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word2003教程(全集)7


Word教学 第七课
(本节属于专业级课程,适用于从事微软 word教学,office高级编辑,培训师,及 微软考试等等)

5.4 高效排版

?5.4 高效排版

高效排版的内容
? 为了提高排版效率,Word2003提供一些高 准备排版的功能,包括:

?自动生成目录 ?

邮件合并

高效排版—自动生成目 录

菜单:插入>引用>索引与目录

高效排版—邮件合 并

菜单:工具>信函与邮件>邮件合并

Word论文写作原则
? 不用空格移动位置

? 不用回车换页
? 行距要适当 ? 图表上的文字比正文略小,但是要能看清 楚,一般为6号字 ? 使用论文模板来写论文

Word的论文写作技巧
样式
目录 分栏 分节

页眉

分页

页码

补充知识点:论 文 排 版
? 论文的构成
本科生毕业论文由封面(中、英文各一页)、摘要(中、 英文各一份)、目录(中英文各一份)、正文(绪论、主体、 结论)、参考文献、声明、附录、致谢等几部分构成。

? 论文排版相关说明
论文封面没有页眉和页脚;从摘要开始有页眉和页脚, 且奇数页的页眉和偶数页的页眉内容不相同,摘要和目录的 页脚编号为:Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、 …… ,从正文开始到致谢的页 脚编号为:1、2、3、……。

如何设置毕业论文的样式
?菜单实现:
单击“格式”/“段落”/“缩 进和间距”/“大纲级别”;

?格式工具栏实现:
点击格式工具栏中的的
“样式”按钮,在“字体”
具体 按钮左边。 实例

页码的设置
打开文档---插入 菜单---页码对话框--选择“插入位置”和 “对齐方式”----单 击“确定”按钮。
提示:利用“页眉和页脚”工具栏上的“插入页

码”按钮

也可插入文档的页码。

三种分隔符(分页符、分栏符、分 节符)的区别(在普通视图中可 见):
? 1.分页符:是插入文档中的表明一页结束而另一页开始的格式符号。 “自动分页”和“手动分页”的区别是一条贯穿页面的虚线上有无 “分页符”字样(后者有); ? 2.分节符:为在一节中设置相对独立的格式页插入的标记。 ? ①下一页:光标当前位置后的全部内容移到下一页面上; ? ②连续:光标当前位置以后的内容将新的设置安排,但其内容不转到 下一页,而是从当前空白处开始。单栏文档同分段符;多栏文档,可 保证分节符前后两部分的内容按多栏方式正确排版; ? ③偶数页/奇数页:光标当前位置以后的内容将会转换到下一个偶数 页/奇数页上,Word会自动在偶数页/奇数页之间空出一页。 ? 3.分栏符:分栏是一种文档的页面格式,将文字分栏排列。 ? 在“分隔符”对话框中如何选择: ? ①若在不同页中选用不同的分栏排版,则单击“分栏符”选择“下一 页”; ? ②若在同一页中设置不同的栏数,则应选择“连续”,然后打开“格 式”菜单,单击“分栏”命令,选择相应栏数即可; ? ③偶数页/奇数页:分别表示此种分栏设置在“偶数页/奇数页”中 生效。

分栏的设置的方法
① 选定要分栏的文本

② 选择“格式”菜单下的“分
栏”命令

③ 选择栏数和进行适当的设置
④ 单击“确定”按钮

分栏设置的注意事项
? 如果分栏结果出现两栏长短不齐的情况,

可以通过在分栏结尾处按回车键插入一 个空行,且空行不分栏即可。 ? 仅在页面视图或打印预览视图下,才能 真正看到多栏并排显示的效果。在普通 视图下,只能按一栏的宽度显示文本

分页的设置
① 将插入点移到要分页的位置; ② 选择“插入,分隔符”; ③ 在“分隔符类型”里选择“分页 符”单选按钮;

④ 单击“确定”按钮。
提示: ① 按快捷键Ctrl+Enter也可在插入点位置插入一个分页符。 ② 在普通视图下可以看见人工分页符标记; ③ 如果想取消人工分页,只需在普通视图下将插入点移到人

工分页符所在的行,按Delete键即可。

分节的设置
① 将插入点移到要插入分节符的位置; ② 选择“插入,分隔符”;

③ 在“分节符类型”里选择合适的分节
符类型; ④ 单击“确定”按钮。 提示: ① 如果一篇文档没有分节,则默认为一节。

② 如果想取消分节符,只需将插入点移到分节符所
在的行,再按Delete键即可。

技巧一:分 页
? 一般学位论文的摘要、目录、正文、每一章 节、参考文献、附录都应该从新的一页开始。 ? 不要用一个回车换页,直接用 “Ctrl + 回车” 就可以换页。

技巧二:分节
? 什么是分节符? ? 什么时候需要用分节符?

