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OA办公系统的优缺点


一、OA 办公系统的优势 OA 办公系统通过计算机网络实现了虚拟的协同工作平台,使 各部门可以对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理,提高 了信息交流的效率和共享程度,相对传统的工作方式,大大提高 了办公效率,减轻了工作负担,节省了办公费用,从而实现了办 公无纸化、信息共享化、决策科学化。 1.节省工作成本,利于文件传阅管理 与过去对纸质文件的审阅方式相比, 通过 OA 办公系统处理收 发文件及共享信息资源可以节省大量纸张,降低办公成本。领导 可直接在 OA 办公系统上阅读、审批和修订电子文件,并保留阅读 和修改的痕迹,解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张 的问题;而且,电子文件在 OA 办公系统上可同时向多人传阅,缩 短了文件传阅的周期,杜绝了纸质文件丢失的可能性。 2.方便检索查阅,促进信息共享 OA 办公系统中的公用文档、公共信息和通知公告等功能模块 是各部门共享信息资源的平台, 员工可通过 OA 办公系统及时了解 全院的最新信息,有利于部门之间的沟通与合作。OA 办公系统上 强大的条件检索功能为员工快速查找文件资料提供了极大的便利, 解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题,从而提高搜集文 件资料的效率。 3.增强监控能力,提高行政管理水平 OA 办公系统能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安

排、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况,并具有 催办督办和自动提醒的功能,一方面防止了延误业务办理时间的 情况,另一方面有利于管理员的全局监控,及时发现问题并及时 协调解决。此外,在 OA 办公系统上处理的流程步骤都留有审批痕 迹,具有可追溯性,方便日后的查阅和管理。 4.提高工作效率,打造优秀团队意识 OA 办公系统的信息传递、日程安排等功能模块,极大地提高 了员工之间的协作效率与沟通能力,打造了凝聚力较强、工作效 率较高,并且具有快速反应能力的优秀团队。通过设立工作论坛 等模块,更及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之间 的交流和互动,员工之间互相取长补短,共同学习,共同进步, 促进了业务水平的提高,增强了团队合作精神。 5.实现自动办公,构建科学管理模式 OA 办公系统的使用,全面推进了办公自动化,借助先进计算 机和网络信息技术,实现了高效、安全、规范地处理办公室内的 事业性业务,大幅度提高工作效率和服务质量。同时,为各级领 导进行宏观管理提供了高效、便利的服务,为科学决策提供了参 考依据,从而构建一套科学的管理模式。 二、OA 办公系统存在的问题 1.因保密问题无法实现 OA 办公系统的分布式办公功能 2.OA 办公系统没有充分与其他信息管理系统结合


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