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有效的管理者知道


有效的管理者知道,时间是一项限制因素。任何生产程序的产出量,都会受到 最稀有资源的制约。在我们称之为“工作成就”的生产程序里,最稀有的资源, 就是时间。但人们却往往最不善于管理自己的时间。 要提高管理者的有效性,第一步就是记录其时间耗用的实际情形。事实上, 许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录, 每月定期拿出来检讨。 至少, 有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个 时段。有了时间耗用的记录样本,他们便能自行检讨了。 半年之后, 他们都会发现自己的时间耗用得很乱, 浪费在种种无谓的小事上。 经过练习,他们在时间的利用上必有进步。但是管理时间必须持之以恒,才能避 免再回到浪费的状态上去。 第二个步骤就是要做有系统的时间管理。 我们先要将非生产性的和浪费时间 的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步,可以试 问自己下列三个问题。 1.首先要找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间,无助于成 果。 将时间记录拿出来,逐项逐项地问:“这件事如果不做,会有什么后果?” 如果认为“不会有任何影响”,那么这件事便该立刻取消。 然而许多大忙人,天天在做一些他们觉得难以割舍的事,比如应邀讲演、参 加宴会、担任委员和列席指导之类,不知占去了他们多少时间。其实,对付这类 事情,只要审度一下对于组织有无贡献,对于他本人有无贡献,或是对于对方的 组织有无贡献。如果都没有,只要谢绝就得了。 2.第二个该问的问题是: 时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不 影响效果? 我从来没见过一位管理者,在检讨过自己的时间记录后,还不改变自己的习 惯,将不必亲自处理的事交给别人。 只要翻阅一下时间记录,他就能立刻发现他的时间全用在不必要的事上了, 而对于确属重要的事、他自己希望做的事和他已经承诺过的事,他却没有时间来 处理。其实他如果真想有所作为,只要将可由别人做的事交给别人就得了。 公务旅行就是个例子。帕金森教授在《帕金森定律》一书中指出:要迫使不 胜任的上级主管退休,最好的办法就是让他不断出差旅行。 3.还有一项时间浪费的因素, 是管理者自己可以控制并且可以消除的——— 管理者浪费别人的时间。

这种现象并不明显,但有一个简单方法可以诊断出来:去问问你的下属。有 效的管理者懂得有系统及诚恳地问他的下属: “请你想想看,我常做哪些浪费你 的时间而又不产生效果的事情?”问这样的问题,而且问得对方敢说真心话,才 是有效管理者的特色。即使管理者处理的都是颇有成效的工作,其处理方式仍可 能造成别人时间的浪费。 许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间, 然而他们却不敢面对这 个问题。他们怕因小失大,造成错误。殊不知即使有了错误,也能很快弥补。事 实上,一位管理者大刀阔斧减少不必要的工作,绝不会有太大的风险。能够大量 削减不必要的和非生产性的工作,工作就进行得快多了。 摘自 《卓有成效的管理者》 (彼得 德鲁克著, 机械工业出版社 2005 年版) , 每日经济新闻/彼得德鲁克


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