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红杉树网络视频会议用户操作手册


红杉树网络视频会议用户操作手册
版本:V 4.1.1

红杉树信息技术有限公司
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红杉树网络视频会议用户操作手册

版权声明
本文档版权归红杉树信息技术有限公司所有, 未经红杉树信息技术有限公司所有书面许可, 任何单位或个人不 得以任何形式或任何手段复制或传播本文档的一部分或全部内容。 Copyright ? 2009 InfowareLab Inc. All Rights Reserved. This document is proprietary to InfowareLab Inc., which regards information contained herein as its intellectual property. Under the copyright laws, no part of this document may be copied, translated, or reduced to any electronic medium or machine readable form, in whole or in part, without prior written consent of InfowareLab Inc.

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前 言

随着互联网的日益普及和快速发展,在企业中,传统的通讯方式如电话、传真等由于无法达到“面对面” 的沟通效果,不能满足人们日益增长的交流需求。 红杉树视频会议系统(InfowareLab Conference)是红杉树信息技术有限公司推出的新一代实时互动工作 平台。企业无需投入高昂的成本,就能轻松拥有高质量、高稳定、易部署的视频会议系统,满足音视频通信、 数据交互、远程共享和协助等需求,有效支持工作会议、业务培训、协同办公等工作,达到降低沟通成本、 提高工作效率的业务目标。 红杉树视频会议系统广泛应用于以下行业场景: 表 1-1:行业应用场景 行业 政府 内容 远程工作会议、政府采购会议、远程统计与协作、政府招投标会议、人事招 聘与考核、群众政务咨询、信访、公共卫生指挥 金融 金融工作会议、远程客户服务、办公会议、电子商贸、远程咨询、操作指导、 路演、远程招聘与培训 企业 企业例会、远程商务谈判、协同办公、远程招聘、代理商渠道商远程培训、 技术研讨、行政办公、内部培训学习、分支机构会议、远程客服、远程监控 医疗 教育 远程会诊、远程医疗咨询、远程医学交流 网络教育培训、远程家教辅导、考场监控、家长会、异地学术交流、远程教 学观摩课 公检法、部队 远程会议、远程协同作战指挥、远程警务指挥、远程审讯、远程探监、法庭 直播、应急指挥 运营 资讯与媒体 电信级视频会议服务、即时通讯服务、VOIP、PSTN 电视互动、远程采访、远程咨询、远程商务

红杉树网络视频会议系统支持多样化的会议接入方式。参加者可以通过互联网、局域网、企业内网、无 线网络、PSTN 有线电话网络和移动通信网络进入会议。

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红杉树视频会议应用场景 企业专网:充分考虑企业内网带宽保障的有利条件,可进行多路高清的音视频会议。 互联网:考虑到互联网的网络不稳定性,能够根据各参加者的网络情况自适应的分发数据,保障数据和语音、 视频等流畅传输。 局域网:对于通过互联网接入的局域网内终端电脑,可以自动穿透防火墙等安全系统接入视频会议,无需做 特殊设置,满足通过公司办公者参加视频会议的需要。 电话、手机接入:集成 PSTN 有线电话网络和移动通信网络,不在电脑旁边的参加者可使用固定电话或手机 参加视频会议。 会议室接入:通过在会议室部署 PC 终端、会议专用高清摄像机、等离子显示器或投影仪、音频设备等会议 设备,方便多人一起加入视频会议;另外还支持 H323 设备接入,与硬件视频会议进行互通。 笔记本或 PC 加入:通过无线或有线网络,个人使用笔记本或 PC 加入视频会议,快速方便,满足企业内部 的协同工作需要。

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阅读指南
〖手册目标〗 本手册主要为红杉树网络视频会议使用人员提供了使用红杉树网络视频会议软件的详细用户手册。 〖阅读对象〗 本手册是为所有红杉树网络视频会议人员所编写的。 〖手册构成〗 本手册基本上由八部分组成: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 第一部分,“红杉树网络视频会议系统简介”,简单介绍了了红杉树网络视频会议系统。 第二部分,“会议管理”, 描述了红杉树网络视频会议管理。 第三部分,“会议室界面”,描述了红杉树网络视频会议界面。 第四部分,“主持会议”,描述了主持会议的主要功能操作。 第五部分,“会议演示”,描述了会议演示的主要功能操作。 第六部分,“参加会议”,描述了参加会议的主要功能操作。 第七部分,“音视频和文字交互”,描述了音视频和文字交互。 第八部分,“Outlook集成”,描述了红杉树网络视频会议与Outlook的集成。

〖手册约定〗 本手册遵循以下约定: 1. 2.

【注】的意思是请读者注意那些需要注意的事项。 【警告】的意思是请读者千万注意某些事项,否则将造成严重错误。

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目 录
1 红杉树网络视频会议系统简介...............................................................................................................................................9 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 2 系统介绍 .................................................................................................................................................................................. 9 概念介绍 .................................................................................................................................................................................. 9

用户身份.......................................................................................................................................................................... 9 会议类型.......................................................................................................................................................................... 9 会议角色........................................................................................................................................................................ 10

会议管理 ................................................................................................................................................................................11 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4 2.4.1 2.4.2 会议安排 ................................................................................................................................................................................ 11

预约会议........................................................................................................................................................................ 12 即时会议........................................................................................................................................................................ 16 固定会议........................................................................................................................................................................ 17 周期会议........................................................................................................................................................................ 18
出席会议 ................................................................................................................................................................................ 19

会议列表........................................................................................................................................................................ 19 会议号入口 ................................................................................................................................................................... 20 会议链接加入 ............................................................................................................................................................... 20
我的会议中心 ........................................................................................................................................................................ 21

我安排的会议 ............................................................................................................................................................... 21 被邀请参加的会议 ....................................................................................................................................................... 22 被邀请旁听的会议 ....................................................................................................................................................... 23 我的报表........................................................................................................................................................................ 23
帮助中心 ................................................................................................................................................................................ 23

测试会议........................................................................................................................................................................ 23 下载中心........................................................................................................................................................................ 24

3

会议室界面 ............................................................................................................................................................................25 3.1 3.2 3.3 3.4 菜单栏..................................................................................................................................................................................... 25 工具栏..................................................................................................................................................................................... 26 视频窗口 ................................................................................................................................................................................ 27 参加者列表 ............................................................................................................................................................................ 28

4

主持会议 ................................................................................................................................................................................30 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.3.1 分配角色 ................................................................................................................................................................................ 30 设置权限 ................................................................................................................................................................................ 32

统一权限设置 ............................................................................................................................................................... 33 单独权限设置 ............................................................................................................................................................... 34
会议公告 ................................................................................................................................................................................ 34

发布公告........................................................................................................................................................................ 34
6

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4.3.2 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 5

停止公告........................................................................................................................................................................ 35
视频画中画 ............................................................................................................................................................................ 35 点名......................................................................................................................................................................................... 36 录制会议 ................................................................................................................................................................................ 37 锁定会议 ................................................................................................................................................................................ 37 延长会议 ................................................................................................................................................................................ 38 结束会议 ................................................................................................................................................................................ 39

会议演示................................................................................................................................................................................ 40 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2 5.2.1 5.2.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 5.7 5.7.1 5.7.2 5.7.3 5.7.4 5.8 5.8.1 5.8.2 5.8.3 5.8.4 5.8.5 5.8.6 5.8.7 5.8.8 5.8.9 5.9 5.9.1 5.9.2 共享文档 ................................................................................................................................................................................ 40

打开共享文档 ............................................................................................................................................................... 40 演示 PowerPoint 动画文档 ......................................................................................................................................... 40 文档共享工具栏 ........................................................................................................................................................... 41
共享桌面/应用程序............................................................................................................................................................... 42

共享桌面/应用程序 ...................................................................................................................................................... 42 程序共享工具栏 ........................................................................................................................................................... 42
共享白板 ................................................................................................................................................................................ 43 影音播放 ................................................................................................................................................................................ 44

影音播放........................................................................................................................................................................ 44 影音播放工具栏 ........................................................................................................................................................... 45
协同浏览 ................................................................................................................................................................................ 46

协同浏览........................................................................................................................................................................ 46 协同浏览工具栏 ........................................................................................................................................................... 47
文件传输 ................................................................................................................................................................................ 48

新建文件共享 ............................................................................................................................................................... 48 取消文件共享 ............................................................................................................................................................... 49 下载共享文件 ............................................................................................................................................................... 49
分组会议 ................................................................................................................................................................................ 49

新建分组会议 ............................................................................................................................................................... 49 加入分组会议 ............................................................................................................................................................... 51 退出分组会议 ............................................................................................................................................................... 51 结束分组会议 ............................................................................................................................................................... 51
答疑......................................................................................................................................................................................... 52

答疑工具栏.................................................................................................................................................................... 52 提问问题........................................................................................................................................................................ 53 回复问题........................................................................................................................................................................ 53 修改问题........................................................................................................................................................................ 54 冻结问题........................................................................................................................................................................ 54 删除问题/答案 .............................................................................................................................................................. 54 保存答疑内容 ............................................................................................................................................................... 55 公开问题........................................................................................................................................................................ 55 自动公开所有问题 ....................................................................................................................................................... 55
问卷调查 ................................................................................................................................................................................ 55

新建问卷调查 ............................................................................................................................................................... 56 修改问卷调查 ............................................................................................................................................................... 56
7

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5.9.3 5.9.4 5.9.5 5.9.6 6

导出问卷调查 ............................................................................................................................................................... 57 导入问卷调查 ............................................................................................................................................................... 57 发布问卷调查 ............................................................................................................................................................... 57 结束问卷调查 ............................................................................................................................................................... 57

