《记录清单一览表》,使各部门 记录的创建与更新 根据最新版本的《记录清单一览表》中规定的表 单来记录各项生产作业的记录。 5.9.2 各部门使用的记录之表单必须与《记录清 文控 5.9 各职能部门 单一览表》中规定的表单一致,在生产作业过程 中所有需要的表单需产生和使用时必须经质量 部编码,文控列管。严禁没有被列入《记录清单 一览表》中进行管制的非法表单在各部门或生产 现场使用,一旦发现,各相关部门必须在 3 个工 作日内进行销毁,并通知文控备案。 5.9.3 从顾客到公司本身,包括所有相关的内部 各部门,清晰地说明所有记录是适宜的。 5.9.5 记录的创建既要切合实际, 又要便于管理。 5.9.6 记录的表格,由使用部门创建,部门主管 审批后交文控归整编号。 5.9.7 记录的表格,根据运作需要更新时,由使 D 用人填写《文件更改单》,按流程进行执行。 《文件更改 单》 《记录清单 一览表》

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5.10.1 各部门要在过程发生后, 及时填写相应的 D 记录。 5.10.2 所有表格记录都必须有规范的唯一独立 的表格记录编号。 编号原则:MZ(公司代码)-XXXX(日期)-XXX (顺序号) 5.10 记录的填写要求 各职能部门 5.10.3 所有记录责任人必须签名。 5.10.4 手写字迹要工整、清晰、数字准确,内容 真实,不许随便涂改,如果填写时发生书写错误 需要更新时,填写人签字,然后注明正确内容, 并可追溯相关的活动。 项目齐全,不许空项,每件记录都要有填写日期 和填写人,必要时要有审核人、验证人、批准人 签字。 5.11.1 与内部审核和管理评审有关的记录, 由管 理者代表在每次内审和管理评审后收集、整理和 归档。 5.11.2 记录由使用部门每月收集一次, 并负责审 查、整理和归档,需要传递时,要传递到相关部 门,包括来自相关方的记录。 文控 5.11 记录收集和归档 各职能部门 5.11.3 以电子媒体形式存在的记录, 如计算机软 盘、光盘等,由各使用部门做好备份、标识,并 妥善保存。 5.11.4 为了对各个不同的控制环节进行质量 控制, 意义重大的质量数据分析情况必须提供 给各个责任部门使用,这适合于单独的报告, 周期性连续报告以及状态报告, 供应商和顾客 的质量记录也必须包括在这个程序中, 必须规 定分析评定和分发的流程与职责。

记录的装订 文控 5.12 各职能部门 记录归档时,保存部门要编写记录目录和总目录 作为封面,其内容包括有:名称、标识、记录份 数等, 再连同记录按顺序装订成册, 以便于查找。

E

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E 记录可提供给公司内部其他部门查阅,合同要求 各职能部门 5.13 记录的查阅 管理部经理批准后才可查阅,查阅时不得涂改和 损坏记录。 时,在商定期内也可提供给相关方查阅,经综合

5.14.1 各部门要妥善保管记录, 包括来自相关方 的记录,根据实际情况,可分类摆放,存放于通 风、防虫蛀的适宜环境中,随时清理灰尘。 5.14.2 必须注意以下几个方面,例如:防火、防 水等、存储介质,如有必要附加安全性存放(双 重存档、 安全性复制件等) 。 凡合同和法律法规、 顾客要求中有明确规定的按规定要求确定保存 期限; 5.14.3 生产件批准文件、 工装记录 (包含顾客的 工装记录)、采购订单(包含所有顾客和公司的 各职能部门 记录的保存及期 5.14 限 采购订单)和修改单(包含所有顾客和公司的修 订单)的保存时间必须为零件(或零件系列)在 现行生产和服务规定的有效期再加上一个日历 年。 5.14.4 质量运行状态记录 (控制图、 检验和试验 状态结果)必须在其产生的当年和下一个日历年 予以保留。 5.14.5 内部体系审核和管理评审记录保留三年。 5.14.6 各项记录的具体保存期限参照 《记录清单 一览表》之保存期限进行保存。 5.14.7 符合法律法规的记录保存期限为 15 年。 5.14.8 记录在保存期满后,经部门经理批准后, 由保管部门采用焚烧或粉碎方式加以销毁。并将 销毁的记录登记于中,由各部门保存销毁的记 录。 《文件 / 记录 销毁登记表》 《记录清单 一览表》

