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报告总结与公文写作培训


报告总结与公文写作培训
报告总结与公文写作培训讲师:谭小琥

第一篇 公文的写作
一、公文的概念和作用 二、公文的种类 三、公文的特点 四、公文写作基本规则 五、公文格式

一、公文的概念和作用
(一)概念 公文是公务文书的简称,有广义和狭义之分。 1.狭义公文:是行政机关在行政管理过程中形 狭义公文: 狭义公文 成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法 行政和进行公务活动的重要工具。 2.广义公文:是党政机关、人民团体、企事业 广义公文: 广义公文 单位在各自的公务活动中,为处理公务而形成 的,具有一定格式的文字材料。

一、公文的概念和作用
3.企业公文:是企业机关治理企业的重 企业公文: 企业公文 要工具,也是企业中的各部门共同使用、 企业处理公共事务的书面文字材料。它 担负着传达贯彻党和国家的方针、政策, 请示答复问题,指导商洽工作,汇报沟 通情况,总结交流经验等重要职能。

一、公文的概念和作用
(二)作用和重要性 形象比喻公文就是一个企业的脸面,在 公司活动中具有代表公司书面沟通与交 流的作用,可以说是公司整体水平的书 面代表。此外,公文处理的正确与规范 也代表着公司的管理水平,同时也可为 公司创造效益并减少不必要的麻烦。

二、公文的种类
(一)古代公文文种的种类 1.上奏文种:上书、奏、疏、状、奏本、题本、 上奏文种: 上奏文种 折、序、启、表等; 2.君命文种:策、诏、圣旨、诫、敕等; 君命文种: 君命文种 3.官署上行文:牒、呈、详等; 官署上行文: 官署上行文 4.官署平行文:移、关文、咨、照会(朱笔和 官署平行文: 官署平行文 墨笔)等; 5.官署下行文:会、符、谕、札等。 官署下行文: 官署下行文

二、公文的种类
(二)现代公文的种类 1.按公文的来源划分:对外文件、收来 按公文的来源划分: 按公文的来源划分 文件和内部文件。 2、从公文的行文关系上来划分:上行文、 、从公文的行文关系上来划分: 平行文和下行文。 3、从公文的秘密程度和阅读范围来划分: 、从公文的秘密程度和阅读范围来划分: 秘密文件、普通文件和公布文件。

三、公文的特点
(一)政策性 (二)规范性 (三)实用性 (四)时限性

四、公文写作基本规则
(一)公文行文的基本规则 单位关系确定行文关系,行文规则规定 了各级单位的行文关系,即各级机关之 间公文的授受关系,它是根据单位的组 织系统、领导关系和职权范围来确定的。

四、公文写作基本规则
1.上行文的行文规则(请示、报告 上行文的行文规则(请示、报告……)。 上行文的行文规则 )。 总的说来,有这几点需要注意:单头主送,不 多头主送,可采取抄送形式;逐级行文,不要 越级行文;要向机关行文,不要向领导者个人 行文;“请示”应一文一事、只主送一个机关、 不抄送下级机关,“报告”中不得夹带请示事 项。通常有逐级上行文、多级同时上行文和越 级上行文三种方式。

四、公文写作基本规则
2.下行文的行文规则(通知、通报、批复、决 下行文的行文规则(通知、通报、批复、 下行文的行文规则 定……)。 )。 (1)按照职权范围行文。 1 (2)部门之间应当经过协商一致,方可就有 关问题向下行文。 (3)通知类普发性文件,各主单位排列顺序 应为先外后内,级别先高后低。不同系统间单 位用逗号“,”隔开,系统内单位用顿号“、” 隔开。

四、公文写作基本规则
3.平行文的行文规则。 平行文的行文规则。 平行文的行文规则 (1)平级之间不宜使用上行或下行文。 (2)不相隶属机关之间一般用“函”行 文。 4.联合行文的规则。 联合行文的规则。 联合行文的规则 (1)可以联合行文的主体。 (2)联合行文的要求。

