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PPT 讲座一:世道变了,重新认识 PPT 吧 .................................................................................. 2 第一讲:世道变了,重新认识 PPT 吧 ................................................................................... 2 PPT 是手段,而非目标 ................................................................................................... 2 PPT 的精髓在于沟通 ....................................................................................................... 2 写 PPT 之前先确定用途 .................................................................................................. 3 PPT 讲座二:善用图片,创造有效的沟通 ................................................................................... 6 第二讲 善用图片,创造有效的沟通 .................................................................................... 6 请大胆插图....................................................................................................................... 6 避开“图文并茂”的误区 ................................................................................................... 8 创造沟通的魔法............................................................................................................. 10 PPT 讲座三:简约至上,做人人都能看懂的流程图 ................................................................. 13 第三讲 简约至上,做人人都能看懂的流程图 .................................................................. 13 化繁为简——流程图的铁则 ......................................................................................... 13 简约,不简单................................................................................................................. 14 做结构图,就这么几招 ................................................................................................. 16 天下流程一大抄............................................................................................................. 21

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PPT 讲座一:世道变了,重新认识 PPT 吧
几年前,网上曾盛传一部名为“清华大学寝室夜话”的视频,里面几个学编 程的男生在畅想未来时说: “我告诉你们,现在最牛的语言,不是 C++,是 PPT! 我们写程序按行算钱,人家老板做一个 PPT,几百万就入账啦! ”虽然这是句笑 谈,但至少能反映出一个问题:PPT 作为一种全球通用的商务文档格式,它的价 值绝对不仅限于形式本身,就像会用 Word 的人不一定能写出好文章一样。在那 些外表光鲜的演示背后,还有许多值得我们去挖掘的东西。 很多人问我,如何才能做出一份让别人一看就能由衷地感到认同的 PPT 演 示,说真的,这件事和写小说一样,是没有什么秘笈可循的。惟有多学习,多练 习,才能实现。我们这个 PPT 讲座的目标不是让你学会某种技巧或特效,但其 中的一些经验和理论,很可能会颠覆你长久以来对 PPT 的认知,从而帮你获得 凌驾于普通人之上的 PPT 制作能力。