参加会议 ................................................................................................................................................................................58 6.1 6.2 6.3 6.4 查看权限 ................................................................................................................................................................................ 58 申请权限 ................................................................................................................................................................................ 58 举手......................................................................................................................................................................................... 58 参加问卷调查 ........................................................................................................................................................................ 59

7

音视频和文字交互 ................................................................................................................................................................60 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.1.6 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.2.6 7.2.7 7.2.8 7.3 音频交互 ................................................................................................................................................................................ 60

测试和配置声卡 ........................................................................................................................................................... 60 设置音频参数 ............................................................................................................................................................... 61 主持人远程音频设置................................................................................................................................................... 61 在会议中发言 ............................................................................................................................................................... 61 调整麦克风或扬声器的音量 ...................................................................................................................................... 61 提高计算机音频质量的提示 ...................................................................................................................................... 62
视频交互 ................................................................................................................................................................................ 62

设置视频参数 ............................................................................................................................................................... 62 主持人远程视频设置................................................................................................................................................... 63 打开/关闭视频 .............................................................................................................................................................. 64 云台控制........................................................................................................................................................................ 64 窗口布局........................................................................................................................................................................ 65 视频窗口的视频展现................................................................................................................................................... 67 H.323 集成 ......................................................................................................................................................................... 70 双屏显示........................................................................................................................................................................ 71
文字交互 ................................................................................................................................................................................ 73

8

OUTLOOK 集成...................................................................................................................................................................74 8.1 8.2 8.3 安装 OUTLOOK 插件.............................................................................................................................................................. 74 启动即时会议 ........................................................................................................................................................................ 76 安排预约会议 ........................................................................................................................................................................ 77

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1 红杉树网络视频会议系统简介

1.1 系统介绍
红杉树视频会议系统(InfowareLab Conference)是红杉树信息技术有限公司推出的新一代实时互动工作平台。企 业无需投入高昂的成本,就能轻松拥有高质量、高稳定、易部署的视频会议系统,满足音视频通信、数据交互、 远程共享和协助等需求,有效支持工作会议、业务培训、协同办公等工作,达到降低沟通成本、提高工作效率的 业务目标。 红杉树视频会议系统基于最新的 H.264 视频压缩算法,采用高效的 AGC(自动增益)/AEC(回声消除)/NS(噪音抑 制)/VAD(静音检测)技术及自动检测包机制、网络防抖动算法等音频优化手段,并且具有强大的数据协作能力,具 有跨网络、分布式、动态均衡、数据分流、带宽自适应等特性,在各种网络环境下都能稳定使用。

1.2 概念介绍
本节介绍一下红杉树视频会议系统的一些重要的概念,便于快速理解此用户使用手册。

1.2.1
?

用户身份

系统管理员

系统管理员拥有视频会议系统的最高权限,可在后台进行用户管理、组织管理、角色和权限管理、多级服务器管 理、会议管理和即时通讯管理等,详见《管理员帮助手册》。 ? 会议安排者

会议安排者拥有会议管理的所有权限,能安排、编辑、取消四种会议类型,预约会议、即时会议、固定会议和周 期会议,并可邀请所有用户参与到各会议中。 ? 注册用户

注册用户能在组织结构中显示,可查看被邀请参加的会议和被邀请旁听的会议,同时会收到相应的邮件提醒,但 没有会议安排的权限。 ? 匿名用户

匿名用户可查看公开会议,若知道该公开会议的密码且会议不要求登录,匿名用户就能参加到公开会议中。

1.2.2
?

会议类型

预约会议

预约会议指将来某段时间内的一次性会议,会议安排者可邀请参加者和旁听者,指定主持人,设置会议的参数, 主持人、邀请者和旁听者都会收到相应的邮件(邮件中有会议链接和密码等信息)。 ? ? 即时会议

会议安排者能立即开启会议,不需要任何的安排,并可将收到的邮件发送给参会者。 固定会议

固定会议在一段相当长的时间内都存在不会结束,可被任意多次开启,即使所有人都退出会议,固定会议仍可被 开启。而预约会议当所有人退出后,会议就处于结束状态,不能再被开启。
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?

周期会议

会议安排者能根据一定的规则安排周期性的会议,如每几天、每个工作日、每周几等,无需重复安排,适用于企 业单位的例会。

1.2.3
? ? ? ? ?

会议角色

主持人:是会议的主要管理者,在会议中,可以分配角色,管理权限,设置会议参数等。 主讲人:是会议的主要发言者,在会议过程中可进行转换;主讲人可以进行发言、共享文档,并使得参加者 跟随主讲人的内容切换。默认是主持人,主持人也可以把该角色赋给参加者。 助理:是会议中的协助者,在会议过程中可以协助创建投票,进行答疑,或分配权限等。 参加者:是会议中的主要参加者,主持人可以在会议中分配给参加者权限或角色,使其进行视频,语音和数 据的交互。 旁听者:是会议的旁听者,在会议中可以接受语音,视频以及数据的共享,不能够和其他的参加者进行交互。

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2 会议管理

2.1 会议安排
会议安排者或系统管理员拥有安排预约会议、即时会议、固定会议和周期会议的权限。系统管理员将会议安排者 这个角色分配给用户后(分配角色请见《红杉树网络视频会议管理员手册》),该用户就可登录到红杉树视频会 议系统来安排会议。 输入会议系统的 URL 或 IP 地址进入会议系统首页, 见图 2-1: 首页。 若没有登录, 会议列表中显示的是公开会议。

登录入口

图 2-1:首页 点击首页右上角的【登录】,进入登录页面,见图 2-2:登录窗口,输入用户名和密码登录系统。

图 2-2:登录窗口

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2.1.1

预约会议

在红杉树视频会议系统的左边导航菜单栏中,点击【会议安排】->【预约会议】进入预约会议界面(如下图):

图 2-3:预约会议的主信息
预约会议包括四部分: ? ? ? ? 主信息 邀请参加者 高级设置 邀请旁听者

【注】
若未开通旁听者服务,则没有【邀请旁听者】分栏。 主信息 在主信息页面,需要确定主题、密码、开始时间、结束时间、允许提前加入时间、会议模式、参加人数、视频数 目、主持人及会议描述等信息,具体请见图 2-3:预约会议的主信息,带*为必填项。以下是对主要字段的解释: ? ? ? ? ? 主题:此会议的主题,默认为(用户名)的会议。 密码和确认密码:参加者加入此会议的密码。 开始时间和结束时间:此会议的开始时间和结束时间。 允许提前加入时间:确定此会议主持人和参加者能提前加入的时间,若在此时间范围之外,不可开启或加入 会议。 会议模式:主持人控制模式和自由模式。主持人控制模式指进入会议时,除主持人具有所有权限之外,其他 参加者只有答疑、下载、注释和公共聊天四种权限。自由模式指所有与会者进入会议时就已经拥有所有的权 限,同时主持人仍具有设置参加者权限的权力。 参加者人数:此会议的参加人数,不能大于许可人数。 视频数目:主持人和参加者在会议中能打开的视频路数,不能大于许可视频数。 主持人:会议的主持人默认为会议安排者,即本人,也可更换主持人。点击【更换主持人】弹出组织结构/组 对话框,见图 2-5:组织结构/组。 会议描述信息:会议安排者可填写关于次会议的描述信息。
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? ? ? ?

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? ?

不公开:选择此会议是否公开给未被邀请的用户。 参加者必须登录系统:指所有参加会议的人必须先登录系统后才能够进入会议。

【注】
会议密码是否必须和是否允许提前加入会议可在【系统管理】->【会议管理】->【系统设置】中设置。

邀请参加者 会议安排者可邀请参加者,通过【从组织结构添加】、 【从通讯录添加】和【添加新用户】这三种方式,见图 2-4: 邀请参加者,系统会根据高级设置中的邮件设置主动向参加者发送邮件。

图 2-4:邀请参加者 ? 从组织结构中添加 通过组织结构和用户组来邀请参加者,请见图 2-5:组织结构/组。组织结构和组都在系统管理由系统管理员进行 管理,组织结构和组下面的成员都为注册用户。

图 2.5 组织结构/组 ? 从通讯录添加
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通过通讯录来邀请参加者,请见图 2-6:通讯录。通讯录分为个人通讯录、个人通讯组、公司通讯录和公司通讯组。 在通讯录列表中,选择要邀请的用户,点击【添加参加者】,这些用户将会显示在参加者列表中。全部选择完毕 后,点击【邀请】邀请参加者列表中的所有勾选用户,并回到“邀请参加者”界面。

【注】
用户是否有权限查看公司通讯录和公司通讯组在系统管理中设置。

图 2-6:通讯录 ? 添加新用户 若要邀请新用户(非注册用户且不在通讯录中),在邀请参加者的下方点击【添加新用户】,弹出“添加新用户” 的对话窗口,见图 2-7:添加新用户。姓名和电子邮件地址为必填项,输入用户基本信息后点击【添加】,可继续 添加其他新用户,全部添加完成后点击【确定】按钮。

图 2-7:添加新用户

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批量删除 在图 2.4 邀请参加者的参加者列表中,若不想邀请某些用户,可勾选并点击【批量删除】。
?