一个文档需要设置不同的页
码(如罗马数字和阿拉伯数字) 时,需要插入分节符。

技巧三: 分栏
? 什么是分栏?

技巧四: 插入页码
? 学位论文的正文前页码用罗马数字(I、 II…) ? 从正文开始之后页码用阿拉伯数字 ? 封面一般不显示页码
? 操作方法:
? 将文档分成不同的节,然后对不同的节分别进行页码 设置。

插入页码的方法

技巧五:使用样式
? 什么是样式?

? 样式有什么作用?

技巧六:自动生成目录

自动生成目录的方法
第一步:要将编入目录的标题设置成“标题1”、“标 题2”、“标题3”??的样式 第二步 :回到第一页,选“插入”菜单的“引用”下的 “索引和目录”在“目录”选项卡里面设置目录的外观 和级数就可以了。 第三步:要目录页单独排页码,正文内容单独排页码, 则需要在它们之间插入分节符,分别设置页码.

更改生成目录的方法
Word插入功能里有一个“插入目录”功能可以自动生成目录, 前提是各章节名在目录中显示的名称应统一,且规定为“标题” 的样式和格式,然后就可以在需要的地方选择“插入目录”, word自动生成和页码,如果正文中页码或章节标题发生改变, 在目录上按“F9”,就可以进行目录的自动更新, Word使用层 次结构来组织文档,大纲级别就是段落所处层次的级别编号, Word提供9级大纲级别,对一般的文档来说足够使用了。Word的 目录提取是基于大纲级别和段落样式的,在Normal模板中已经 提供了内置的标题样式,命名为“标题1”、“标题2”,?, “标题9”,分别对应大纲级别的1-9。我们也可以不使用内置 的标题样式而采用自定义样式,但有点麻烦。 目录的制作分三 步进行。

1) 修改标题样式的格式。格式--样式---所有样式--相应的标题样式--“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等,按论文格式 的要求分别修改标题1-3的格式。
2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题1”样 式,节标题使用“标题2”,第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设 置标题的格式还有一个优点,就是更改标题的格式非常方便。假如要把所 有一级标题的字号改为小三,只需更改“标题1”样式的格式设置,然后自 动更新,所有章的标题字号都变为小三号,

3) 提取目录。按论文格式要求,目录放在正文的前面。在正文前插入 一新页(在第一章的标题前插入一个分页符),光标移到新页的开始,添 加“目录”二字,并设置好格式。新起一段落,插入--索引和目录---点 “目录”选项卡,“显示级别”为3级,其他不用改,确定后Word就自动生 成目录。若有章节标题不在目录中,肯定是没有使用标题样式或使用不当, 不是Word的目录生成有问题,请去相应章节检查。此后若章节标题改变, 或页码发生变化,只需更新目录即

技巧七:自动生成图表目录

1.在需要建立图表目录的图片上点右键,快捷菜单选题

自动生成图表目录的方法

注 2.题注对话框--新建标签-----输入你想要的题注,比如 “Figure”。 3.点“标签的下拉框,选中刚刚新建的题注“Figure”。 题注---文本框将显示“Figure 1”,-------自定义的图片 的标题,再点击确定,就可以在这张图片上建立一个 题注。(注意,Figure后面的数字是自动累加的。) 4.对所有的图片进行如上操作。 5.点“插入”菜单。再选择“索引和目录”子菜单,选 择“图表目录”选项卡,然后再配置如图所示相应的 参数,就可以了。 6.生成后发现每个章节的图表目录中间有空行,譬如 figure1 和table1之间有空行,则用鼠标选中空行,用 del键删除即可。然后再对目录进行调整边距什么的 排版。

技巧七:横向大图表
? 利用“分节符”将文档分成不同的节 ? 选择“文件—页面设置”,其中对节应用, 将纸张改成横向

技巧八: 屏幕抓图
? 按“Prt Sc”键,可复制桌面到剪贴板中 ? 按“Alt + Prt Sc”键,可复制当前窗口到 剪贴板中 ? 然后可以粘贴到Word中 ? 也可以粘贴到画笔中,然后再复制部分到 Word中。 ? 也可以使用专门的拷屏软件