第一讲:世道变了,重新认识 PPT 吧
大部分初次使用 PPT 的朋友都有这样的感受:新建一个演示文档,鼠标点 到“文本框”按钮上,随后就在页面上划来划去,连文字应该落在哪里都不知道, 好不容易写了几个字,又不知道字号应该调多大。这种状况实在太普遍,普遍到 会令每一个想做出优秀 PPT 演示的初学者感到无助。 “别人做的 PPT 明明那么炫, 为什么看上去很简单的东西,我做起来却完全把不到头绪?”如果你也有这样的 困扰,那么你真应该暂时离开电脑,想想你究竟想用 PPT 这种形式,来达成什 么样的目标。 PPT 是手段,而非目标 现在一提 PPT,教师们都会想到“课件”,商务人士都会想到“方案”,仿佛做 PPT 的目的,不是做课件,就是做方案。这实际上是一种较为狭隘的误区。PPT 是微软 Office 办公软件中演示文稿制作工具 PowerPoint 的默认文件保存格式, 于是人们就把演示文稿简称为“PPT”,又称“幻灯片”,说的都是一回事。由此你 可以明白,PPT 是一种表现形式,而非一种特定的文稿称谓。说得再直接些:它 是手段,而非目标。 在过去,我们往往只在一些商业演讲中看到 PPT 的身影。如今,除了商务 演讲的用途,越来越多的教师,尤其是文科教师也喜欢采用 PPT 格式的教案。 一来便于制作,省去了不少备课时间;二来也便于学生获取电子版笔记,从而收 获更好的课堂效果。另外,PPT 版本的公司简介、个人简历近年来也悄然兴起, 不少大学毕业生在应聘市场、策划类专业时,都会附上一份准专业级的方案。经 验证明,不论是专业的广告、公关公司,还是外企、国内大企业的市场部门,都 更倾向于招收有优秀 PPT 制作能力的人才,因为它虽然不能完全代表一个人的 专业能力,但至少表现出一个人对市场、策划和沟通的理解。 PPT 的精髓在于沟通
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那么,做 PPT 的目标又是什么呢?如果你的回答是“应付校长布置的任务”, 那你现在就可以把这一页翻过去,不用再看了。以课件为例,很多老师做 PPT 是为了讲课方便,然而这些课件在本质上又仅仅是把传统的板书变成了电子版, 除了能少创造一些粉尘之外别无他用。其实,我们完全可以,也应该用 PPT 实 现更加精准、到位的沟通。 我们不妨举个例子:校长要求某班主任制作一个 PPT 演示,在团队活动时 帮助学生学习文明守则,于是该老师做了一个包含 5 个页面的演示文稿,5 页的 内容分别为: 1.新的文明守则颁布了; 2.校长说,学生应该遵守纪律; 3.老师要起模范带头作用; 4.有个学生,犯错误被处分了; 5.大家要学习守则,避免犯错。 按照校长的指示和既成事实,这个 PPT 做得没有任何错误。可老师在按照这 个演示讲完一堂课后, 学生们的反映却异常沉闷,因为大家都觉得自己被威胁了 ——老师先告诉你新规矩来了, 你们都给我老实点, 当然我们老师也起带头作用, 捣乱的已经被处分了,所以你们得学习守则,小心别让我逮到! 其实,稍微调换 5 页内容的位置,就会改善许多: 1.我们都知道,最近有个学生犯错误被处分了; 2.这件事老师也有责任,因为老师要其模范作用; 3.校长也很重视,强调我们应该遵守纪律; 4.新的文明守则颁布了; 5.大家要学习守则,避免犯错。 简单的调整之后, 师生之间的沟通气氛完全变化了, 从“威胁”变成了“协商”。 所以,PPT 是演示者与听众间沟通的大纲,是协助人们沟通的工具,它帮你提前 理清思路,在讲解的时候才能游刃有余。师者的目标是传道、授业、解惑,PPT 只是达成这个目标的手段。 事实上,这不仅可以用在教育领域,商务合作中也是如此。国际上一些大 牌的 4A 广告公司在提案时, 往往会先把几十页公司简介放到整个方案的最前面, 比如公司理念、 CEO 语录、 成功案例、 全球机构列表, 目的就是让甲方知道, “我 们很牛”,这种先入为主式的开场会帮他们获得很多优势,即使方案后面创意平 平,也能收获不错的效果。 当然,除了调整不同页面之间的顺序,我们还可以适当地插入图片、动画, 以提升页面的视觉效果,甚至能达到增强内容说服力的作用。但是,千万要记住 一点,做 PPT 不是涂鸦,绝对不要盲目地把页面变得过于花哨,所有的美化都 必须服从于“沟通”这个主题,我们是要借助 PPT 实现我们的沟通目标,而非向 人展示我们的涂鸦技巧。 关于“美化”的技巧, 我们在今后还会详细地介绍给大家。 写 PPT 之前先确定用途 一般说来,当 PPT 呈现为课件或者方案时,经常会有两种用途:演示和阅 读。有的时候,我们写 PPT 是为了理清思路,在讲课或者讲解方案时做演示之 用;更多的时候,则是为了提交给别人阅读,而无需讲解,如学校或公司简介。 演示用的 PPT 和阅读用的 PPT,两种文档的做法存在着很多区别。比如, 演示用的 PPT 中,文字不宜过多,一般只要提纲挈领即可,细节部分主要靠演
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讲者来发挥,如果文字过多,观众会把注意力从演讲人身上转移到 PPT,这就得 不偿失了。另外,由于演示 PPT 一般都采用投影的方式进行播放,因此文档中 的字体不能太小, 除了一些你不想让听众仔细阅读的文字,其他文字最好不要小 于 14 号;而且如果你担心投影机的亮度不够大,就不要在演示中把文字和背景 的字体颜色搞得过于接近。相对地,阅读用的 PPT 则可以尽量细致,排版布局 也可以做得更为美观,从而给阅读者留下好的印象。

图 1:演示用的 PPT,字大、图多,便于投影观赏

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图 2:阅读用的 PPT,文字密度很高,有的甚至可以打印阅读 当然,由于 PPT 本身就是一种文字的载体,也有一些公司习惯性地要求员 工提交 PPT 形式的计划、报告,那些 PPT 既不用来演示也不用来阅读,而是用 来打印的,文字最小可以小至 4 号(在屏幕上已经很难看清) 。像 LG、三星等日 韩企业都喜欢用 PPT 来沟通,这种情况不在我们的讨论范围之内。

