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回溯建库工作中存在质量问题及对策


回溯建库工作中存在质量问题及对策
蒋 桂 香

[摘要]就图书馆在回溯建库工作中存在的质量问题,探讨如何提高回溯建库的数据质 量。 [关键词]回溯建库 数据质量问题 对策 随着计算机在图书馆的广泛应用, 图书馆的自动化程度日益提高, 回溯建库的要求也日 益迫切。 回溯建库工作质量的好坏直接影响图书馆数据的建设, 同时也影响读者对文献的检 索,本文就回溯建库中存在质量问题及其对策进行探讨。 1 、回溯建库的要求 回溯建库就是将机读目录之前的各种卡片目录或书本式目录转化成机读数据, 其目的在 于为全面实现图书馆自动化管理,提高管理水平和质量,建立高质量的书目数据库,实现网 络化书目检索及为文献资源共享提供最佳途径和数据资源。 我们知道, 回溯建库工作的开展基于馆内现有的自动化水平, 所产生的书目数据也只能 是符合或满足馆内的编目软件要求,并最终与馆内的总书目数据库相融汇。因此,自动化程 度的高底以及编目系统性能的优劣都直接影响到书目回溯建库的质量和水平。 从这个意义上 看,对回溯建库的要求,不仅是书目数据的质量问题,还包括整个回溯编目过程的优化,笔 者认为回溯建库应符合以下要求: 1.1 国家书目控制的标准。 书目控制贯穿于回溯建库的全过程, 是对书目数据的统一性、 科学性、合理性的要求。通过对数据质量的控制,达到书目数据的标准化和规范化。 1.2 交换性。当今,图书馆之间的合作更加密切,书目数据不仅满足馆内的需要,还必 须能够满足兄弟图书馆的需要,要具有交换价值。 1.3 共享性。网络时代,资源共享成为现实,对书目数据的质量也提出了更高的要求。 同时,共享性还具有技术性要求。因为,通过计算机编目所产生的书目数据并不都是可以交 换的机读目录数据,只有严格按照机读目录通讯格式设计编目软件并进行著录、标引,才能 产生可以共享的书目数据资源。 2、回溯建库中存在的质量问题 2.1 引用外来数据方面的问题 引用标准的机读数据进行转换和存储,其优点是既能保证质量,又能加快建库速度,促 进了数据库建设的标准化、规范化。另外,书目检索方便,操作简便、快捷。这种数据源对 文献进行祥细的款目著录与主题标引, 而且数据标准化程度高。 但是有些数据与图书款目不 尽相同,不能完全照录,必须做相应的修改。例如,对北图、深图的个别字段(如 692 字段) 进行删减,对 010 字段中的@aIBN 做补充,@d 为“$” ,一律为¥,对 215 字段中@d 为“开 本”换算成“cm” ,有的数据中既没有 ISBN,对没有统一书号,应尽量补充完整。另外, 注意保持 690 字段与 905 字段分类号一致,以馆内为准。还有人为造成操作上的错误,如对 905 字段中的“@k”误码打为“2k”等。 2.2 自行编目录入方面的问题 对新书(标准书数据源中查不到书)进行 MARC 数据录入时,应按照《中国机读目录 通讯格式》和《普通图书著录规则》的基本著录级次录入。要求对每条数据尽量做到完善。 但是,在实际回溯建库中,往往存在下面几个影响数目数据库质量的问题。 2.2.1 部分字段缺省。由于回溯人员临时抽调组建,培训时间短,缺泛实践经验, 加之时间仓促,数据录入时易出现部分字段缺省,导致检索点不充分。本人在馆内回溯校对