高级设置 会议安排者可对此次会议进行高级设置,见图 2-8:高级设置,如网络带宽、视频类型、音频模式、H323 互通、 邮件设置和页面布局。

图 2-8:高级设置
? ? 网络带宽:指视频文件在单位时间内使用的数据流量,也叫码率,是视频编码中画面质量控制中最重要的部分。同 样分辨率下,网络带宽越大,压缩比就越小,画面质量就越高。范围 64Kbps~2048Kbps,默认为 256Kbps 视频类型: 指视频分辨率, 视频分辨率的高低决定了画面的大小和精细程度。 范围176×144~720×576, 默认为320 ×240。 ? ? ? ? 音频模式: 高清语音 32kbps 采样,宽带语音 16kbps 采样,窄带语音 8kbps 采样。 H323 互通: 设置此次会议是否与 H323 进行互通, 若勾选, 可选择硬件终端参数, 即红杉树视频会议系统传给 H323 硬件终端设备的视频参数。 邮件设置:设置此次会议的邮件提醒,在何种情况下,通过哪种语言来发送邮件。 页面布局:进入视频会议时窗口显示的默认布局。

【注】
若未开通 H323 服务,H323 互通选项将不会显示。

邀请旁听者 预约会议可邀请旁听者,旁听者在会议中只能听和看,没有任何权限也不可以被分配权限。若此会议允许旁听, 则可邀请用户作为旁听者的身份进入会议,见图 2-9:邀请旁听者。 旁听者和参加者是通过密码来控制的。故此会议允许旁听者时,会议密码和旁听密码都为必填项,且两者必须不 同。 同邀请参加者,会议安排者可通过组织结构、通讯录、添加新用户的方式来邀请旁听者。系统会通过电子邮件的 方式来通知这些用户,电子邮件中有相关的会议链接和旁听者密码。

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图 2-9:邀请旁听者 完成安排
所有参数都设置完成后,点【完成安排】按钮,进入会议信息确认表单,见图 2-10:会议详细信息。 点击【确认】完 成会议的安排,返回会议列表,系统将按照事先设置的规则向参加者发送电子邮件。点击【开始会议】直接开启此会议。 点击【返回】返回会议安排界面,重新安排。

图 2-10:会议详细信息

2.1.2

即时会议

会议安排者能立即开启会议,不需要任何的安排,点击【即时会议】进入即时会议安排界面,如图 2-11:即时会 议。 即时会议的基本会议信息有主题、密码、持续时间、参加人数和会议模式,高级设置中的参数都采用默认值。

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会议信息填写完后,点击【开始会议】直接开启此会议,会议安排者会收到一份电子邮件,邮件中有相关的会议 链接、会议密码等信息,可转发给他人让其加入会议。

图 2-11:即时会议

2.1.3

固定会议

若某个项目组会经常性地进行讨论,希望在一段时间内有个常设的会议室,参加者随时都可以进入会议并进行讨 论,会议安排者可安排一个固定会议。固定会议在一段相当长的时间内都存在不会结束,可被任意多次开启,即 使所有人都退出会议,固定会议仍可被开启。 主信息 点击【固定会议】,进入固定会议安排界面,见图 2-12:固定会议的主信息,需要确定主题、密码、开始时间、 结束时间、参加人数、会议描述等信息。

图 2-12:固定会议的主信息
? ? ? ? ? 主题:此会议的主题,默认为(用户名)的会议。 密码和确认密码:参加者加入此会议的密码。 开始时间和结束时间:此会议的开始时间和结束时间,可设置成一段相当长的时间。 参加者人数:此会议的参加人数,不能大于许可人数。 会议描述信息:会议安排者可填写关于次会议的描述信息。
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?

允许提前加入时间:确定此会议主持人和参加者能提前加入的时间,若在此时间范围之外,不可开启或加入 会议。

邀请参加者 邀请参加者同预约会议的邀请参加者,具体见【邀请参加者】。 固定会议被邀请的参加者能在会议时间范围任意加入会议进行讨论,并有所有的权限,也可申请成为会议主 持人。 高级设置 高级设置同预约会议的高级设置,具体见【高级设置】。

2.1.4

周期会议

会议安排者能根据一定的规则安排周期性的会议,如每几天、每个工作日、每周几等,无需重复安排,适用于企 业单位的例会。 主信息 点击【周期会议】,进入周期会议安排界面,见图 2-13:周期会议的主信息,需要确定主题、密码、开始时间、 结束时间、定期模式、重复范围、会议模式、参加人数、视频数目、主持人和会议描述等信息。

图 2-13:周期会议的主信息
? ? ? ? ? 主题:此会议的主题,默认为(用户名)的会议。 密码和确认密码:参加者加入此会议的密码。 开始时间和结束时间:此会议的开始时间和结束时间,只有时分,没有日期。 允许提前加入时间:确定此会议主持人和参加者能提前加入的时间,若在此时间范围之外,不可开启或加入会议。 定期模式:会议重复模式。 ? ? ? 每__天 表示每几天开一次会,如每 1 天表示每天都按时开会。 每个工作日 表示周一至周五每天按时开会 每___周一 表示每周几开会,可复选
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? ? ?

每月__号 表示每月几号开会

重复范围:设置会议重复在什么时间段有效。 会议模式:主持人控制模式和自由模式。主持人控制模式指进入会议时,除主持人具有所有权限之外,其他参加者 只有答疑、下载、注释和公共聊天四种权限。自由模式指所有与会者进入会议时就已经拥有所有的权限,同时主持 人仍具有设置参加者权限的权力。

? ? ? ? ? ?

参加者人数:此会议的参加人数,不能大于许可人数。 视频数目:主持人和参加者在会议中能打开的视频路数,不能大于许可视频数。 主持人:会议的主持人默认为会议安排者,即本人,也可更换主持人。点击【更换主持人】弹出组织结构/组对话 框。 会议描述信息:会议安排者可填写关于次会议的描述信息。 不公开:选择此会议是否公开给未被邀请的用户。 参加者必须登录系统:指所有参加会议的人必须先登录系统后才能够进入会议。

【注】
会议密码是否必须和是否允许提前加入会议可在【系统管理】->【会议管理】->【系统设置】中设置。

邀请参加者 邀请参加者同预约会议的邀请参加者,具体见【邀请参加者】。 高级设置 高级设置同预约会议的高级设置,具体见【高级设置】。

2.2 出席会议
出席会议分为两部分,会议列表和会议号入口,会议列表为视频会议系统的首页。

2.2.1

会议列表

所有的用户都可以查看会议列表,可按照时间查看今日、明日、本周和本月的会议,见图 2-14:会议列表。 在今日页面中分为正在进行的会议和未开始的会议,点击主题可查看每个会议的详细信息。

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图 2-14:会议列表 在操作中点击【加入】或【开始】进入出席会议页面,见图 2-15:出席会议。输入姓名、邮件地址和会议密码后, 点击【确定】加入或启动会议。

【注】
? ? 若用户已登录系统中,则不会显示姓名和邮件地址字段。 此会议若没有设置会议密码,则不会显示会议密码字段。

图 2-15:出席会议

2.2.2

会议号入口

若用户知道会议号,可通过会议号入口进入到会议中,见图 2-16:会议号入口。输入会议的会议号,点击【进入 会议】按钮,切换到出席会议页面,见图 2-15:出席会议。

图 2-16:会议号入口

2.2.3

会议链接加入

用户可通过会议链接的方式启动或者加入会议,见图 2-17:邮件模板,点击相应链接后直接打开出席会议页面, 见图 2.15 出席会议。若此会议要求用户必须登录系统后才能加入会议,则链接到登录页面。

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启动会议链接

加入会议链接 2.3 我的会议中心
用户可在我的会议中心查看以下会议报表: ? ? ? ? 我安排的会议 被邀请参加的会议 被邀请旁听的会议 我的报表

图 2-17:邮件模板

【注】
若未开通旁听者服务,则不显示被邀请旁听的会议。

2.3.1

我安排的会议

在系统左边导航菜单栏中,点击【我的会议中心】->【我安排的会议】,进入“我安排的会议”界面,见图 2-18: 我安排的会议:

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图 2-18:我安排的会议 在我安排的会议界面,用户可查看本人安排的会议,并可进行以下会议操作: ? 编辑会议 ? 取消会议 ? 开启会议 ? 短信通知 编辑会议 会议安排者可对固定会议、预约会议和周期会议进行编辑,点击该会议名称后面的【编辑】按钮,切换到会议 编辑页面,编辑完成后点击【完成安排】。若会议时间,会议密码或者参加者有所变化时,系统会重复邮件,提 醒参加者该会议已调整。 取消会议 如果计划有变必须取消会议,会议安排者点击该会议名称后面的【取消】按钮,弹出提示消息,点击【确认】正 式取消会议,系统自动会给相关人员发送邮件提醒该会议已被取消。 开启会议 会议安排者可启动未开启的会议,点击该会议名称后面的【开启】按钮开启会议。 短信通知 若已开通短信服务和通道,会议安排者可给会议参加者发送短信通知,点击【短信通知】进入短信通知界面。

2.3.2

被邀请参加的会议

在系统左边导航菜单栏中,点击【我的会议中心】->【被邀请参加的会议】,进入“被邀请参加的会议”界面, 见图 2-19:被邀请参加的会议:

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图 2-19:被邀请参加的会议 在“被邀请参加的会议”界面,用户可查看本人被邀请参加的会议相关信息,并可进行相应操作。

2.3.3
操作。

被邀请旁听的会议

点击【被邀请旁听的会议】,进入“被邀请旁听的会议”界面,可查看本人被邀请旁听的会议相关信息,并可进行相应

2.3.4

我的报表

点击【我的报表】,进入“我的报表”界面,可查看本人安排的已经结束的会议信息,并可查看会议的参会名单, 点击该会议后面的【参会名单】。

2.4 帮助中心
帮助中心分为测试会议和下载中心两部分。

2.4.1

测试会议

对于初次使用红杉树视频会议系统的用户,可以事先加入测试会议,下载视频会议所需的插件,并检测计算机是 否满足开会要求,保证会议顺利进行。 在测试会议中,用户可对音频,视频进行检测,保证扬声器和麦克风能够正常工作,见图 2-20:测试会议。