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PPT 讲座二:善用图片,创造有效的沟通
戴尔· 卡耐基的培训课程中有一则经典练习:讲师会扮演一个刚刚降临地球 的外星人, 他除了能听懂你的语言, 对周遭的环境一无所知, 而你, 要通过语言, 帮助他把一件西服穿到身上。其实,这个练习听上去简单,做起来却极其之难, 只有具备绝佳沟通能力的人才能勉强完成。上一讲中我们曾说,制作 PPT 的本 质和精髓在于增进沟通。可问题在于,人与人之间的沟通,恰恰是最难把握的事 情。在沟通中,我们需要运用一些技巧,去增强沟通的效果,这才是制作 PPT 真正的难点所在。 我们知道,PPT 中的绝大部分内容,都是用文字和图片表达出来的。经验却 告诉我们,尽管很多人都知道做 PPT 要“图文并茂” ,但却不懂得图片的使用技 巧,错过了许多简单提升沟通效果的机会。如果你到现在还固执地认为,图片就 是用来点缀文字的,那么这一讲恐怕就是为你量身定制的了。

第二讲 善用图片,创造有效的沟通
想象一下: 如果一个生物老师在讲解“阿米巴原虫”的时候不能用图片 (当然, 也不允许画图) ,那他讲课的难度会有多高。由此可知,图片可以把复杂的、难 以表达的事物具象化,变得清晰、易懂;善于运用图片的人甚至可以通过寥寥数 图,就从根本上逆转阅读者的固有想法,进而创造出魔术般的沟通效果。然而, 道理虽然浅显,做起来却不那么容易。

请大胆插图
俗话说“耳听为虚, 眼见为实”, 然而事实真的是这样吗?在北京的公交车上, 我们经常能见到一则止咳糖浆的广告:女主角举着两个做成了“肺”形状的罐子, 里面有些绿色块状物无法倾倒出来,以此代表患者久咳不愈,倒入药品之后,里 面的块状物便缓缓流出。 这则广告虽然没有让消费者看到实际的效果,但也通过 简单而形象的比喻,让患者理解了产品的药理和药效。所以,有的时候,即使眼 见到的不是“实”(是比喻) ,也能起到“实”的效果。 图片和文字的关系也是如此。有经验的策划人,都会在活动方案中插入一 些效果图,虽然我们都清楚,活动还没有举办,图片一定不是实际拍摄的,但只 要选图得当, 绝对能够帮助阅读者产生一些联想, 从而更好地理解策划人的意图。 因此,除非你的文字不需要读者产生任何联想,否则就请尽量尝试并寻找“图说” 的力量吧。

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图 1:没有插入图片的小型活动策划案,仅靠文字无法让人对活动本身产生印象

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图 2:插入相关图片的小型活动策划案,图片令方案更直观,更容易得到他人认 同

避开“图文并茂”的误区
我相信,如果仅仅是在 PPT 页面中摆放文字,那么任何会用 Word 的人都 可以轻松创造出美观的版式。然而,一旦把图片加进来,不少人就开始手足无措 了。许多人认为,PPT 的布局方法和“排版”没什么区别,无非是让构图看上去更 漂亮。这其实是一个最常见的误区。 我曾经遇到过一个很典型的例子:领导要求完成一份用于快车(FlashGet) 校园招聘活动的 PPT 演示,其中一页要列举一些经典的用户评论,某同事就把 页面做成了如图 3 所示的样子——左文右图,各占一半。其实,这样的做法本身 无可厚非,文字清晰明了,图片选得也不错,“图文并茂”意识到位,可问题在于, 该同事自己都觉得这种版式不好看,总觉得哪里别扭,却又找不到改进的方法。 那么,解决这个问题的关键究竟在哪里呢? 在我看来,最大的问题就出在“表达”上,版式是否好看都在其次。图文各半, 读者就完全不知道作者想要强调的是文字还是图片, 这才是最大的问题! 请记住, 每一页 PPT 中最多只能有一个重点信息存在,这个重点信息应该是你最想让读 者了解或理解的。普通人的大脑,无法同时对多个重点信息形成印象,所以我们 必须在图文版式上作出取舍,让非重点信息居于次要位置。没错,真正的 PPT 高手,他所设计的并非版式,而是读者的注意力。 下面我们可以说说刚才那个例子如何改进。从功能上看,图 3 是想表达快车 (FlashGet)在用户当中取得了相当多的好评,页面中的文字,只是海量好评中 的几段摘录。那么,我们何不把图片放到最大,干脆让它成为这一页的背景呢? 为了让居于页面中部的文字看上去更清晰, 我们在文字背后加了一个半透明的黑 色底图,这样一来,不仅令页面风格浑然一体,也更好地突出了“海量好评中的 精选”这个潜在意图(图 4) 。