技巧九:文档转换成PDF文件

单击转换为PDF文档

技巧十:直接抓取桌面示例

样式与格式

?样式与格式

表格样式
尽量用三线表

样式的特点
?样式是一组字符和段落格式的组合。它包含了对文档
中正文、各级标题、页眉页脚等格式的设置。 ?当文档的多个段落应用了同一样式,这几个段落将保 持相同的格式设置。该样式被修改后,文档中所有使用 了该样式的段落,其格式将统一被修改。

?此外,使用样式将自动生成文档的大纲和结构图,还
可以生成目录。

样式的概念和类别
? 样式就是应用于文档中的文本、表格和列 表的一组格式。当应用样式时,系统会自 动完成该样式中所包含的所有格式的设置 工作,可以大大提高排版的工作效率。
? 样式通常有字符样式、段落样式、表格样 式和列表样式等类型。

? Word允许用户自定义上述类型的样式。同 时还提供了多种内建样式,如标题1~标题

样式的打开方法
格式(O)

样式和格式(S)

修改样式

样式图例

定义标题样式

样式的管理
设置第一级标题样式为黑体,三号,不加 ? ?新建样式的巧妙方法
–粗,单倍行距,段前和段后的段间距为 选中对象,设置好格式后, 1行, 直接在文本框中输入名字 无首行缩进。 即可

? 设置第二级和第三级标题样式为黑体,小 ? 样式的管理 –四号,不加粗,单倍行距,段前和段后的 选择“格式—样式”菜单

段间距为0.5行。

应用标题样式
? 按要求将下列文字设为各级标题。

给图表添加题注

图表题注格式





拼写和语法检查
在输入文本时,Word会实时地检查错误。用红色波形下 划线表示可能的拼写错误,用绿色波形下划线表示可能 的语法错误

拼写和语法检查的打开方法
工具(T) 常用工具栏 拼写和语法(S)

拼写和语法检查的设置
工具(T) 选项(O)

查看文件属性
文件(F) 属性(I)

设置文件密码
工具(T) 选项(O)

统计字数
工具(T) 字数统计

在word中题注、脚注、尾注、交叉 引用的区别?
? 脚注和尾注都是为选中的文字添加注释, 只是注释的位置不一样,脚注在你所选文 字所在页面的底端,而尾注是在整篇文档 的结尾。 ? 题注 是为插入的图表、表格、公式插入一 个标签,会自动的为图片等加入你设置标 签,如图1.1。方便于后期制作图表目录。 ? 交叉引用可以理解为把脚注和尾注然后还 有题注交叉在一起使用。

脚注和尾注的注意事项
1. Word添加的脚注(或尾注)由两个互相链接的部分组成。即,注释标记和对应 的注释文本。Word可自动为标记编号或由用户创建自定义标记。删除注释标记 时,与之对应的注释文本同时被删除。添加、删除或移动自动编号的注释标记 时,Word将对注释标记重新编号 2. 添加脚注(或尾注)的方法是: ⑴将光标移至需添加脚注(或尾注)处, 单击插入·脚注和尾注。⑵在脚注和尾注对话框(右图)的插入选项区,选中 脚注(或尾注),然后单击确定。⑶如果是使用普通视图,将脚注(或尾注) 文字键入脚注(或尾注)区中相应的编号(标记)后面。如果是使用页面视图, 则将脚注(或尾注)的文字键入首页下端(或文档末尾)的脚注(或尾注)的 相应编号(标记)后面 3. 需由Word为脚注(或尾注)标记编号时,应在脚注和尾注对话框的编号方式选 项区,选中自动编号。需自定义脚注(或尾注)标记时,需先选中自定义标记, 然后在右边框中输入所需的符号。 此外,脚注(或尾注)的所在位置、编 号格式、起始编号和编号方式等,用户可根据需要在注释选项对话框上更改。 例如,默认的尾注所在位置为文档结尾,如果需要可改为节的结尾。方法是: 单击脚注和尾注对话框上的选项按钮,再在注释选项对话框的所有尾注选项卡 上,所在位置框中选中节的结尾,然后单击确定即可。