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图 2-20:测试会议

2.4.2

下载中心

点击【下载中心】,进入下载中心页面,见图 2-21:下载中心,可以下载包括各种手册,插件以及客户端程序等 资料。

图 2-21:下载中心

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3 会议室界面
根据提示输入会议密码。单击“进入会议”。见图 3-1:会议室界面。
菜单栏 功能栏

视频交互

给单个人设置 权限

音频控制及窗 口布局

文字聊天

图 3-1:会议室界面

3.1 菜单栏

一级菜单 文件

二级菜单 系统设置 退出 显示工具栏 总在最前面 同步窗口布局 与主讲人同步 关闭参加者视频 关闭参加者音频

描述 设置会议中的音频和视频 退出会议; 如果是主持人需要首先把主持人角色授予其他 人,否则主持人直接退出会结束会议; 控制“工具栏”是否显示 设置该系统总是显示在桌面的最前端 主持人或主讲人暂时同步所有其它人的窗口与自己一致 主讲人永久同步所有其它人的窗口和数据与自己一致 主持人关闭所有参加者的视频 主持人关闭所有参加者的音频

视图 操作

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申请成为主持人 参加者权限设置 邀请参加者 H323 呼出 H323 呼入 双屏显示 截图 截图时隐藏当前 窗口 录制 发布公告 点名 工具 鼓掌

当主持人登陆后,系统自动生成一个密码,并显示在会议 信息中,当该主持人把角色转给其它参加者时,可以通过 输入主持人密码,拿回主持人角色。 对所有参加者的权限进行设置 邀请其他参加者参加会议 通过 H323 呼出邀请参加者 参加者通过 H323 硬件视频设备参与会议 在企业的会议室应用中, 会将视频共享和文档共享分别在 不同的显示器中来显示。 有效的让参会者可同时看视频 和数据内容。 对想要立即获取并应用的图片进行截取 选中该选项,在截图时就会隐藏当前会议窗口 对会议的整个过程进行录制,方便会后观看 在会议中主持人可以发布公告, 告知参加者一些会议信息 在会议或培训的过程中, 会议的主持人或是老师希望能够 了解到现在参加者与会的情况,是在电脑前还是离开了。 起到现场气氛烘托的效果 如果主持人在参与者都加入会议后, 不希望其他无关的参 加者加入到会议中来,主持人可以锁定当前会议,这样其 他的参加者将不会加入到当前会议,起到了保护机密,防 止打扰的作用。 用户可以在 Conference 中的系统设置中对音频和视频设 备进行检测 红杉树视频会议系统相关信息 本次会议相关信息

锁定会议

检测本机环境 帮助 关于 信息

3.2 工具栏

工具 打开文档 新建白板 程序共享 影音播放 文件传输 协同浏览

描述 用户可以打开文档进行共享 用户新建一个共享白板 进行程序共享 进行影音播放共享 上传下载文件 进行协同浏览

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投票 分组会议 共享区

创建,组织投票 组织发起分组会议 返回共享区

3.3 视频窗口

视频工具 显示名称 平铺排列视频 主次排列视频

图标

描述 在视频窗口显示或隐藏用户名 平铺排列各路视频 选择一路视频为主视频,大屏显示,其他小视频大小一致,半围绕着大视 频 主持人可以将本地的视频同步给每一个参加者 设置每隔多少时间轮询多少路视频 点击此按钮可以使视频窗口变为浮动视频窗口 点击此按钮使浮动视频窗口固定在会议系统客户端界面的左上角。 点击此按钮最大化视频窗口 点击此按钮最大化视频窗口

视频同步 视频轮询 浮动视频 停靠视频 展开视频 收起视频

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3.4 参加者列表

参加者列表工具 搜索 打开/关闭视频 打开/关闭视频 更改角色

描述 搜索参会者。 打开/关闭相应参会者的视频。 打开/关闭相应参会者的音频。 更改相应参会者的角色。 系统提供四种角色:主持人,主讲人,助理和参加者

设置权限 音频设置 举手 放下手 放下所有人的手

对相应的参会者进行单独权限设置。 主持人可以对相应参会者的音频进行设置。 参会者可以举手引起主持人或助理的注意。 主持人或助理可以放相应参会者举起的手。 主持人或助理可以放下所有人举起的手。

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私聊 修改显示名称 请出会议

与相应的参会者进行私聊。 参会者可以修改 主持人可以把相应的参会者请出会议。

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4 主持会议
对于大多数会议,都会有一个主持人来管理并保证其顺利进行。其他参加者通常作为参加会议的人员,偶尔通过 交谈或演示对会议起一些帮助作用。在红杉树会议系统中,会议的管理者称为主持人。主持人负责管理会议以及 向参加者发送信息。 虽然主持人通常是会议的创建者,但并非一定要创建会议才能成为主持人。在下列情况下,您将成为会议主持人: ? 您创建了预定会议,系统会默认您为主持人。 ? 他人在创建会议的时候,制定您为该会议的主持人。 ? 在会议中,前一个主持人通过切换主持人使您成为主持人。如果您的姓名显示成红色,那么您就是主持人。 作为主持人,您的权利和责任是管理会议(包括确保会议准时召开和结束,以及处理权限和角色)以及向参加者 发送信息,例如,答疑中对问题的回答和问卷调查问题。 作为会议的主持人,你可以进行以下操作 ? ? ? ? ? ? ? ? ? 分配角色 设置权限 发布公告 视频画中画 点名 录制会议 锁定会议 延长会议 结束会议

【注】
如果主持人在会议期间,意外离开,处理的规则是: ? ? ? 主持人意外离开会议后,如果有主讲人和助理,则把主持人角色优先赋予主讲人,没有主讲人可以赋予给助 理。当主持人重新登陆进会议后,主持人角色重新还给他。 如果没有主讲人和助理,赋予主持人给在线参加者中的任意一个。 主持人离开后,其他的参加者的权限保持不变。

4.1 分配角色
系统中有以下五种角色:支持人,主讲人,助理,参加者和旁听者。在红杉树视频会议系统里只设有一名主持人, 一名主讲人,四名助理和若干参加者和旁听者。系统中用不同的颜色来部分不同的角色。具体描述如下表: 角色名 称 数量 显示颜 色 权限说明

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主持人 主讲人

1 1

红色 蓝色

是会议中主要的管理者, 主要包括角色分配, 权限设置,会议设置等控制 方面的权限和所有的操作权限。 是会议中主要的发言人, 默认是主持人, 主持人也可以把该角色赋给参加 者。 主讲人有程序共享,影音播放,协同浏览的权限和其他所有的操作权限。 主讲人可以给参加者进行权限设置; 是会议中的协助者,主要包括投票, 答疑, 抽奖的权限和其他所有的操作 权限。 助理可以给参加者进行权限设置; 是会议主要的聆听者, 默认拥有文件下载, 公聊权限, 其它操作权限主要 由主持人赋予。 是会议主要的旁听者,没有交互的权限,只能接受语音,视频和数据。

助理

4

绿色

参加者 旁听者

若干 绿色 若干 不显示

不同角色拥有不同的权限,下表详细描述了系统中角色与权限之间的关系: √:表示该角色拥有的,不可以取消; ×:表示该角色不拥有的,不可以赋予; ◎:表是默认该角色不拥有,可以赋予和取消; 对象 操作权限 音视频 音频 操作 打开\关闭自己的音 频 打开\关闭他人的音 频 视频 打开视频 视频同步 视频轮循 其他操作 布局 鼓掌 点名 发布公告 邀请 请出会议 放下手 录制 锁定会议 文档共享/白板 切换布局 鼓掌 点名 发布公告 邀请参加者 请出会议 放下手/放下所有人 的手 录制 锁定 创建白板,共享文 档,截图 注释 保存 翻页 文件传输 文字交流 聊天 上传 下载 公聊 主持人 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ 主讲人 √ √ √ × √ √ × × × × × √ √ × √ √ √ √ √ √ √ 助理 √ √ √ × √ √ × × × × × √ √ × √ √ √ √ √ √ √ 参加者 ◎ × ◎ × ◎ ◎ × × × × × × ◎ × ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎
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私聊 答疑 影音播放 程序共享 投票 分组会议 结束会议 权限管理 分配角色 分配权限 答疑的控制 参加答疑 影音播放 程序共享 创建投票 创建分组会议 结束会议 分配角色 分配权限

√ √ √ ◎ ◎ √ √ √ √ √

√ √ √ ◎默认主讲 人 ◎默认主讲 人 √ √ × × √

√ √ √ ◎ ◎ √ √ × × √

◎ × ◎ ◎ ◎ × ◎ × × ×

主持人可以对参会者进行角色分配,具体操作如下: 在参加者列表中, 选中并右键点击需要分配角色的参会者, 【更改角色】 选择 下面某个想要分配的角色 (如下图) :

图 4-1:分配角色

4.2 设置权限
在系统中,主持人可以对所有参会者统一设置权限或对每一个参会者单独设置权限;主讲人和助理只能对每一个 参会者单独设置权限。系统中具体权限如下表:
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分类 音频视频

控制权限点 打开音频 打开视频 视频轮询

文档共享

新建文档/白板/截图 注释 换页 保存

文件传输

文件上传 文件下载

文字交流

公聊 私聊 答疑

其他权限

窗口布局 录制 创建分组会议

4.2.1

统一权限设置

1. 在菜单栏中,点击【操作】->【参加者权限设置】,弹出权限设置窗口(如下图):

图 4-2:统一权限设置 2. 选中需要分配的权限,点击【确定】。

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4.2.2
1.

单独权限设置

选中并右击需要设置权限的参会者,选择【设置权限】,弹出个人设置权限窗口(如下图):

图 4-3:单独权限设置 2. 选中需要分配的权限,点击【确定】。

4.3 会议公告
主持人可以在会议中设置会议公告,通知所有参会者。会议公告具体操作包括:发布公告和停止公告。

4.3.1
1.