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图 3 我们经常遇到这种情况:图文都有了,可画面还是很生硬

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图 4 同样的图文,请考虑如何结合沟通目标来变换版式吧! 讲到这里,你应该已经对 PPT 中的图文布局有了新的认识。加图还是不加 图,图片大一点还是小一点,多一点还是少一点,放在旁边还是放在中间……这 些究竟是由什么决定的?没错, 绝对不是所谓的美学,所有一切都应该是由你所 表达的内容来决定的。

创造沟通的魔法
由此可知,如果你是个老师,就绝对不要把两道应用题放在同一页中讲解; 如果你是个推销员,也千万不能一股脑把 N 多产品都塞到一页里。那样只会令 你的听众更疲劳,减少听众对内容的关注。不过,只要我们把思维逆转一下,就 会发现,当你想在 PPT 中故意避开某些信息,却又不得不提的时候,只要灵活 运用图片,去控制听众的注意力,就可以实现你的目的,要实现这一点,需要更 多的应用和经验。 最后再和大家分享一个典型的图片“魔法”。我曾经为一个快车(FlashGet) 的广告客户做过一个活动方案,活动的细节沟通没有任何问题,后来客户问道: “虽然你们的用户量大, 但× × 的用户量也很大, 我们凭什么选择你们, 不选他们?” 对于这个问题,其实我们前一个版本的方案中已经有所阐述,但显然,只说 “快 车品牌拥有用户支持”,对这个客户而言是远远不够的。 在随后的 PPT 方案中,我增加了两页内容,第一页是“两个较为极端的反面 教材”,通过两张黑白照片,展现出街头的“性病广告”和“办证”,这两种广告形 式的“用户量”简直无人可比, 但你愿意把你的品牌和它们放到一起吗?当客户看 到这里,并陷入思考后,第二页就会告诉他,如果一种广告终端终日展示性病广 告、涉黄信息,甚至陷入到窃取用户隐私的争论中去,那么它的“用户量”价值也 会大打折扣。在这两页 PPT 的基础之上,我们告诉客户:快车从未被卷入过流 氓软件、恶意软件的争论;快车是一款只和著名下载站、知名 IT 网站、门户网 站合作的软件;快车永远坚持健康广告原则。当然,结果可想而知,客户看到这 个方案之后,顺利地与快车签订了合作协议。

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图 5 同样的沟通,换个角度就能实现化被动为主动的魔术——和我们平时说话 很近似吧

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图 6 增强前一个观点的沟通印象,实现观者的观点转变 你学到了什么? 1.永远不要为了插图而插图,图片只是实现沟通目的的一种手段; 2.如何安置图片,取决于你想用这些图片表达何种思想。

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PPT 讲座三:简约至上,做人人都能看懂的流程图
常看推理小说的朋友一定有这样的感觉:相比之下,小说中的罪犯往往比侦探更聪明, 因为那些高智商罪犯总是拥有惊人的创意,从策划到布局,从细节执行到时间控制,都令侦 探们挠头不已。而侦探,做得却是一件解释工作,他们的目的是把嫌疑人复杂而周密的犯罪 行为解释得简单易懂,并寻找证据,在各个环节表明“我没有猜错” 。 事实上,做 PPT 也是一种解释工作。我们要借助 PPT 这种形式,把我们脑子里错综复 杂的思路和创意加以梳理,从而让我们的受众(客户、学生、领导或其他)能够更加轻易地 接受我们的想法。因此,就算你是个创意的天才,也绝对不要把任何谜题留在 PPT 中,因 为,PPT 需要的是逻辑,而不是悬念。在我们的日常 PPT 制作中,最常见的表达逻辑的小 道具,就是流程图。

