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科室资料归类管理是建设规范化科室的基础


龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 科室资料归类管理是建设规范化科室的基础 作者:胡冬渝 储伟 来源:《医学信息》2014 年第 07 期 摘要:本文旨在建立一个既能节省时间和空间,又提高科室规范化运行水平的信息与实物 相结合的科室资料管理方法,介绍借助计算机与实物资料相结合的科室资料管理新模式;该模 式强化了科室资料的整理、分析及信息化管理,使科室运作更为规范化、制度化,对医疗工作 质量的提高起到了十分主要的作用。 关键词:功能科室;资料管理;规范化 作为科室日常行政工作的一个重要内容,资料管理也是积累科室无形资产的基础性工作。 如何让资料管理上升为知识资源管理,并使一个科室的人才和设备都发挥最佳效能,使人尽其 才,物尽其用,使得整个科室处于良性运行状态[1]。既往科室各种资料管理混乱,甚至记录 不完整。通过此次评三甲、创百优,我们心功能室按照评审要求,注重了科室资料的管理、分 析,使科室运作更为规范化、制度化,对医疗工作质量的提高起到了关键作用。现总结如下: 1 心功能室各项资料储存方法及相关工作要求 1.1 加强资料管理意识培养 ① 树立全员意识。加强宣传,让每一位科室职工认识到资料管 理工作的重要性,取得科室每一位职工的理解与支持。② 提高管理意识。科室资料秘书是科室 资料管理工作的中坚力量,强化资料秘书的管理意识很是关键。资料秘书除做好职能工作外, 要加强档案知识的学习,接受相关职能科室的监督与建议。③ 加强利用意识。科室资料管理建 设的最终目的是利用,即为医院管理提供更加高效、合理的管理手段。资料管理秘书一定要熟 悉自己职能范围内的各项工作,能够提供优质高效的档案信息服务[2]。 1.2 资料管理的总体要求 专人负责,对所有科室资料常整顿,做到双重标识,严格定位。 同类的文件要求整理成册,分别固定于文件夹,相同或相似主题的文件夹又归档于同一个文件 架并进行相应标记,将位置输入计算机中,便于查询。进行双重标记,按照创三甲及百优对 资料的要求,设有组织领导、创优方案、规章制度、绩效考核等资料;竖标则表明对应文件夹 内资料的主要内容,如会议记录、规章制度、工作方案等,使文件定位起到了双重保障的作 用。当资料数量或位置变动时,用计算机对所输入的资料进行检查、修改、删除、重排等,使 资料规范无误。 1.3 各种规章制度 为方便学习,要求将每个制度建一张卡片,整理成册,科室进行定期按 计划学习,做到每个工作人员对规章制度了熟于心。 1.4 各种仪器操作规程、保养制度 按本科室工作人员掌握情况,定期进行演练,按标准带 教科室新进人员及实习生、进修生,要求人人均能按正规程序进行操作、保养。 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 1.5 人员的规范化培育计划,考核措施 记录每位工作人员入职时间及个人基本信息,分析 人才发展趋势,有助于科室人才培育计划的制定。定期进行考试,内容包括基础理论及技术操 作。 1.6 心功能室应急预案 定期进行对各种应急预案的学习和考核,使人人掌握应对突发事件 的能力。确保医院安全,将突发事件产生的损害控制在最低水平。 1.7 各种管理档案 工作计划及总结包括年计划、月重点、周安排,每月重点讲评、分析, 并讨论执行情况,每年进行年终总结及来年工作计划;教学实习记录 记录带教计划、进修学 习安排、教学成效评估及学生反馈信息的收集;科室管理学习记录 记录主持人、与会人员、 学习内容以及学习效果;质控记录本科室出现的问题点,定时进行汇总,科室负责人进行品 评,分析提出优化改进方案

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