四、公文写作基本规则
(二) 公文写作基本要则 二 1.公文格式要规范。 .公文格式要规范。 (在下面第五大点专门讨论) 2.语言表述要准确。 .语言表述要准确。 (1)语言模式的选择:用书面语言和程 序化语言。

四、公文写作基本规则
(2)词语的选择:词语的涵义:截至与 词语的涵义: 词语的涵义 截止、制定与制订、其他与其它、作与 做(作为、做法……)。词语的感情色 词语的感情色 彩:以平实庄重为基本格调,以记叙说 明的明确、规范和简洁为特征。领导同 志到会一般为“讲话”,不是“发言”。

四、公文写作基本规则
(3)常用的事物和概念的特殊表达要求: 时间的表达: 时间的表达:精确、完整、恰当。空间 空间 国外、国内、这里、那里): 的表达 (国外、国内、这里、那里): 准确、具体地说明有关的单位、处所。 数量的表达(倍数、分数、 数量的表达(倍数、分数、到、了、以 上、以下): 以下):①要反复核实,表述确切 ): 无误。②要精选数字,切忌过于繁琐。 ③要加强分析,避免零乱堆砌。④要规 范使用,避免产生歧义。

四、公文写作基本规则
职务、姓名的表达(全称、多种职务、 职务、姓名的表达(全称、多种职务、党内党 外):①表明人物职务时一般要使用全称,或 使用通用的简称。②表明人物姓名时,要写全 姓和名。③一人担负多种职务时,列出与公文 内容有关的职务即可。④需要列出一个人物的 两个或两个以上职务时,国内的人物按照先党 内后党外,由高到低排序;国外的人物,则尊 重对方习惯或按照双方的需要标明。⑤公文中 需要同时列出若干人物姓名时,要遵循一定标 准,如按照职务高低、姓氏笔画、姓氏字母顺 序等排序。

五、公文格式
(一)公文用纸和印装格式 1.公文用纸采用国际标准A4型纸,其幅面尺寸为 210mm×297mm。 2.公文页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为 37mm ±1mm;公文用纸订口(左白边)为 28mm±1mm;版心尺寸为156mm×225mm(不含页 码)。 3.文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行, 每行排28个字。 4.公文左侧骑马订或平订,不掉页;后背平整、不空。 见图示) (见图示)

210mm 37±1mm

公 文 用 纸 格 式
297mm 297mm

28±1mm

225mm

156mm

五、公文格式
(二)结构和要素 1、文头部分(眉首)。 公文的文头, 、文头部分(眉首)。 又称版头,包括文件名称、发文字号、 签发人、紧急程度、秘密等级和份号等 项内容。位于公文首页上端,一般约占 A4型公文纸的1/3或2/5面积。 下面请看图示。) (下面请看图示。)

紧 急 公 文 应 根 据 紧 急 程 度 分 别 标 明 “特 急 ” 、 “急 件 ”

只 有 上 行 文 才 需 注 明 签 发 人 。

绝 密 ” 、 “机 密 ” 级 公 文 应 当 标 明 份 数 序 号 。

发 文 字
000001 机密★一年 特急

字 组 成 。

文 件 名 称 , 由 发 文 机 关 全 称 或 规 范 化 简 称 后 加 “文 件 ” 两



号 左 空 一 格 , 签 发 人 右 空 一 格 。

× × × ×文件
× × ×〔2005〕1号 签发人: × × ×

上 行 文 的 眉 首 格 式

秘密 特急

下 行 文 眉 首 格 式

× × × ×文件
× × ×〔2005〕1号

秘密

党 的 机 关 公 文 眉 首

特急

× × × ×文件
× × ×〔2005〕1号



五、公文格式
2.主体部分。公文的主体,是公文最主 主体部分。 主体部分 要的部分,其格式包括标题、主送机关、 正文、发至级限、附件、发文机关、印 章和成文日期等内容的规定。 请看图示) (请看图示)

识 , 回 行 时 仍 顶 格 。

主 送 机 关 , 标 题 下 空 行 , 左 侧 顶 格 用 号 仿 宋 体 字 标 × × × ×: × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×
00001 机密★一年 特急