第三讲 简约至上,做人人都能看懂的流程图
说到流程图,不管是学校的师生还是企业的职员,大家都不会感到陌生:课程表、行事 历、联欢会的节目单、头脑风暴的会议纪要……这些都是最常见的流程图形式。然而,你有 没有想过不用流程图,而是像写作文那样记一份课程表呢?你一定会说:“噢买嘎的!孔乙 己死了好多年,课程表有一种写法就够了!”是的,这就是我们为什么要在 PPT 中插入流程 图——对于这种用纯文字表达就会麻烦死的东西,还是画张流程图最省心。 问题是,不管是在商务还是教学 PPT 中,这种“麻烦死”的东西都不胜枚举。我们要解 释复杂的概念, 我们要汇报工作进度, 我们还要告诉学生一个超级麻烦的实验可以分为多少 步。别犹豫,每当你为这种细节解释而发愁的时候,就轮到流程图登场了。

化繁为简——流程图的铁则
细心的读者不难发现,我们在前两讲中再三强调了一个重点,即:PPT 的最终目标是 沟通。因此,制作流程图和插入图片一样,也是我们实现高效沟通的一种手段。它们的区别 在于, 图片的作用是把深奥的观点变浅显, 而流程图则可以把复杂的流程变清晰。 换句话说, 如果一个流程图把本来简单明了的东西变得复杂难懂,那它就没有存在的必要。不信的话, 看了下面这个反面教材你就会明白了。 某仁兄设计了一个线上活动,并用 PPT 来演示活动的流程,如图 1 所示。实事求是地 说,这一页 PPT 风格独到,不仅用不同颜色的箭头标示出用户的体验流程,较为随意的线 条风格也符合活动的休闲特色。但是,致命的问题在于,这个流程图恰恰实现了“化简为繁” 的负面效果。

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【图 1】乱到恐怖的活动流程,你能看懂吗? 当我们从眼花缭乱的流程中梳理出它所表达的含义之后,才发现,原来它只 用一句话就可以概括出来: 用户可以在“活动中心”参与“订阅信息”、 “发表博客”、 “新闻评论”、“论坛交流”和“PK 台”,实现多种体验的同时,有机会赢取大奖。 更要命的是,单纯的文字表达比这个流程图更容易被人理解。所以,这个流程图 完全没有存在的必要,应当予以删除。 当然,也有一些较为特殊的情况,令复杂的流程图变得有必要存在。比如, 有时我们需要向客户或领导表明,我们做了许多功课,我们努力了(含有“苦肉 计”或“邀功”的意味) , 于是做出一个巨细靡遗的流程图来忽悠人。 在这种情况下, 我们并不需要阅读者过多关注流程图的细节, 该流程图在本质上与一张复杂的图 片无异。 请记住:如果只考虑信息的高效沟通,那么,我们只要把流程图做得简单、 清晰就可以了,更复杂、更漂亮的流程图有时只能起到相反的效果。

简约,不简单
美国著名策略咨询机构罗兰?贝格(Roland Berger)曾在其 PPT 设计的“九 大原则”中指出,“不要使用小图形(方格、箭头等)制作流程,代之以含有小方 格背景的数字(配合文字表达流程)”。许多初学者见到这一条时,都不太理解 ——这难道不是在禁止我们制作流程图吗?其实不然。在实际操作中,许多刚刚 开始制作 PPT 的朋友常常会过于注重形式,有一种恨不得把所有文字都做成流 程图的冲动。它直接带来的结果就是“简单,不简约”,作者看得懂,读者看不懂,
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比如图 2 所示的这则例子。

【图 2】很常见的一种流程说明,不过似乎缺少了一些东西 作为活动步骤的说明,这页 PPT 的结构和内容都可谓清晰明了。然而,如 果你仔细看那三个步骤中的文字, 就会发现它们之间似乎缺少了一些东西——当 你看过之后,立刻把目光从这一页上移开,我相信你很难再次回想起它的内容。 没错,问题就出在,这三个步骤之间缺乏明显的逻辑关联!由于该流程图使用了 “箭头”联结三个部分,而“箭头”本身又有“承接”、“递进”的含义,当三部分的内 容不具备承接和递进关系时,听众就会对这页的内容感到困惑了。 那么, 对于这样的情况, 我们应该如何加以改进呢?有经验的朋友一定已经 想到了,就是提取三个步骤所对应的时间,作为流程图的主干,原本的流程图部 分在形式上成为每个时间段的具体说明。这样一来,流程图的主干就是时间,这 一页内容的重点从杂乱无章的内容,转变成了“一个月的时间,分三期完成”,听 众显然能够更加迅速地对活动步骤产生印象。