脚注和尾注的插入方法
插入注释 Word的注释分为两类,一是脚注,一是尾注。脚注 就是在每一页底部加的注释,尾注则是在全文后的加的注释(见 图1)。二者在操作方法上基本相同。具体分为两步:
1、将光标定位在要加注释的地方。 2、输入注释内容。选菜单[插入]—[脚 注与尾注],在出现的对话框中选择注释 类型(脚注或是尾注,该操作的快捷 键——插入脚注为[Alt+Ctrl+F],尾 注为[Alt+Ctrl+E]),确认后,屏幕 窗口一分为二,上半部分为编辑窗口, 在添加注释的地方出现一个小虚框包围 着的数字(即注释的序号,以上标形式 存在);下半部分窗口为该注释的具体 解释内容输入(显示)区,可以在序号 后输入注释内容(见图2),输入完毕后, 点[关闭]按钮。

word交叉引用
使用word交叉引用 交叉引用是在文档的某一位置引用文档另一位置的 内容,可以利用其进行跳转,类似于超链接,但交叉引用一般只能用于 同一文档中(或主文档与其子文档之间)。在Word中可以为标题、脚注尾 注、书签、题注、编号段落等创建交叉引用。 一、创建交叉引用 (以引用题注为例) 步骤如下: 1.在要插入交叉引用的位置键入 开头的介绍文字,如“有关详细信息,请参见”。 2.执行“插 入”→“引用”→“交叉引用”,打开“交叉引用”对话框。 3.在 “引用类型”框选择要引用项目的类型。 4.在“引用内容”框中 选择要在文档中插入的信息,例如“标题文字”。 5.在“引用哪一 个题注”框中,单击选择一个要引用的题注。 6.如果要实现能够 跳转到引用的项目,可选中“插入为超链接”复选框。 7.如果 “包括‘见上方/见下方’”复选框可用,可选中此复选框来显示包含引 用项目的相对位置的信息。 8.单击“插入”按钮。 注意:在 使用交叉引用前,引用的项目,例如题注、标题或书签等必须已经存在 于文档中。

利用Word排序
一、中文排序 首先将需要排序的文章“全选”,然后单击“表格”菜单的“排序” 选项,在弹出的对话框中完成如下设置: 1.在“排序依据”下拉列表中选择“段落数”, 在“类型”下拉列表中选择“笔画”。 2.根据你自己的需要选择“递增”还是“递减”, 同时根据文字的实际情况在“列表”中选择“有标题行”或“无标题行”。在这里,我们选 择“递增”和“无标题行”。 3.注意对话框右下角的“选项”按钮,单击它。在“排序语 言”下拉列表中选中“中文(中国)”。不同地区的文字Word给我们提供的选项也都不同。然 后,在“分隔符”区域中选择“制表符”,如果你在排序时想要区分其他符号,也可自定义 “其他”。在这里,我们先按默认项操作。 4.两次“确定”后回到正文页面。咦?全乱 了!!Word对你选定的文本来了个“乾坤大挪移”。它是按笔画由少到多进行了排序,空行 则排在最前头。 二、英文排序 先拷贝一段英语文本。与先前的纯文字段落不同的 是,这次在英语段落中间夹杂有以数字“1”、“2”打头的段落,Word将如何排序呢? 1.“全选”文本,单击“表格”菜单的“排序”项,这次我们首先单击 “排序文本”对话 框中的“选项”按钮。 2.根据需要,我们在“排序语言”下拉列表中选择“英语(英国)”, 同时因为是英语字符,所以还要将“排序选项”中的“区分大小写”选中。 3.“确定”后 回到“排序文本”对话框,这时我们发现在“类型”的下拉列表中提供的选项已明显与“中 文(中国)”时不同,在这里,我们选择“文字”。 再次“确定”后,你就会发现所 选文本的变化了。很显然,在Word的默认排序列表中“数字”永远是比“文字”要靠前,同 时,当遇到了首字母相同的单词时,Word会自动进行第二字母的比较,以此类推。

其他相关工具软件 ? 使用Endnote软件来管理参考文献 ? 使用概念图软件来绘制概念图 ? 各种专业的画图软件

转换过程

? 注意:文档大或文档中的图表、表格多会

影响转换速度。

本章着重介绍当前比较流行的文字处理软

件中文Word 2003中最主要的功能与使用
方法,主要内容包括文档基本操作,文档 编辑,文档排版,图形与表格处理,文档 打印。


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