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数据的管理和分析教案


南阳理工学院教案(课时备课)

授课题目: Excel 2003 课时安排 6 学时 1周 1 次 第 15 周 课 序 第 11 次课

教学目的及要求: 1、掌握数据清单的概念; 2、学会建立数据清单; 3、掌握数据的排序、筛选和分类汇总; 4、了解工作表的打印设置

教学内容:1、数据的管理和分析;2、工作表打印; 重点:数据的管理 难点:数据筛选和分类汇总
教学方法:操作演示+课堂讨论+教师讲解 教学过程设计 一、数据的管理和分析(70 分) 首先详细介绍数据清单的概念。 分) (5 (一)建立数据清单的原则(5 分钟) (二)建立数据清单(15 分钟) (三)数据排序(10 分) (四)数据筛选(15 分) (五)分类汇总数据(15 分) 二、工作表打印(20 分) (一) 页面设置(5 分) (二) 打印工作表设置(5 分) (三) 分页设置 (5 分) (四) 打印预览和打印(5 分) 以上内容都具体操作演示 三、课后讨论 (5 分)

主要参考资料
1、 葛红岩《新编秘书实务》 ,高等教育出版社,2007.7. 2、 谭一平《秘书实务原理分析》 ,外语教学与研究出版社,2009.8.

思考和讨论

教学后记

南 阳 理 工 学 院 备 课 讲 稿
教 学 内 容
Excel 2003

批注

一、数据的管理和分析
数据清单的概念:按照相同结构方式存储的数据集合,也可以说是 一张数据表。在 Excel 中是用数据清单来实现数据管理。例如:一个班 级的学生信息统计表就是一个数据清单。 (一)建立数据清单的原则 1、一张工作表只建立一张数据清单。因为数据清单的某些处理功 能(如筛选等),一次只能在一个数据清单中使用. 2、数据清单中不能出现空行和空列,否则会影响排序和查找。 3、数据清单中的第一行要建立列标题,列标题使用的格式应该与 下边的数据格式相区别。Excel 使用列标题查找和组织数据. 4、同一列数据的类型应该一致。 (二)建立数据清单 数据清单其实就相当于数据库中的表,只不过在 Excel 中被叫做 数据清单而已。它和数据库中的表的结构是一样的,都是以行和列的 方式来管理数据。数据清单中第一行的列标题就叫做每一列的字段名 称,其余的数据行表示数据记录,每一行都是这个数据清单中其中一 条记录。一张数据清单是由字段名和多条记录组成的。 1、创建数据清单有两种方法: 一种是直接输入字段名称和记录; 另一种可以在输入字段名之后,利用“数据”菜单中的“记录单” 命令;具体操作方法:单击字段名下面第二行中的任意一个单元格, 单击“数据”菜单中的“记录单”命令,出现“记录单”对话框,在 记录单中列出了数据清单的所有字段名,字段名的旁边是输入数据的 文本框,在文本框中输入数据,输入完一条记录后,单击“新建”按 钮,出现下一条空记录,继续录入数据,一直到输入完毕后,单击“关 闭”按钮,完成数据清单的创建。 2、维护数据清单 维护包括四部分内容,就是“增加、删除、修改、查找”记录,简单 来说就是“增删改查” ; “查找” :在记录单对话框中,单击“条件”按钮,字段变成空白, 在其中输入查找条件,单击“下一条”按钮,符合条件的记录就会显 示出来 “修改” :使用记录单对话框中的“上一条” “下一条”命令,可 查看数据清单中的记录内容,找到要修改的记录,直接在文本框中进 行相应的修改就可以完成对记录的编辑修改。 “增加”记录,打开“记录单”对话框,单击“新建”按钮,输 入数据,点击“关闭”就可以了,新增加的记录会自动添加到最后一 条记录的后面。 “删除” :在记录单对话框中,找到要删除的记录,单击“删除”