公 文 标 题 , 红 色 反 线 下
× × ×〔2005〕1号 签发人: × × ×

× × × ×文件

空 行 , 号 小 标 宋 体 字 。

× × × ×请示

附 文 附 , 空 2 文
× × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×××××××××××××× ×××××××××××××× × × × × × ×。 ×。

件 附 件 文 正 文 " " " " " " " "

附 件 , 在 正 文 下 空 1

空 4 , 文

附件:1.× × × × × 2.× × × × × ×

二○○五年四月二十日 (发至× ×级)

, 在 附 件

空 2

在 文 1 下 1

单 个 机 关 发 文 的 成 文 日 期 和 印 章 格 式

两 个 机 关 联 合 发 文 的 成 文 日 期 和 印 章 格 式

成 文 日 期 和 印 章 格 式 文 的 发 合 上 联 以 关 机 三 个

× × ×

二○○九年二月五日 × ×
××× ×

当印章下弧有文字时, 当印章下弧有文字时,采用中套方 式,即印章中心线压在成文日期上。 即印章中心线压在成文日期上。

公 文 , 发 文 机 关 都 应 盖 印 。

联 合 上 报 的 公 文 , 由 主 办 机 关 盖 印 联 合 下 发 的
二○○三年二月五日 (发至××级) × × × × ×。

解 决 。

正 文 同 处 一 面 , 不 得 采 取 标 识 " " " " 正 文 的 " " " "

采 取 调 整 行 距 、 字 距 的 措 施 加 以 解 决 , 务 使 印 章 与

当 公 文 排 版 后 所 剩 空 白 处 不 能 容 下 印 章 位 置 时 , 应

正 文 页 ” 字 样 , 不 能 使 用 “ 此 页 无 误 错


(此页无正文)

二○○三年二月五日 (发至××级)

五、公文格式
3.文尾部分(版记)。 文尾部分(版记)。文尾部分包括主 文尾部分 )。 题词、抄送机关、印发机关、印发日期、 附注和页码等内容的规定。 请看图示) (请看图示)

印 发 机 关 左 空 1 机 关
二○○三年二月五日 (发至× ×级) × × × × ×。

机 印 关 左 空 1 印 发

机 关
主题词: × × ×× ×××

空 1 印 发

机 关 机 关

抄送:××××××,×××××,××× ××××××××。 ×××办公室 2005年4月20日印发 -2-

发 30mm × × × × × × × × 学院
秘密 特急 × × ×〔2009〕1号



文 机 关 全

关于× × × × 的函

17 20 称 下 mm mm mm mm cm cm cm cm 文 28 ( ( ( ( 下 ( ( ( ( ) ) ) ) 下 ) ) ) ) 4 mm mm mm mm 文

20mm

般 格 式 相 同 。

会 议 纪 要 不 加 盖 印 章 。 其 他 要 素 与 公 文 的 一

会 议 纪

× × × ×会议纪要

文 中 如
00001

3

机密★一年 特急

有 小 标 题
×

× × × ×文件
× × ×〔2005〕1号

22mm×15mm

可 用 3 号 楷 体 字 3 号 小 标 宋 体 字 或 黑 体 字

签发人: 王二小

字 体 字 号

3 号 仿 × × × ×请示 宋 体 2 × × × ×: 字
× × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×

× × × ×

× × × ×

× × × ×

× × × ×

× × × ×

× × × ×

× × × ×

× × × ×

× × × ×

× × × ×

×××××××××××××× ×××××××××××××× × × × × × ×。 ×。

3 号 仿 宋 体 字

附件:1.× × × × × 2.× × × × × ×

二○○五年四月二十日 (发至× ×级)

× × × × ×。

二○一○年二月五日 (发至× ×级)

3 号 黑 体 字
×××

3 号 仿 宋 体 字

主题词: × ×

××

抄送:××××××,×××××,××× ××××××××。 ×××办公室 2010年2月5日印发 -2-
4

五、公文格式
(三)值得注意的地方 1.标题。 标题。 标题 (1)标题使用中,常见的是文种使用错误。 其中量最大的是把“申请”当作“请示”,把” 汇报”当作”报告”。“申请”和”汇报”不 能作为文种来用; (2)规章制度类标题,建议《关于印发× × ×通知》,而不是《关于下发× × ×的通 知》; (3)标题一般不加标点符号。