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【图 3】以时间为主干,整个流程图就更加流畅 通过这个例子,我们不难看出,“简约,不简单”绝对不是一句空话,它的关 键是,在我们制作流程图的时候,一定要先提取它在逻辑上的主干。这个主干可 以是时间顺序、地点顺序、人物顺序,以及各部分内容之间的内在关联。总之, 逻辑上的主干一定要让人一看就知道这里面有明确的逻辑关联, 这样才能将流程 图的作用最大化。

做结构图,就这么几招
虽然我们上面举的两个例子都与“流程”有关,但事实上,PPT 文档中常见的结构图也属 于流程图之列,如班级结构图、人事关系图、品牌架构图,等等。但由于制作结构图基本上 不用考虑“主干”、“繁简”等问题,更多地只是把若干事物的层次关系表达出来,所以相对简 单。对此,我也没有太多可以传授的经验,姑且和大家分享一些做得不错的结构图,权当帮 您拓展思路吧。

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【图 4】商务 PPT 中最常见的一种结构流程图,适合阐释概念、理清结构

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【图 5】当被叙述的概念拥有三个分支时,这种三角概念图就很受用

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【图 6】同样是三角概念图,也可以做得很炫目

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【图 7】细分条目比较多且占主要地位的时候,可以考虑采用此页的布局

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【图 8】屋顶图拥有相当普遍的逻辑关系,是商务 PPT 中最常用的结构图之一

另外,我还得提醒你,不管你制作的流程图有多复杂,如果其中包括很多图 形,最好让这些图形能够充分对齐。你可以借助 PowerPoint 的“自定义工具栏” 功能,把“左对齐”、“右对齐”、“上对齐”、“下对齐”、“横向对齐”、“纵向对齐”、 “横向平分间距”和“纵向平分间距”8 个按钮加进来,它们将为你的流程图制作节 省大量时间。另外,绘图参考线也是推荐使用的一个工具,它的吸附特性可以帮 你轻松制作出整洁划一的 PPT 页面。在 PowerPoint 的背景上点击鼠标右键,选 择“网格和参考线”,并在弹出的窗口中选中“在屏幕上显示绘图参考线”,即可让 参考线出现在页面当中。

天下流程一大抄
看到这里,有人一定会问:猪!你说了这么多,我们明白了 “化繁为简”的 流程图不能用,“简单,不简约”的流程图不能用,那好,你告诉我,什么样的流 程图能用! 我怎么才能迅速搞出一堆像样的流程图来?说真的,做流程图有点像 摄影, 老师只能很明确地告诉你一些禁忌,但无法手把手地去教你如何把范伟拍 成林志玲。 如果说流程图的制作有一些取巧的捷径, 我想, 积极地借鉴流程图库, 算得上一种行之有效的做法。 网上最常被人借鉴的,除了著名的罗兰贝格 PPT 图库,ThemeGallery 的水 晶图库也是极常见的借鉴范例, 在搜索引擎上找一下, 都不难发现。 另外, Office
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2007 中的 PowerPoint 增加了 SmartArt 功能,可以帮助初学者轻松设计出较为专 业的流程图,也非常值得一用。不过,不管如何借鉴,真正的重点并不是流程图 的形式,而是它的逻辑关系和内容。当你经过了持之以恒的联系,掌握了 PPT 制作的更多技能之后,终会有一天,你会发现,流程图,还是自己做出来的最合 适! 虽然流程图是一种展现某一页内信息逻辑的工具,但对于整个 PPT 方案而 言,页面之间的逻辑也是不可忽视的。这一点我们将在第 5 讲给大家详细说明。 对 PPT 中各种数据的用法抱有疑问的朋友,千万不要错过下期的《谁会做 PPT》 哦!

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