时发现有的 对 010 字段@b 子字段、205 字段版本项、300 字段、101 字段@c 子字段等,都 有缺省漏录的情况,对 215 字段中的@c 子字段大多漏录,而对 330 字段提要项完全省略。 这些都不利于今后资源共享及读者检索。 2.2.2 著录简单化。回溯建库所面对的是十多年甚至几十年前的图书,在许多人看来, 似乎已没有多大的利用价值,许多图书尤其是科技图书都面临被剔除、被淘汰的局面,在回 溯中为此而花费太大的精力似乎得不偿失。 回溯只是为了能尽快将全部馆藏数据录入到数据 库中,以便很快的进入流通,只要求著录几项主要内容。这样,对图书信息揭示的不完整, 能体现计算机检索功能的信息项反而省略了。如 210 字段中@a、@b、@c 等子字段,均为 可重复字段,完全能满足有多个出版社图书的著录要求。如《博士乐英语活动语法》 ,吉林 科学技术出版社、伟文出版有限公司(香港) 。该书应著录为:210@a 长春@c 吉林科学技 术出版社@a 香港@c 伟文出版有限公司。在实际著录中,编目员经常只著录其中的一个, 而“伟文出版有限公司(香港) ”却往往被省略。这样就无法揭示出版者的实际情况。 2.2.3 著录不准确。我国图书馆自动化起步晚,人们对机读目录格式还是初步接触,工 作人员必须对它在充分理解的基础上, 才能对图书的各项信息进行准确的著录, 然而有人认 为编目只是一项简单的工作,著录几大项也就行了。没有熟练的技术人员来指导,也没有回 溯建库前的系统培训,这样回溯人员对 CNMARC 中各个字段、子字段的理解就不正确,而 导致著录不准确。如《一生·漂亮的朋友·俊友》 (法)莫泊桑著,这本书的题目是一合题 名, 题名应分开著录, 才能揭示其真正的本质, 便于读者检索。 如果著录为: 200@a 一生· 漂 亮的朋友·俊友@f(法)莫泊桑。这样很容易使读者产生误解,其实 200@af 字段是可以重复 字段,正确著录应为 200@a 一生@a 漂亮的朋友@a 俊友@f(法)莫泊桑著。 3、 解决存在问题的对策 3.1 领导重视,建立合理的奖惩制度 图书馆领导应重视回溯建库,使这项工作成为各项工作的重点,不仅在人力、物力上大 力支持,还必须对建库的质量问题给予高度重视,狠抓质量控制,讲究效益。对于回溯编目 人员来说, 他们面对的是大量的旧书或旧书的卡片目录, 这些本身很难激发其兴趣和调动其 积极性与能动性,如果馆领导又对质量疏于管理,编目人员也乐得轻轻松松、随随便便,这 就难以保证回溯建库的质量。因此,为确保回溯数据库质量,在领导重视的同时,还应制定 馆内回溯建库工作细则,对编目人员严格要求,明确每个建库人员的职责,做到专人专机, 定人定量,责任到人。如要求在 905 字段最后加上每个工作人员代号,错误归谁,错多错少 便一日了然。此外,在建立奖惩制度时,不单以数量论成绩,应把质量放在首位,在保证质 量的基础上考察数量。 3.2 加强回溯建库的科学管理 回溯建库工作是一项细致、繁琐的工作,数据量较大,质量要求高。因此要求我们必须 对其进行合理组织和科学管理, 这样才能取得良好效果。 在建库之前, 做好调查、 分析工作, 确定实施方案和具体工作方式十分重要, 这是为以后更快更好地工作奠定基础。 方案制定以 后,就要科学地实行目标管理和定额管理,充分挖掘编目工作人员的潜力,又要调动其积极 性,达到客观推动和主观努力有机结合。同时要对数据质量严格控制,建库初期要对所作数 据的跟查、抽查,对发现的问题及时研究,并取得共识。另外,协调建库人员与各部室之间 的关系,确保回溯建库存的顺利进行。 3.3 端正态度,提高业务水平 大多数图书馆一般缺少计算机方面的综合人才, 为了节约经费和时间, 在建库前对人员 进行 CNMARC 格式及计算机应用能力培训时,采取现培训,现操作的“短、平、快”办法。 这样, 工作人员如果没有强烈的责任感和积极进取的学习态度, 无论从软件书目数据与著录 规程的掌握,以及系统操作上看,很难做到得心应手,又如何建成高质量的书目数据库呢?

所以著录人员在工作中一定要端正态度, 增强自己的责任感和自觉性, 工作中遇到自己含糊 的问题应虑心及时的讨教,加强业务知识学习,不断提高自己的业务能力。另外,图书馆在 回溯建库中也不能只顾眼前任务,而不顾及质量。对著录人员不能“赶鸭子上架” ,必须加 强对著录人员的前期培训,让他们认识 CNMARC,会使用 CNMARC,并掌握文献著录规 则,确保回溯质量。 机读目录正不断深入地发展, 将有越来越多图书馆将卡片目录机读化, 因此回溯建库已 不是某一个图书馆的事, 而是整个图书馆界的一项共同任务。 要充分认识其重要性和艰巨性, 并认真努力地建立高质量的书目回溯数据库,真正实现全面的自动化管理。

参考文献 1、何晓敏 《做好分析决策工作保证回溯建库顺利实施》——图书馆论坛 1999(6) 2、李正祥 《关于回溯建库的质量问题》——图书情报工作 1998(10) 3、张开选、 曹楠灵 《馆藏书目数据库回溯建库的方法步骤》——津图学刊 1997(3)


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