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员工信息管理办法


员工信息管理办法 1 目的 为进一步加强公司员工信息管理,对员工信息档案进行 妥善保管,同时也为了维护纸质档案信息的完整,防止材料 损坏,便于高效、有序的利用员工信息,特制定本办法 2 归档范围 员工入职档案,培训档案,绩效管理档案,异动档案,离 职档案,劳动工资档案,决定,委托书,其他合同及协议,通知 等与个人相关的具有参考价值的文件资料 3 员工信息归档内容 3.1 员工入职档案 3.1.1 履历材料 (个人简历和外聘人员申请表); 3.1.2 鉴定、考核、考察材料(学历查询资料需打印好附 后); 3.1.3 应试记录; 3.1.4 面试评估表; 3.1.5 员工录用通知书; 3.1.6 员工入职登记表; 3.1.7 电子版员工信息登记; 3.1.8 新进员工试用期满考核成绩单; 3.1.9 健康证明材料; 1 3.1.10 个人证件(本人身份证复印件,户口本复印件,毕 业证复印件,学位证复印件,资格证书复印件,职称证书复印 件,荣誉证书复印件等); 3.1.11 劳动合同书(合同原件,续签意见表) 3.1.12 其他可供参考材料。 3.2 培训档案 3.2.1 培训合同和协议 3.2.2 培训相关资料及获得证书复印件; 3.3 绩效管理档案 3.3.1 员工季度绩效考核表 3.3.2 将员工绩效考核相关资料按季度规整 3.4 员工异动档案 3.4.1 试用期员工转正表; 3.4.2 内部员工调动流程表; 3.4.3 任免文件; 3.4.4 奖惩文件; 3.5 员工离职归档 3.5.1 辞职申请报告; 3.5.2 员工离职申请单(主要适用于公司中高层管理人 员和职能人员); 3.5.3 员工离职审批表; 3.5.4 离职工作交接单; 2 3.5.5 劳动合同解除协议 4 权责 职能人员档案的建立和管理归人力资源中心员工关系 专员;一般员工的档案建立和管理归子公司人事管理员,各 人事管理员应在人力资源中心员工关系专员的指导下,完成 所属单位的人事档案建立更新工作。 5 员工信息管理相关规定 5.1 基础管理 5.1.1 原则:电子档案建立及时,并及时更新完善;纸 质档案归档及时,排列有序,层次清楚,整理规范; 5.1.2 新录用的员工,应该及时建立档案,同时更新电 子信息台帐; 5.1.3 档案按照在职人员和离职人员档案分开管理, 按 部门分类存档, 5.1.4 如在职员工的基本档案资料有变动(如学历变动, 身份证信息变动, 学历职称变动时) 职能中心应及时将相关 资料交由人力资源中心归档, 各个子公司应交由各人事管理 员归档。 5.1.5 对员工进行考核,培训,奖惩等形成的材料要及 时收集,整理立卷,保持档案的完整,立卷归档的资料必须 认真鉴别,保证材料的真实,文字清晰,手续齐备。 5.1.6 离职人员档案每月要进行清查,离职人员档案转 3 递按人事档案托管相关规定办理, 离职员工档案保存期限最 长为 2 年,2 年后方可销毁。 5.2 员工信息的查阅 5.2.1 如因公需查阅档案,需经部门负责人,人力资源 总监,分管领导进行批准,下级员工原则上不得查阅上级员 工档案,特殊情况下需经部门负责人,人力资源总监,总裁 审批后方可办理。 5.2.2 公司总裁,人力资源总监,分管负责人可直接通 过人事管理员查阅员工档案 5.2.3 档案管理员应做好查阅登记工作,并签字确认 5.2.4 档案查阅注意事项: 5.2.4.1 严禁涂改,抽取,损坏档案材料 5.2.4.2 查阅者不得擅自泄漏档案内容,违者视情节严 重,予以惩罚 5.2.4.3 原

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