发布公告

在菜单栏中,点击【工具】->【发布公告】,弹出公告设置窗口(如下图):

图 4-4:公告设置 2. 输入公告内容和播放次数,选择公告显示字体大小和颜色,点击【确定】后,公告就会在系统界面的右上角 动态显示(如下图):

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图 4-5:公告显示

【注意】
? ? ? 公告信息中文上限 50 个字符,英文 100 个字符。 用户可以选择大、小两种字体。 字体颜色可以有黑、红、紫、蓝四种颜色供用户选择。

4.3.2

停止公告

在菜单栏中,点击【工具】->【停止公告】,停止动态播放的公告。

4.4 视频画中画
一路视频全屏并同步后,右键可弹出新的视频框浮动在全屏视频的右下角,实现画中画的功能。主持人可以对浮 动视频窗口进行视频打开、关闭、轮循、切换等操作。 1. 主持人选择一路视频,右键选中【全屏】。 2. 一路视频全屏后,右键选中【画中画】,在屏幕的右下角出现会议中打开的其他视频(如下图):

图 4-6:视频画中画
3. 在视频全屏窗口中,右键取消【画中画】,则取消画中画视频窗口。

【注】
? ? ? 画中画视频窗口默认显示浮动在全屏视频的右下角。此视频框可以被拖拉和拖动。 在画中画视频框中右键菜单选择【打开视频】,打开有摄像头的参加者列表;勾选则打开新的视频,取消勾选则关 闭已经打开的视频。 主持人在全屏窗口单机鼠标右键,选择“同步画中画”其他参加者也同样显示视频窗口,视频窗口中仅显示主持人 同步的视频。此时,右键选择“取消同步画中画”其他参加者看不到视频窗口。
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? ?

在视频全屏窗口,右键取消选择【全屏】,则全屏窗口关闭并还原到前一个视频布局。 在此操作过程中,参加者不能自己还原窗口, 助理和主讲人可以手动关闭全屏窗口。

4.5 点名
在会议进行的过程中,主持人可以通过点名功能来确认哪些参加者已经离开,哪些参加者还在会议中,利于会议 的管理。 具体操作如下: 1. 在菜单栏中,点击【工具】->【点名】,出现点名窗口(如下图):

图 4-7:启动点名 2. 3. 主持人设置点名响应的时间,点击【开始点名】启动点名。 主持人启动点名后,参加者端弹出点名的窗口,见图 3.6 回应点名。参加者点击【确定】按钮进行响应。

图 4-8:回应点名 4. 点名时间到后,如果参加者没有响应,该窗口将自动关闭。主持人端显示点名窗口,并实时显示多少人已经 响应,时间到后,统计点名的结果。

图 4-9:点名结果
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5.

点击【开始点名】开始新一轮的点名,点击 【导出结果】以 CSV 格式导出点名统计结果。

【注】
?
?

点名发起后加入的人不会弹出响应窗口。 点名发起后,没有响应且退出的用户,统计到没有响应。

4.6 录制会议
具有录制会议权限的用户可以对当前会议进行录制方便会后参考。具体操作步骤如下: 1. 在菜单栏中,点击【工具】->【录制】,弹出录制窗口(如下图):

图 4-10:录制窗口 2. 3. 4. 5. 点击 点击 点击 点击 开始录制。 暂停录制。 结束录制。 配置录制参数(如下图):

图 4-11:录制设置

4.7 锁定会议
如果主持人在参与者都加入会议后,不希望其他无关的参加者加入到会议中来,主持人可以锁定当前会议,这样 其他的参加者将不会加入到当前会议,起到了保护机密,防止打扰的作用。具体操作步骤如下: 1. 在菜单栏中,点击【工具】->【锁定会议】,如下图:

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图 4-12:锁定会议 2. 3. 在弹出的确认窗口,点击【确定】锁定会议。 锁定会议后,在会议窗口的右上角会出现一个锁定的标志,如下图:

图 4-13:锁定标志
4. 如果需要取消锁定会议,则把锁定会议前的勾去掉。见图 3.4 解除锁定。

图 4-14:解除锁定

4.8 延长会议
在会议管理界面如果勾选了“以安排会议的时间和人数严格控制”,则会议会按照预定的时间结束,在结束之前 会提示主持人是否延长会议。见图 4-14:会议结束提醒。 延长会议具体操作步骤: 1. 会议安排的时候,会议的安排者设定会议的开始时间和结束时间,如 14:00-15:00。 2. 会议开启后,到 14:45 时,也就是预定的会议结束时间前 15 分钟弹出对话框提示主持人,离会议还有 15 分 钟结束,是否需要延长会议?

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图 4-15:会议结束提醒 3. 4. 5. 主持人选择会议延长的时间(0,15,30,45 可选),点击【确定】。 会议结束前最后 5 分钟和 1 分钟时,在会议的界面右下角显示窗口提示:离会议结束还有 5 分钟(1 分钟)。 会议时间到,则提示:会议时间到,会议自动结束。

4.9 结束会议
主持人退出会议,此会议就随之结束。具体步骤如下: 在菜单栏中,点击【文件】->【退出】结束会议。

【注】
如果您是主持人,并且决定只是暂时离开会议或先行离开,会议将继续,则应当在离开之前将主持人角色赋予另 一位与会者。

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5 会议演示
作为会议的主讲人,你可以进行以下操作: ? ? ? ? ? ? ? ? ? 共享文档 共享桌面/应用程序 共享白板 影音播放 协同浏览 文件传输 分组会议 答疑 问卷调查

5.1 共享文档
用户可以在会议中共享演示文件或幻灯片,并可以注释共享的文档。

5.1.1

打开共享文档

在工具栏中,点击【打开文档】,选择需要共享的文档,文档选中后就在共享区的一个页签中打开(如下图):

图 5-1:共享文档

5.1.2

演示 PowerPoint 动画文档
40

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在会议中可以显示 PowerPoint 文档中的动画效果。在打开文档共享的时候,选择 PPT 动画模式,即可通过点击鼠 标来控制文档中的动画效果。见图 3.29 PPT 动画演示。

图 5-2:PPT 动画演示

5.1.3

文档共享工具栏

工具名称 鼠标指示

图标

说明 使用鼠标指针工具指向演示文档。 再次点击此图标则关闭鼠标指示功能。

图形

用户可以使用图形工具在演示文档中注释。 系统提供不同形状的图形:圆形、矩形、多边形以及正确和错误图标。 再次点击此图标则关闭图形功能。

线条

用户可以使用线条工具在演示文档中注释。 系统提供以下几种线条:直线、单箭头直线和双箭头直线。 再次点击此图标则关闭线条功能。

线条粗细

设置线条粗细。

画笔

用户可以使用画笔工具在演示文档中注释。 系统提供两种画笔:钢笔和荧光笔。 再次点击此图标则关闭画笔功能。

调色板

设置注释颜色。

橡皮擦

消除演示文档中的注释。 再次点击此图标则关闭橡皮擦功能。

字体

设置注释字体。

输入文本

用户可以在演示文档中输入文本进行注释。 再次点击此图标则关闭输入文本功能。

截图

对当前页中进行截图。

翻页

对演示文档进行翻页。

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宽度适应

调整演示区域宽度。

保存当前页 同步 全屏

把当前页以 jpg 格式保存。 与主讲人同步演示数据和布局。 全屏显示演示文档。

5.2 共享桌面/应用程序
在会议中,用户可以进行桌面和应用程序的共享。这项功能对远程协助和产品 demo 演示等非常有帮助。

5.2.1
1.

共享桌面/应用程序

在工具栏中,点击【程序共享】,弹出设置共享窗口(如下图):

图 5-3:设置共享 2. 选择共享选项: ? ? ? 3. 共享整个桌面 共享 Conference 客户端 共享指定应用程序

选择画面质量和帧率,点击【确认】。

5.2.2

程序共享工具栏

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工具名称 选择共享 暂停共享 停止共享 控制授权 取消授权 开始注释 打开/关闭音频 返回

描述 选择其他程序进行共享。 暂停当前的程序共享。 停止当前的程序共享并退出。 授权其他参会者对当前的共享程序进行操作。 收回对其他参会者对当前的共享程序进行操作的权限。 对当前的共享程序进入注释。 在程序共享中,用户可以打开或关闭音频。 返回到会议的主界面。

5.3 共享白板
在会议中,用户可以新建白板,然后在白板中进行注释说明以达到更好的沟通效果。用户可以添加多个白板,并 可以在白板之间自由地切换。 在工具栏中,点击【新建白板】,则新建的白板就会以页签的方式显示在共享区内(如下图):

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图 5-4:共享白板

5.4 影音播放
在会议中,用户可以与参会者分享多媒体文件。

5.4.1
1. 2. 点击

影音播放

在工具栏中,点击【影音播放】,出现影音播放窗口。 ,选择需要共享的多媒体文件进行播放(如下图):

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图 5-5:影音播放

5.4.2

影音播放工具栏

工具名称 播放

图标

描述 播放多媒体文件。

暂停

暂停播放。

停止

停止播放。

打开文件

打开多媒体文件进行播放。

视频质量

设置影音播放质量:高、中、低和高级设置 ? ? ? ? 低:352×288;码流 512kbps; 中:640×480;码流 1M; 高:视频原始分辨率;码流 2M; 高级设置:自行调节分辨率和码流。

默认为高;

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如果视频源的分辨率 (帧率, 码流) 小于设定的值, 则按照视频源的分辨率(帧率,码流); 如果视频源的分辨率 (帧率, 码流) 大于设定的值, 则按照设定的分辨率(帧率,码流); 随机播放 随机播放影音文件列表的文件。

循环播放

循环播放影音文件列表的文件。

静音

设置成静音。

音量 全屏

调节播放音量。 设置全屏显示。

视频右键 菜单

用户选择影音文件播放时的显示模式

5.5 协同浏览
用户可以在视频会议中将互联网的网站或是页面共享出来,和参加者一起进行浏览。

5.5.1
1. 2.