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附加说明

附录一:文件编号规则
文件名称 编 号 说 明

MZQM-xxxx 质量手册 例:MZQM-2017

MZ:公司代码,

QM:质量手册代码

xxxx:四位数年度号;

MZQP-xx 程序文件 例:MZQP-01

MZ:公司代码,

QP:程序文件代码

xx: 01-00两位流水号;

MZWI-xxx 管理类 运行文件 技术类 参见附录二:技术文件编号规则 MZQR-□□-xxx 例:MZQR-JS-001 记录文件 MZ:公司代码 □□:部门代码 XXX:序列号 NO 1 2 3 4 例:MZWI-001

MZ:公司代码,

WI:运行文件代码

xxx:001-999 三位流水号;

部门 技术部 质量部 销售部 财务部

代码 JS ZL XS CW

NO 5 6 7 8

部门 采购部 生产部 文控 综合部

代码 CG SC WK ZH

MZ-DFO-xxx 外来文件 例:MZ-DFO--001

MZ:公司代码

DFO:外来文件代码

xxx:001-999 三位流水号

附录二:技术文件编号规则
文件名称 编 号 MZ:公司代码, MZ-□□□-△△-xxxx 专用 例:MZ-WII-CS10-001 技术文件 MZ:公司代码, MZ-□□□-xxxx 通用 例:MZ-WIP-001 001-999 三位流水号 □□□:产品代码(参见附录三:产品代码表) □□+xxx-K 图纸 总成 例:WH001 WH001-K K:表示该图纸是要提交给客户的 xxx:001-999 产品序列号 □□□:文件代码(见附录四:技术文件代码表) xxx: □□□:文件代码(见附录四:技术文件代码表) △△:产品型号, xxx:001-999 三位流水号 说 明

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□□□:产品代码(参见附录三:产品代码表) □□+xxx-zz 合件 例:WH001-01 zz:01~99 零件序列号 □□□:产品代码(参见附录三:产品代码表) □□+xxx-zz-c 子零件 例:WH001-01-1 zz:01~99 零件序列号 c:1~9 子零件序列号 xxx:001~999 产品序列号 xxx:001~999 产品序列号

□□□-0000 流程图 例:WH001-0000

□□□:图纸号 0000:流程图通用代号

△:工装代码(参见附录三:产品代码表) △-□□□-xx 工艺装备图 例:Z-WH001-01 □□□:图纸号 xx:01~99 顺序号

附录三:产品代码表
NO. 1 2 3 4 产品类型 外后视镜 内后视镜 外饰件 内饰件 代码 WH NH WS NS

附录四:技术文件代码表
NO. 1 2 3 4 5 6 7 文件名称 物料清单 生产作业指导书 检验作业指导书 技术标准 技术协议书 文件变更单 设计变更通知 代码 BOM WIP WII TS TA FCN DMN NO. 8 9 12 13 14 15 16 文件名称 工程变更通知 制造规格书 控制计划 设计失效模式及效果分析 过程失效模式及效果分析 设备操作规范 外来文件 代码 ECN MFG QCP DFM PFM EOI DFO

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7 无 8

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使用表单

序号 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8

表单编号 MZQR-WK-004 MZQR-WK-005 MZQR-WK-002 MZQR-WK-003 MZQR-WK-006 MZQR-WK-007 MZQR-WK-001 MZQR-WK-008 《受控文件清单》

表单名称

版本号 C0

存储期限

《文件发放回收记录表》 《文件借阅登记表》 《外来文件一览表》 《文件更改单》 《记录清单一览表》 《文件 / 记录销毁登记表》 《文件受控申请单》

C0 C0 C0 C0 C0 C0 C0

版本:C0


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