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锦尙花酒店管理有限公司采购管理制度


锦尙花酒店管理有限公司采购管理制度

为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工 作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度: 一、 采购管理部门 酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务、成本控制、公司稽 查及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作. 二、 采购部工作基本要求 1. 2. 所有采购项目均需采购部经理签批授权及酒店财务部批准同意 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每

一类至少有三家供货商提供报价单 3. 4. 5. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方

式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以 书面形式汇报给酒店财务部及董事会 6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并

妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品 价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库. 7. 采购时间要求:一般物品采购时间为 3 天;急用物品当天必须采购回

来;印刷品、一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购 8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
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10.9. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应 付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时 也为日后的采购工作提供便利. 三、 采购审批程序 1.申购单审批程序:使用部门经理(仓库主管)-------报行政总厨(行

政经理)--------采购部询价--------行政部-------单返采购部 2.单位价值 1000 元以下或批量价值在 2000 元以下的由采购部现金自 购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的 供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和公司稽查部将对价 格及品质进行不定期抽查. 2. 单位价值 1000 元以上或批量价值在 2000 元以上的物品采购审批程序: 采购部寻 找至少三 家厂商比 较价格品质 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议 财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字 评定 小组确定供 货商

执行合同或协议 (评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成) 3.赊购(月结)物品采购审批程序 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货. 其它物品按上述第 1、2、3 款程序执行. 各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报 价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和公司稽查部组成供货商评定 小组,通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及 上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供应 商确定固定的一个月的供应价,在此确认期间内,供应商将按此固定价格 提供酒店所需的物料. 四、 采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及公司稽查部共同完成,平 时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监 督. 五、 供应商管理 1. 财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、 采购部、 使用部门及 公司稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰

部分不合格供货商. 2. 选用供应商角度采用 1+2+N 原则,所谓 1+2+N 是指一类商品一个主供 应商、2 个辅助供应商、N 个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商, 大约 70%的物资从他手中购买。2 个辅助供应商提供大约 20%的物资,一旦 主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是 辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。 3. 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.

采购部工作流程

一、各类物品采购工作流程 1、 仓库补仓物品的采购工作流程:

仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线 时,即需要补充货仓里的存货,仓库管理员要填写一份仓库补仓“采购申 请单” ,且采购申请单内必须注明以下资料: (1)货品名称,规格; (2)平均每月消耗量; (3)库存数量; (4)最近一次订货单价; (5)最近一次订货数量; (6)提供本次订货数量建议。 经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理在采购申请单上签字 确认,并注明到货时间。采购部经理初审同意后,按仓库“采购申请单” 内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见, 按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施,一般 物品要求之 3 天内完成。如有特殊情况,要向主管领导汇报。 2、 部门新增物品的采购工作流程:

若部门欲添置新物品,部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告, 经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部经理初审 同意后,按 “采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相 应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后, 采购部立即组织实施. 3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程:

如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份“物品报损报告” 给财务部及董事会审批。经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申请 单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料: (1)货品名称,规格;

(2)最近一次订货单价; (3)最近一次订货数量; (4)提供本次订货数量建议。 采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有 关审批手续,经董事会批准后,组织采购。 4、 鲜活食品冻品的采购工作流程:

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果等物料的采购申请,由各酒吧、各 部门总厨或主管,根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单交 采购部,采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。 6、5、 维修零配件和工程物料的采购工作流程:
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工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单” ,且采购申请单内必须注明 以下资料: (1)货品名称,规格; (2)平均每月消耗量; (3)库存数量; (4)最近一次订货单价; (5)最近一次订货数量; (6)提供本次订货数量建议。 大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目 填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必 须注明以下资料: (1)货品名称,规格; (2)库存数量; (3)最近一次订货单价; (4)最近一次订货数量; (5)提供本次订货数量建议。 以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理初审

同意后,按 “采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相 应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后, 采购部立即组织实施. 二、采购工作流程中须规范事项: 1、所有的采购申请必须填写一式四联,采购申请单经部门经理核签后, 整份共四联交给资产会计,资产会计复核后送董事。 2、采购申请单一共四联,在经审批批准后:第一联作仓库收货用。第二 联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门 存档。 3、审核采购申清单:收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错 漏。 (1)签置核对:检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确。 (2)数量核对,复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是 否正确。 4、邀请供应商报价。 三、货比三家工作流程: 每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞 弊, 保证采购物品价格的合理性。 酒店采取三方报价的方法进行采购工作, 即在订货前,必须征询 3 个或 3 个以上供应商报价,然后确定选用那家供 应商的物品,具体做法是: 1、采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单, 包括:①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、 数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商(至少选择 3 个供应商) , 要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商,可用 传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价 人的姓名,职务等。③提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送 交评定小组审批。

2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几 个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信 誉好、品质高、价格低的供应商,报董事会审核.四、采购活动的后续须 跟进工作 1、采购订单的跟催 当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。 2、采购订单取消 (1)酒店取消订单: 如因某种原因,酒店需要取消己发出之订单,供应商可能提出取消的赔 偿,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报董 事会作出决定。 (2)供应商取消订单: 如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部必须能找到 另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店 人力、时间及其他经济损失。 3.违反合同: 合同上应载明详细细则,如有违反,便应依合同上所载处理。 4.档案储存: 所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同 采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库. 5.采购交货延迟检讨 凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正常经营活动的,需填 写《采购交货延迟检讨表》 ,说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批 示。 6.采购物品的维护保养: 如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项. 对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日

后保养维修方法。同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的 现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况。


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