五、公文格式
2.正文。 正文。 正文 (1)正文中提到撰写此文件的依据时,有时 需引用文件,正确引用应为“公司市场经营部 《关于XX的通知》(安徽源牌〔2009〕X 号)”。注意各部分的位置、六角括号的用法, 方括号、圆括号均不正确。 (2)若引用文件标题中还含有文件小标题, 应为《关于转发集团公司<关于XXX的通知>的 通知》,注意使用单书名号。 。

五、公文格式
(3)正文层次序数正确使用:第一层 一、;第二层(一);第三层1.;第四 层(1)。公文中最好不要采用◆ ■ ● 1)1.1 A a等符号 (4)段落中无论有无层次序数,段落首 行须两个汉字符,回行须顶格。若使用 自动生成的段落编号,请手动调整排版。

五、公文格式
(5)表格图形等尽量不在正文出现,可 放入附件中。 (6)正文措词施要得体,条理清楚,感 情中立,不宜使用语气词或感情色彩较 浓的词,结尾语一般要单另一行,语气 要谦虚,结束时使用的标点符号,一般 为句号“。”,如“妥否,请批示。” 不宜用感叹号“!”“?”等。

五、公文格式
(7)数字间的逗号为半角:如 “123,000元”,不能写成全角“123, 000元”。 (8)落款时间应为大写汉字,如 二〇 一〇年七月十八日。

六、常见公文写作
(一)请示的撰写 第一层:写明请示的原因、背景。即: 说明请示问题的依据、原因、出发点, 说明为什么要请示;第二层:写明请示 的事项。即:要求上级给予批示、批准 的具体事项;结尾:“妥否,请批示。” 需要注意的问题: 需要注意的问题: 例文: 例文:

六、常见公文写作
(二)报告的撰写 1.综合性报告:开头、主体、结尾 综合性报告: 综合性报告 开头、主体、 开头:概括说明全文主旨,把一定时间 内各方面工作总的情况做一个概述。主 体:是报告的核心,要就各方面工作的 主要情况进行说明。结尾:具体写出工 作中存在的主要问题,并提出下一步工 作意见。

六、常见公文写作
2.专题报告: 专题报告: 专题报告 情况、经验、问题情况:开展和进行某一专项 工作的依据,工作的大体进展情况,取得的成 效等;经验:完成某一项工作的主要做法或取 得的经验;问题:讲请存在的问题,今后的意 见和建议要针对存在的问题去写;意见和建议 提出的措施要得当,方法要行之有效。 3.注意事项: 注意事项: 注意事项 4.范文: 范文: 范文

六、常见公文写作
(三)通知的撰写 1.适用范围 适用范围:批转性通知、告知性通知、事项 适用范围 性通知 2.功能: 功能: 功能 3.结构:正文:第一部分:发通知的原因、根 结构: 结构 据和目的。启承语:“现将有关事项通知如下” 等。第二部分:所通知的事项。第三部分:对 全文加以总结,提出号召、希望、要求等。通 常以“特此通知”结尾。

六、常见公文写作
4.会议通知:一般应包括以下内容:会 会议通知: 会议通知 议名称;召开会议的根据与目的;会议 时间;地点(报到的时间、地点);与 会人员;差旅费报销办法;与会者准备 工作与注意事项;联系单位、联系人与 联系电话号码等。 5.范文: 范文: 范文

六、常见公文写作
(四)通报 通报是表彰先进、批评错误、传达重要情况时 使用的公文。 1.表彰、批评性通报正文的写法:发文的原因、 表彰、 表彰 批评性通报正文的写法: 根据;介绍事件过程、人物行为,适当地进行 评论分析,指出重要意义或后果;提出其中实 质性的问题;发文机关对事件、人物做出的决 定,要求和采取的措施、规定。