协同浏览

在工具栏中,点击【协同浏览】。 在地址栏中输入想要共同浏览的网页地址,点击 Enter 键打开网页(如下图):

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图 5-6:协同浏览

【注】
? ? ? ? 主讲人点击页面的链接,需要新建窗口,则新建一个标签,位于该标签页的后面,并当前显示该标签。 其他参加者点击页面的链接,需要新建窗口,则直接在本地弹出,不新建标签。 主讲人可以切换标签页面 ,会议中其他的参加者跟随主讲人进行切换。 参加者不能自行切换标签。

5.5.2
工具名称

协同浏览工具栏
图标 描述 前进后退页面浏览。

前进/后退

刷新 新增 取消 同步

刷新当前浏览的页面。 新增一个网页浏览页签。 取消当前浏览的页面。 与主讲人同步浏览。 ? ? 主讲人点击同步,则会议中其他的参加者跟随主讲人同 步到页面的当前位置; 会议中其他的参加者点击同步,则同步到主讲人当前页 面的当前位置。
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全屏

设置全屏显示。

5.6 文件传输
拥有文件上传/文件下载权限的用户可以在系统中上传/下载文件。文件传输包含以下操作: ? ? ? 新建文件共享 取消文件共享 下载共享文件

5.6.1
1.

新建文件共享

在工具栏中,点击【文件传输】,进入我的共享页签(如下图):

图 5-7:我的共享 2. 点击【新建共享】,弹出新建共享窗口(如下图):

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图 5-8:新建共享 3. 点击【浏览】,选择需要共享的文件,输入文件的描述,点击【确定】,则共享的文件就出现在我的共享页 签中。

5.6.2

取消文件共享

在我的共享页签中,选中需要取消共享的文件,点击【取消共享】,则选中的文件就在我的共享页签中消失。

5.6.3

下载共享文件

在浏览共享页签中,选中需要下载的共享文件,点击【下载】。

5.7 分组会议
主持人,主讲人或者助理可以在会议中创建分组会议,参加者可以进入指定分组会议中进行讨论,不影响主会议 的进行。分组会议结束后还可以把讨论结果共享到主会议中。 分组会议中可以进行以下操作: ? 新建分组会议 ? 加入分组会议 ? 退出分组会议 ? 结束分组会议

5.7.1
1.

新建分组会议

在工具栏中,点击【分组会议】,进入分组会议列表界面(如下图):

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2.

图 5-9:分组会议列表 点击【新建分组列表】,弹出创建分组会议窗口(如下图):

3. 4.

图 5-10:创建分组会议 输入分组会议主题,选择参加者和主持人,点击【确定】,启动分组会议。 在被邀请参加者的界面弹出邀请确认窗口(如下图),点击【确定】进入分组会议。

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图 5-11:邀请参加分组会议

5.7.2

加入分组会议

在分组会议列表界面,选择需要参加的分组会议,点击【加入】,进入选中的分组会议。

5.7.3

退出分组会议

在参会者的分组会议界面,点击右上角的【退出分组会议】按钮,退出当前的分组会议。

5.7.4
1. 2.

结束分组会议

在主持人的分组会议界面,点击右上角的【结束分组会议】按钮,结束当前的分组会议。 如果分组会议存在共享的文档或白板,在分组会议结束时,主持人可以把文档或白板共享到主会议中去(如 下图):

图 5-12:共享分组会议内容 3. 选择需要共享的文档和白板,点击【确定】。

【注】
? ? ? 每一个会议最多可以创建 5 个分组会议. 分组会议和主会议比较在功能上有所精简,保留了文档共享,白板,文件传输,投票,音视频交互等。 分组会议和主会议的音频视频数量不能超过设定的总音视频数量。
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?

分组会议的创建者可以选择进入分组会议的参加者,也可以限定分组会议的最大人数。

5.8 答疑
答疑功能和聊天区放在一起,方便参加者在会议中随时进行提问。 参加者提出的问题发送给培训组织者(主持人,主讲人和助理),会议组织者可以对参加者提出的问题进行回答, 参加者就能收到回复。如果这个问题具有代表性,或其他参加者也有问,这样就不一一作答了,可以回答一次, 然后把这个问题公开,这样其他的参加者就都能看到了。见图 5-13:参加者的答疑界面和图 5-14:主持人的答疑 界面。

图 5-13:参加者的答疑界面

图 5-14:主持人的答疑界面

【注】
? ? 组织者(主持人,主讲人和助理)可以看到所有的问题,也可以对所有的问题进行回答。 参加者只能看到自己提的问题和公开的问题。

5.8.1
工具 提问 回复 修改 冻结 解冻 删除 保存 查看 公开问题

答疑工具栏
描述 提问问题。 回复选定问题。 修改选定问题或答案。 冻结选定的问题。用户不能对冻结的问题进行修改和回复。 解冻选定的冻结的问题。 删除选定的问题或答案。 保存整个答疑过程的内容。 查看选定问题或答案的详细内容。 公开选定的问题或答案。 其他参会者就能看到或参与回复公开的
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问题和或答案。 自动公开所有 问题 公开所有问题和答案。注:此功能按钮只对支持人可见。

答疑过程中包含以下操作: ? 提问问题 ? 回复问题 ? 修改问题 ? 冻结/解冻问题 ? 删除问题 ? 保存答疑内容 ? 公开问题 ? 自动公开所有问题

【注】
拥有答疑权限的用户才能参与答疑过程。

5.8.2
1.

提问问题

在答疑工具栏中,点击【提问】,弹出新问题窗口(如下图):

2.

图 5-15:提问问题 输入你要提问的问题,点击【确定】后,该问题就会出现在答疑区。

5.8.3
1.

回复问题

选中你想要回复的问题,点击【回复】,弹出回复窗口(如下图):

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2.

图 5-16:回复问题 输入你的回复,点击【确定】后,你的答案就会出现在所对应问题的后面。

5.8.4
1.

修改问题

选中你想要修改的问题,点击【修改】,弹出修改窗口(如下图):

图 5-17:修改问题 2. 对问题进行修改,点击【确定】。

【注】
用户只能修改自己提问的问题。

5.8.5

冻结问题

选中你想要冻结的问题,点击【冻结】。

【注】
? ? ? 只有主持人,主讲人和助理能冻结或解冻问题。 冻结的问题不能被修改或回复。 冻结的问题可以解冻。

5.8.6
1.

删除问题/答案

选中你想要删除的问题或答案,点击【删除】。
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2.

在删除确认窗口,点击【确定】删除选定的问题或答案。

【注】
? ? 删除一个问题后,该问题对应的答案也都删除了。 删除答案操作只删除该答案本身,对应的问题不会被删除。

5.8.7

保存答疑内容

在答疑工具栏中,点击【保存】,把你能看到的答疑过程的内容保存为文本格式的文件。

【注】
用户只能保存在答疑区可见的内容。

5.8.8
1.

公开问题

选择需要公开的问题,点击【公开】,弹出公开确认窗口(如下图):

图 5-18:公开问题 2. 点击【确定】公开选中的问题。

【注】
如果选中“公开后,冻结该问题”选项,则问题公开后被冻结,即该问题不能被修改或回复。

5.8.9

自动公开所有问题

在答疑工具栏中,选中【自动公开所有问题】,则在此后提问的问题和答案都是公开的,所有参会者都可见。

【注】
【自动公开所有问题】按钮只对主持人可见。

5.9 问卷调查
有权限的用户可以点击“投票”,会出现如下的界面,您可以在此界面上创建新的投票或问卷调查。见图 5-19: 投票系统。

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图 5-19:投票系统 问卷调查形式:记名投票和匿名投票;限时投票和不限时投票。 问题形式:单选题,多选题和简答题。 问卷调查过程包含以下操作: ? 新建问卷调查 ? 修改问卷调查 ? 导出问卷调查 ? 导入问卷调查 ? 发布问卷调查 ? 结束问卷调查

5.9.1
1. 2. 3. 4. 5.

新建问卷调查

在工具栏中,点击【投票】,一个新的问卷调查以页签的形式出现在问卷调查区域。 在投票主题字段,填写新建问卷调查的主题。 在【新增投票内容】栏,选择问题形式:单选题,多选题和简答题,并输入你设计的问题。 在【选项】字段,输入你设计的对应问题的备选选项,点击【新增一个选项】按钮新增备选选项。 点击【新增问题】按钮新增新的问题。

【注】
? ? 在【投票内容预览】栏,使用 可以预先指定问题正确答案。 点击【新增一个选项】按钮新增备选选项,一个问题可以最多有 7 个备选选项。

5.9.2
1.

修改问卷调查

在【投票内容预览】栏,双击需要修改的问题或备选选项后进行修改。

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2. 3. 4.

点击 可以删除选中的问题或备选选项。 点击 或 可以调整选中的问题或备选选项。 点击 可以预先指定对应问题的正确答案。

5.9.3

导出问卷调查

问卷调查内容新建完成后,你可以导出该新建的调查问卷以便日后使用。具体操作如下: 在问卷调查区域,点击【导出】,把当前的调查问卷以 XML 格式保存。

5.9.4

导入问卷调查

你可以导入本地预先准备的调查问卷,然后进行发布投票以提高开会效率。 在问卷调查区域,点击【导入】,把位于本地的 XML 格式的调查问卷导入到系统中。

5.9.5
1. 2.

发布问卷调查

调查问卷内容新建完成后,选择投票形式:记名投票和匿名投票;限时投票和不限时投票。 点击【发布】,调查问卷就呈现在所有参会者的会议界面,让参会者进行投票活动了。

5.9.6
1.