按钮,删除完之后,后面的记录会自动向前移动。 (三)数据排序 (1)排序原则:如果没有特殊的指定,excel2003 会根据选择的“主 要关键字”字段的内容以升序对记录进行排序。排序的递增顺序为: 数字、文字、逻辑值、错误值、空白单元格。 (2)快速排序:要将数据清单按某列的递增顺序排序,可以利用工 具按钮快速排序,首先选择指定列的一个单元格,单击“常用”工具 栏上的“升序排序”按钮,数据清单会按照指定列的数据的递增顺序 把这些记录重新进行排序。相反,单击“降序排序”按钮,将按照递 减顺序排序。 (3)关键字排序 和 word 中表格的排序一样,如果排序的要求比较复杂,可以设置多 个关键字,关键字最多为 3 个,即主要关键字、次要关键字、第三关 键字。先根据主要关键字排序,主要关键字相同的,以次要关键字排 序,如果次要关键字也相同,则根据第三关键字进行排序,在 Excel 中,具体的操作方法: 选定任何一个单元格,单击“数据”菜单中的“排序”命令,出 现“排序”对话框,选择相应的关键字和排序顺序。 (四)数据筛选 筛选概念:筛选就是根据指定条件,将不符合条件的记录隐藏起来, 在工作表中只显示满足条件的记录。Excel 提供了两种筛选区域的命 令: 自动筛选,筛选条件最多有两个,而且只能针对一个字段进行筛 选 高级筛选,可以同时对多列进行多条件的筛选 与排序不同,筛选并不重新排列区域。筛选只是暂时隐藏不必显 示的行。 1、自动筛选的具体操作: 以当前数据清单为例,要查看所有男生的成绩; 在数据清单中选定一个单元格,单击“数据”菜单中“筛选”下的 “自动筛选”命令,会在每个字段名右边出现一个下拉箭头,根据筛 选条件,单击相应的下拉箭头,出现选择列表,可以从中选择筛选条 件,选择“自定义”项,出现“自定义自动筛选方式”对话框,输入 筛选条件,筛选条件可以是一个也可以是两个,但是自动筛选只能针 对一个字段进行筛选,然后单击“确定” 。符合条件的记录的行号会变 成蓝色,用来设置筛选条件的字段箭头为蓝色,状态栏中会显示符合 条件的记录数,屏幕上只显示符合条件的,其他的都被隐藏了。一次 筛选之后,还可以继续选择筛选条件进行筛选。 例如:在当前要查看男生中所有成绩大于 80 分的,可以继续之前的操 作进行筛选。 2、取消自动筛选 取消一列的筛选:在这一列的拉列表中选定“全部”就可以了。 取消所有字段的筛选:单击“数据”菜单“筛选”下的“全部显示” 命令,取消所有字段的筛选。 取消自动筛选的箭头:再次单击“数据”菜单下的“自动筛选命令” 。

3、高级筛选 举例演示:要查看男生中,平时成绩和实验成绩都大于 80 的记录 具体操作: (1)在数据表前插入至少 3 个空行作为条件区域,条件在同一行表 示“与”关系,不在同一行表示“或”关系。 (2)单击数据表中任意单元格,然后单击“数据”菜单中“筛选” 命令下的“高级筛选”命令,打开对话框。 (3)在“方式”栏中选择筛选结果的显示位置,默认都是在“原有 区域显示筛选结果” ;在“列表区域”文本框中输入需要筛选的数据清 单区域;在“条件区域”文本框中选择条件区域,包括条件字段。 最后单击“确定”就可以了。 (五)分类汇总数据 分类汇总是根据需要将数据清单中某个字段中的数据分门别类的 归纳在一起,然后按照要求进行合计、统计、取平均数等汇总,以便 对数据清单进行分析和总结。Excel 设置了专门的分类汇总命令,并且 提供了求和、平均值、最大值等用于汇总的函数。 1、创建分类汇总 举例说明:把当前数据表按照“班级”对“平时成 绩”和“实验成绩”进行“求和”的分类汇总。 首先要对哪个字段进行分类汇总,就要先对其进行排序。然后在数 据清单中选择任意一个单元格,选择“数据”菜单中的“分类汇总” 命令,在“分类字段”下拉列表框中选择进行分类汇总的列,如果是 第一次执行“分类汇总”命令,excel 会自动选定最左列。在“汇总求 和”下拉列表框中选择要执行的计算。选定汇总的数据,在“选定汇 总项”列表框中勾选相应列所对应的复选框。如果选中“替换当前分 类汇总”复选框,可以替换任何现存的分类汇总。 “汇总结果显示在数 据下方”复选框处于选中状态表示汇总结果显示在数据下方,如果不 选中,会在清单之前显示汇总结果。最后单击“确定”按钮。 2、分级显示 在分类汇总表的左侧出现有分级显示按钮。 “-”号出现的行就是汇 总数据所在的行,单击这个按钮,会隐藏该组的明细数据,只显示该 组的汇总结果,按钮减号也会变成加号,单击加号,会使隐藏的数据 恢复显示。单击按钮“123”中的 1,只显示总的汇总结果,单击“2” 会显示总的汇总结果和分类汇总结果,单击“3”会显示所有的明细数 据和汇总结果。 如果工作表中没有这些分级显示符号,可以通过“工具”菜单打开 “选项”对话框,然后选中“视图”选项卡上的“分级显示符号”复 选框将其显示。 3、删除分类汇总 在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮。 二、工作表的打印


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