六、常见公文写作
2.事项性通报正文的写法 事项性通报正文的写法:就一个事件、 事项性通报正文的写法 一个情况的演变过程进行概括和叙述; 存在的主要问题;解决措施或今后工作 的要求。 3.范文。 范文。 范文

六、常见公文写作
(五)函 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询 问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。 1.问函。开头:交代去函的缘由、根据、理由。 问函。 问函 要开门见山,直截了当;主体:写明询问或商 洽的内容。要求写得具体、准确、条理清楚, 要一事一文;结尾:常用“即请复函”、“盼 复”、“以上意见,请予函复”等;也可以写 一些表示感谢的词语,如“特表示感谢”、 “请函复为感”等。

六、常见公文写作
2.复函。开头:“X月X日贵单位关于 复函。 复函 XXXXX来函已悉,经研究函复如下:”; 主体:针对问函所商洽和询问的事项, 做明确、具体的答复;结尾:不用寒喧, 也可以没有结尾,常用“此复”、“特 此函复”等 。 3.范文。 范文。 范文

六、常见公文写作
(六)会议纪要 会议纪要由标题和正文组成。在结构格 式上与其他公文不同的是,会议纪要不 用主送单位和落款,成文时间多写在标 题下方。会议纪要不盖公章。 1.标题。会议纪要的标题通常由会议名 称和文种构成,例如:“全国农村爱国 卫生运动现场经验交流会纪要”。

六、常见公文写作
2.导言。导言即会议纪要的开头部分,一般是 概括会议的基本情况,包括会议的名称、目的、 内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议 题和会议成果等。导言不能写得过长,要简明 扼要,让人们读后对会议有个总体的了解。 3.主体。主体的写法一般有三种:一是条项式, 二是综合式,三是摘要式4.结尾。 4.范文。 。

六、常见公文写作
XXX项目组第X次会议纪要(注意标题不用加 “关于”) X年X月X日,XX项目组第X次会议在X处召开, 会议由XXX主持,XXX、XX、XX单位相关人员 参加了会议。会议对XXXXXXX事项进行了讨论, 现将会议议定事项纪要如下: 一、XXXXXXXXXX。 二、XXXXXXXXXX。 参会人员:XX、XX、XX、XX…… 会议记录:XX

第二篇 公文的办理

一、公文收文办理 二、公文发文程序

一、公文收文办理
(一)签收、登记 签收、 应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公 文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。 分办、 (二)分办、拟办 凡需办理的公文,由文书处理部门根据文件内 容和紧急程序,及时提出注批、注办意见,呈 送领导人批示或交有关职能部门办理。 (三)催办 做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办, 一般公文定期催办。

一、公文收文办理
(四)办结 公文承办人员对已处理的文件,要定期 进行清理检查,根据有关规定和情况, 确定是否办毕结案。 立卷、 (五)立卷、归档 公文办结后,应按《中华人民共和国档 案法》及有关规定,及时将公文定稿、 正本和有关材料整理立卷。

二、公文发文程序
发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、缮印、 校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。 (一)文稿的形成 1.拟稿。拟稿一般应本着"谁主办、谁拟稿"的 拟稿。 拟稿 原则进行。 2.审核。审核的重点是:是否确需行文,行文 审核。 审核 方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文 的有关要求,公文格式等是否符合有关规定等。

二、公文发文程序
3.签发。机关发出的公文,重要的或涉 签发。 签发 及面广的,由正职或主持日常工作的副 职领导人签发。有的公文,可由办公室 主任根据授权签发;职权部门发出的公 文,由部门负责人签发。会签的文稿, 必须由每一会签部门的负责人签署意见 并加盖公章。

二、公文发文程序
(二)公文的制作 1.核发。确定发文字号、分发单位和印制份数。 核发。 核发 2.登记。发文字号、文种、标题和发文范围。 登记。 登记 3.缮印。是指对外发出的文件,根据领导签发 缮印。 缮印 的定稿,经过缮写、打字或印刷而制成正式文 本。 4.用印或签署。 用印或签署。 用印或签署

二、公文发文程序

(三)对外传递 包括分装、发出等环节。 (四)处置 处置办华公文。


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