结束问卷调查

问卷调查结束后,点击【结束投票】结束当前的问卷调查。

图 5-20:投票结果统计界面 ? 2. 3. 点击【公布投票结果】将问卷调查结果公布给所有的参会者。 点击【保存】以 CSV 格式保存当前问卷调查结果。 点击【查看单个用户情况】查看单个用户的投票情况。注此按钮只对记名投票有效。

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6 参加会议
作为一般参会者,你可以进行以下操作: ? ? ? ? 查看权限 申请权限 举手 参加问卷调查

6.1 查看权限
在您出席会议后,参加者列表中您的名字颜色显示您的权限,前方的“摄像头”,“话筒”小图标将显示您是否 有发言的权限或视频的权限。
显示颜色 红色 蓝色 绿色 灰色 不显示 会议角色 主持人 主讲人 助理 参加者 旁听者

有关角色的任务和职责的更多信息,请参阅【会议角色】。

6.2 申请权限
申请权限的方法是:举手引起主持人或是助理的注意,在与主持人的私聊中提出申请,主持人会根据实际需求来 设置您的权限。

6.3 举手
在会议期间,您可以随时“举手”以引起主持人或主讲人的注意。在以下情况下,您可能想要举手: ? 您需要申请演示权。 ? 您想要回答问题或在会议中发言。您可以举手向主持人或主讲人示意您要发言。 ? 您想要确认您已出席该会议。您可以举手来告知主持人或主讲人您已做好开会准备。 具体操作步骤如下: 1. 在参加者列表中,单击参加者列表顶部的举手按钮 举起您的手,同时一个手形图标显示在您的姓名旁边。

2.

所有的参加者均可以看到此手形图标。 单击参加者列表顶部的放下手按钮可以放下您的手。参加者列表中您姓名旁边的手形图标将消失。

【注】
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? ?

举手后,主持人可以放下您的手,也可以您自己放下。其他参加者(包括除主持人之外的参加者)不能放下 您的手。 举手无需任何权限。

6.4 参加问卷调查
会议中,主持人,主讲人和助理可以通过举行问卷调查来收集来自参加者的信息。例如,主持人可能会要求参加 者选择要聘用哪位求职者。您可以通过完成屏幕上显示的“投票”对话框来完成投票。投票可以是匿名的,也可 以是记名的。 投票具体操作: 在“投票”对话框中选择或输入您对问卷调查问题的回答,然后点击【投票】提交你的问卷回答。(如果您不想回 答问卷调查,单击【弃权】。) 主持人在投票结束以后,可以将投票结果发布,这样其他的参加者就能看到投票的结果。

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7 音视频和文字交互
在会议中,你可以通过以下几种方式与其他参会者进行实时互动: ? ? ? 音频交互 视频交互 文字交互

7.1 音频交互
使用计算机音频时,任何参加者都可以随时通过麦克风发言,使其他参加者听见自己的声音。 一般情况下,会议的主持人(主讲人,助理)会按照需求,给部分的人开通音频,如果您要发言,可以举手示意 主持人赋予您这个权利,说话完毕后,主持人可以撤销您的发言权。 主持人也可以将打开音频的权限赋予给所有的参加者,这样参加者就可以自行打开和关闭音频。

7.1.1

测试和配置声卡

要确保在会议期间您的声卡性能良好,可以使用录音机来测试此声卡的录音和播放功能测试录音和播放功能。具 体操作步骤如下: 1. 点击菜单栏中的【文件】→【系统设置】→【音频设置】。如下图:

2. 3. 4.

图 7-1:音频设置 点击【播放声音】,检查是否可以听到系统播放的音乐,并调节音量以达到合适收听效果; 如果无法听到音乐,请检查您的扬声器是否打开,并和计算机正确连接,同时扬声器没有设置为静音。 检查麦克风:点击录制按钮 ,对着麦克风说话,录制一段语音,点击播放 ,系统将播放录制的语

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5.

音,检查是否声音是否清晰,音量是否合适。 如果无法听到声音,请检查您的麦克风是否打开,并和计算机正确连接,同时麦克风没有设置为静音。

7.1.2

设置音频参数

系统中包含以下音频参数: ? 音频质量:语音的质量分高清(42kbps),宽带(32kbps)和窄带语音(16kbps),且可根据实际使用情况自行调 节。 ? 唇音同步:在音频设置中设置为唇音同步,则视频和声音同步传输,没有设置则音频优先传输。 ? 自动增益:采用自动增益控制算法,使通话更加轻松自然。 ? 回音消除:采用回音消除技术,有效消除回音现象。 ? 静音检测:采用静音检测算法,大大节约对带宽的占用。 ? 噪音抑制:采用先进的噪声消除技术,实现比电话更清晰的语音效果。

7.1.3

主持人远程音频设置

主持人可以对参会者进入远程音频设置。即主持人在用户列表中选中一个参加者右键选择【音频设置】,出现音 频调整窗口,调整后实时能听到调整后对方的声音结果,最终点击“确定”关闭调整窗口。见 3.8 远程音频调节 界面。

图 7-2:远程音频调节界面

7.1.4

在会议中发言

通过计算机音频,您可以随时使用自己的麦克风发言,只要您未静音,所有参加者都能听到您的声音。允许 100 人以上同时发言。 提示:发言后,使麦克风静音以避免将噪声(例如翻动纸张或敲击键盘的声音)传输给其他与会者。

7.1.5

调整麦克风或扬声器的音量

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要调整麦克风音量,请将界面底部的音量条 音量。 要调整扬声器的音量,请将界面底部的音量条 的音量。

移动到期望的位置。将音量条向右移动可增加麦克风的

移动到期望的位置。将音量条向右移动可增加扬声器

7.1.6

提高计算机音频质量的提示

使用计算机音频时,可以通过以下方法提高声音的质量: 1. 使用高质量的麦克风。移动连接麦克风的电线时,不应听到静电噪声或嘶嘶声,声音也不应中断。 2. 使用具有回音消除功能的扬声器。 3. 请勿将麦克风置于桌面上。(将麦克风平放会扩大噪声。) 4. 请勿将麦克风靠近扬声器。 5. 如果可能,请使用悬挂式麦克风的头戴式耳机。使用悬挂式麦克风时,请勿使脸部或手部与麦克风接触。同 时,也不要靠近麦克风大声呼吸。 6. 如果使用的是桌面式麦克风,则建议用带电池的单向动态麦克风。

【注】
在参加使用计算机音频和视频的会议之前,请务必测试您的音频和视频设备。

7.2 视频交互
视频窗口缺省情况下是不显示视频。主持人有权赋予和撤销参加者的视频交互的权利,具体可参阅主持会议-分配 权限。 1. 有权限的用户可以自行选择打开哪些视频,打开的视频仅在本地显示,不影响其他的参加者。 2. 没有视频打开关闭权限的参加者不能打开关闭视频,只能看到主持人端同步视频时打开的视频。 本系统现在能支持 24 路视频,参加者可以通过窗口布局来安排各个视频窗口的位置,以便更好地交流和沟通。

7.2.1

设置视频参数

要设置视频,您必须将一个摄像机(或是摄像头)连接到您的计算机上。一旦开始或加入会议,会议系统将自动 检测您的摄像机。 1. 点击菜单栏中的【文件】→【系统设置】→【视频设置】对视频进行设置。

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图 7-3:视频设置 2. 3. 4. 5. 6. 7. 选择视频源采集方式:单路视频或多路视频。 选择摄像头。 进行采集卡设置和通道设置。 在视频传输页签, 设置视频传输时的分辨率 (176×144-1920×1080) 帧率 f/s-30 f/s) , (5 和码流 (64 kbps-2048 kbps)以及在视频传输时是否自动调节视频质量。 在视频质量页签,调节亮度、对比度、饱和度、锐化、降噪、竖直翻转和横纹抑制等,选择适合自己的视频 效果。 在云台控制页签,设置云台的地址,协议以及端口;调结云台的变焦和光圈以达到最佳视频效果。

7.2.2

主持人远程视频设置

主持人可以对参会者进入远程视频设置。具体操作步骤如下: 1. 主持人在视频列表窗口中选中一个参加者的视频窗口, 右键选择 【视频设置】 出现视频调整窗口 , (如下图) :

图 7-4:远程视频调节界面
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2. 3.

调节亮度、对比度、饱和度、锐化、降噪,选择适合自己的视频效果。 设置视频传输时的分辨率(176×144-1920×1080),帧率(5 f/s-30 f/s)和码流(64 kbps-2048 kbps)以及在 视频传输时是否自动调节视频质量。

【注】
? ? 一般情况下,会议系统与任何连接到您计算机的 USB 或并行端口上的摄像机(或是摄像头)均兼容。视频 图像的质量各不相同,这取决于您使用的摄像机的质量。 安装网络摄像机(或是摄像头)软件后,检查摄像机是否正常运行。然后在关闭与网络摄像机一起安装的软 件程序后再开始或加入会议。红杉树网络视频会议系统在会议期间不需要运行该软件程序,运行该程序会干 扰会议中的视频功能。

7.2.3

打开/关闭视频

有权限的用户可以自行选择打开哪些视频,打开的视频仅在本地显示,不影响其他的参加者。具体操作步骤如下: 在参加者列表中,点击参会者左边的视频图标或者右键点击参加者,选择【打开视频】或【关闭视频】。 没有视频打开关闭权限的参加者不能打开关闭视频,只能看到主持人端同步视频时打开的视频。

【注】
? ? 默认情况下,只有主持人,主讲人和助理才有打开/关闭视频的权限。 其他被授予打开视频权限的参会者只能打开或关闭自己的视频。

7.2.4

云台控制

用户可以通过系统中的云台控制功能调节固定在远端的摄像头;会议中的主持人、主讲人、助理也可以对分会场 摄像头进行远程的调节。 用户使用的图像采集设备如果具有云台控制的功能,则可以在菜单的【文件】—【系统设置】—【视频设置】中 选择相关的协议和端口进行控制。见图 7-3:视频设置。 设置完成后,用户可根据需要对本地的云台设备调节。右键视频,选择【云台控制】,会在本地视频窗口内下方 显示云台控制的工具条,用户可进行调节。 主持人远程调节参加者的云台设置,则右键视频,选择【云台控制】,会在相关的视频窗口内下方显示云台控制 的工具条,主持人可进行调节。见图 7-5:调节云台设置。

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图 7-5:调节云台设置

7.2.5

窗口布局

系统提供灵活多样的窗口布局,可满足桌面会议应用和会议室应用的各种场景。您可以通过点击窗口左下角的”窗 口布局”按钮,根据实际的使用情况选择窗口。见图 3.11 窗口布局。

图 7-6:窗口布局 系统中的视频可以排列在布局中,也可以作为窗口浮动。见图 3.12 窗口浮动对比图。

图 7-7:窗口浮动对比图 1. 标准布局 1(用户列表,聊天框,左上视频,数据共享)

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图 7-8:标准布局 1 2. 标准布局 2(用户列表,聊天框,右侧视频,数据共享)

图 7-9:标准布局 2 3. 标准布局 3(用户列表,聊天框,上侧视频,数据共享)

图 7-10:标准布局 3 4. 多视频窗口布局

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图 7-11:多视频窗口布局 5. 全屏数据布局(浮动视频,数据共享)

图 7-12:全屏数据布局 6. 全屏视频布局

图 7-13:全屏视频布局

7.2.6

视频窗口的视频展现

视频窗口中的视频是自适应的,视频的长宽比例保持不变,根据视频窗口的大小,自动调整视频的排列和大小。 视频窗口上的按钮及其作用: 1. 显示名称 :
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点击按钮,则显示视频的用户名,再次点击,则不显示视频的用户名。

图 7-14:图 3.19 显示名称 2. 平铺排列 :

默认为平铺排列。每个视频大小一致,分布在视频窗口中。

图 7-15:平铺排列 3. ? ? 主次排列 :

选择主次排列,并要求用户选择一路视频为大屏显示,其他小视频大小一致,半围绕着大视频。用户可以再 次修改哪路为大屏显示。 大视频是小视频的大小的 4 倍。

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图 7-16:主次排列 4. ? ? ? 同步视频 :

主持人可以点击同步视频按钮,将本地的视频同步给每一个参加者。在系统中,只有主持人可以进行同步视 频操作。 主持人可以将某一路视频同步给所有的参加者。主持人可以选择打开的某路视频,右键选择“同步此视频”, 参加者端同步显示该路视频。 同步视频期间,参加者不能够自行打开/关闭视频。主持人取消同步后,有权限的参加者可以自行打开/关闭视 频。 视频轮循 :

5.

主持人可以使用视频轮循功能,将未显示的视频轮循显示。 ? 用户本地轮循:用户点击“轮循按钮”在弹出的对话窗口中选择轮循的个数和轮循的时间,点击确定,轮循 生效;用户再次点击轮循按钮,轮循取消。 ? 主持人广播轮循:主持人可以将自己的轮循同步给所有的参加者,在设置完轮循后,点击同步按钮。此时所 有的参加者都可以进行轮循显示视频。见图 3.22 轮循设置。

图 7-17:轮循设置 6. 窗口最小化

点击最小化按钮,视频窗口收缩起来。见图 3.23 窗口最小化。

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图 7-18:窗口最小化 7. 默认布局 会议的安排者在安排会议的时候设定参加者进入系统的默认布局,不包括两种全屏的布局。 主持人进入会议可以对窗口布局进行修改。在主持人修改后,参加者加入会议则和主持人的窗口布局保持一致。 8. 打开/关闭视频 如果系统中的参加者客户端安装了摄像头,会在用户列表中显示摄像头的图标: ? ? ? ? ? 显示摄像头图标 显示摄像头图标 ,表示其有摄像头,但是没有显示。 ,表示该摄像头的内容显示在视频窗口中。

有打开视频权限的参加者可以点击摄像头图标打开和关闭视频。 摄像头打开:用户点击该参加者的摄像头 摄像头关闭:用户点击该参加者的摄像头 (鼠标移上去的时候显示:打开视频)。 (鼠标移上去的时候显示:关闭视频)。

7.2.7

H.323 集成

在系统中,每个会议的主持人可通过软件系统服务器呼叫 H.323 硬件设备或被 H.323 硬件设备呼叫(包括终端设 备和硬件视频会议 MCU),呼叫成功后 H.323 能直接与系统的会议服务器进行通信,从而实现系统与 H323 硬件 视频会议的音视频交互。具体操作步骤如下: 1. 会议的主持人在系统客户端中选择【操作】菜单下的【呼出到 H.323】,见图 3.24 H.323 呼出

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图 7-19:H.323 呼出 2. 在弹出的 H.323 互通操作界面中选择 H.323 服务器,并输入呼叫的目标 IP 和显示用户名。见图 3.25 H.323 互 通操作界面。

图 7-20:H.323 互通操作界面 3. 4. 5. 呼叫成功后,在呼叫到 H.323 操作界面下方提示:呼叫成功,在用户列表中已增加此 H.323 用户。新增成功 后,可继续呼叫其他的 H.323 终端设备或者 MCU。 呼叫失败,则提示:呼叫失败,请重新尝试。 有打开视频权限的参加者在用户列表中选中 H.323 用户,点击视频摄像头图标,“打开/关闭音频”,主持人 可以将 h.323“请出会议”和将普通的视频“显示到 H323 终端”的选项。

【注】
H323 互通的条件:加密狗支持 H323 互通功能,且在安排会议时设置成允许 H323 互通。

7.2.8

双屏显示

在企业的会议室应用中,会将视频共享和文档共享分别在不同的显示器中来显示。参会者可方便地查看视频和数 据内容。 双屏显示的布局
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双屏显示只有一种布局,数据显示屏显示用户列表,数据共享区,聊天答疑区;视频显示屏全屏显示视频窗口。 见 3.27 双屏显示的布局图。

图 7-21:双屏显示的布局图 双屏显示取消后回到第二种布局。见图 3.28 双屏显示回复布局。

图 7-22:双屏显示回复布局 设置双屏显示 点击【操作】->【双屏显示】,在双屏显示前打勾,开始双屏显示。当设置为双屏显示布局后,系统将数据操作 区和视频窗口分别显示在两个显示设备上。 在显示视频区的设备上会看到全屏的视频窗口,所有的对视频的操作可以在该窗口上操作。

【注】
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再次点击双屏显示,取消在双屏显示前的勾选,双屏显示结束。

7.3 文字交互
本系统支持公共聊天和私人聊天功能,您可以在会议的过程中,发表自己的想法,与参加者分享。如果您有疑问, 您也可以让参加者来帮助您解决。如果您不想影响大家,您也可以通过私聊的方式单独和某位参加者进行交流。 在会议期间,您可以通过为单个参加者或所有参加者授予或删除聊天权限来管理聊天。 缺省情况下,只有主持人 拥有所有聊天权限,并且可以与所有参加者进行公开或私下聊天。但是,您也可以让所有与会者或单个与会者能 够在会议期间自由交流。另外,还可以随时删除与会者的聊天权限。

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8 Outlook 集成
红杉树视频会议系统可以和日常办公的软件进行集成, 如安装了Outlook 插件后, 即可在Outlook 支持Outlook2003, ( 2007)中实现启动即时会议和安排预约会议的功能,见图 8-1:Outlook 插件。

图 8-1:Outlook 插件

8.1 安装 Outlook 插件
1. 双击运行 Outlook 插件安装程序,进入 Outlook 插件安装向导窗口(如下图):

图 8-2:Outlook 插件安装向导
2. 点击【下一步】,进入许可证协议窗口:

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图 8-3:许可证协议
3. 点击【我接受】,进入选择安装位置窗口:

图 8-4:选择安装位置 4. 选择目标文件夹,点击【安装】开始安装 Outlook 插件。

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图 8-5:完成 Outlook 插件安装向导 5. 点击【完成】完成 Outlook 插件的安装。

8.2 启动即时会议
1. 2. 用户点击【即时会议】 按钮。

如果用户已经登录了系统 Web 页面,填写会议的主题,密码和参会人数,点击【确定】进入会议系统。

图 8-6:Outlook 中启动即时会议 3. 如果用户没有登录,则弹出登录窗口进行登录,登录成功后,填写会议的主题和密码,进入会议系统。

【注】

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在登录的界面,默认是勾选记住密码和自动登录的,这样用户登录了一次之后,下次使用就不需要再进行登录。 如果用户没有选择自动登录,那么用户重启 Outlook 后使用插件时需要再次登录确认。

8.3 安排预约会议
安排预约会议和 Outlook 日历中的安排会议整合在一起,安排预约会议的信息自动填写到 Outlook 的预约会议中。 具体操作步骤如下: 1. 用户点击【预约会议】。 2. 如果用户已经登录系统 Web 页面,提示输入网络会议的主题,密码,开始时间和结束时间。

图 8-7:Outlook 中预约会议 3. 4. 5. 如果用户没有登录,则弹出登录窗口进行登录,登录成功后,输入网络会议的主题,密码,参加人数,开始 时间和结束时间。 点击【确定】后,系统打开 Outlook 新建的约会界面,并在主题和时间中自动填写上安排的内容,正文中输 入网络会议的信息。 用户在 Outlook 中填写收件人,和其他信息,点击【保存】或【发送】。

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