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办公室工作的主要职责


办公室工作的主要职责、 办公室工作的主要职责、地位和作用 首先办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作,处于协调机关各 部门、连接领导和基层的枢纽地位,是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和 指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能,这就要求办公室工作人 员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性,工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办 事、办会,还是管理、服务、协调,任何一个环节出了问题,都会产生很大的影响,甚至给 整个地税工作带来被动或造成损失,也就是说,办公室工作开展得如何,直接制约和影响着 全局各项工作的开展和各项税收任务的完成。 其次办公室工作能不能得到加强, 关键在于领导, 在于领导对办公室工作的认识和重视, 如果把办公室单纯地作为后勤服务单位而忽视其参谋、 助手作用来认识, 办公室就变成了勤 杂室, 办公室工作人员每天就会沉浸于纷繁零碎的琐事之中, 就没有时间去抓信息工作和搞 调查研究。下情不了解,谈不上给领导提供决策的依据。如果领导重视、关心、支持办公室 工作,从政治上关心他们,给他们提供尽可能多的学习提高机会,尽可能地改善他们的工作 环境和条件,从工作上支持他们,从生活上关心他们,从心灵上理解他们,肯定会使办公室 不仅能够稳定住队伍,而且还会有很大的吸引力,达到其充分调动他们努力工作的积极性。 二、具备担当办公室主任的条件 (一)办公室工作有利于提高自己的综合素质,全面发展自己。能否有效发挥办公室的整体 作用,关键在于办公室主任,因为办公室主任的职责是主持办公室的全面工作,既要参与领 导班子对重大问题的讨论与决策, 又要组织参与日常的琐碎事务, 要带领和组织办公室人员 努力完成承担的各项工作任务,一个称职的办公室主任必须具备与相适应的政治理论水平、 文化知识、专业知识和管理水平。 (二)从我从事众多工作岗位来看,越是杂务事情多,工作烦琐的工作岗位和工作环境越富 有吸引力和挑战性, 越是能够学到新知识、新经验, 增长新才干,开拓新视野, 挖掘新潜力, 办公室岗位就是用武之地和锻炼的最好场地。 对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得 的锻炼机遇。但是,挑战与机遇同在,压力与动力并存,在办公室工作将会尝到更多的酸甜 苦辣。 但是办公室主任岗位能够锻炼自己, 获取多方面知识和实践经验, 提高自身综合素质。 (三)要具备担当办公室主任所必须的政治素质和个人品质。 1、敬业精神要强,工作要认真负责,勤勤恳恳、任劳任怨、干一行、爱一行、专一行。特 别是要有严明的组织纪律性,吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风,这是干好办公室 工作的前提条件。 2、思想要活跃,要有解放思想,实事求是的优良作用,接受新生事物要快,爱学习,爱出 点子,改革和超前意识要强,在工作中要充分发挥主观能动性,才能不断开拓新局面。 3、办事要稳妥,处事要严谨,在廉洁自律上要求严格,严于律已,要起模范带头作用,这 是做好各项工作的保证。 4、要信奉诚实、正派的做人要诚实、正派,要有高尚的道德品质,朴实的工作作风,公正 的处事原则。所谓“高尚”就是要树立正确的世界观、人生观和价值观,做到堂堂正正做人, 认认真真做事;所谓“朴实”就是人的能力有大小,水平有高低,只要把劲全使出来,就是一 个好同志;所谓“公正”就是在原则问题上不能糊涂,不能像墙头芦苇随风倒,看领导眼色行 事;要谦虚谨慎,慎用权力,知人善任,能够与人团结共事,而且具有良好的协调能力和工作 方法。有了成绩归功于大家,出了问题要主动承担责任,关心下属要一视同仁,始终发挥整体 合力的战斗作用。 (四)要具有担当办公室主任必须的知识能力 从办公室的职能来看,综合性强,职能繁杂,担负着机关内务、文秘、协调、后勤服务和机 关管理等多项工作。办公室主任必须具备一定的政治理论水平、文字综合能力、组织协调能

力和管理经验。 1、具备一定的政治理论水平。在办公室岗位工作,加之办公室岗位的要求,必须要一定的 政治理论水平,才能适应办公室工作的需要。因此,平时注重学习,理解掌握有关国家的大 政方针政策,保持清醒的政治头脑,才能够在工作中始终把握正确的政治方向,保持较高的 政治敏锐性。 2、要具备一定的文字综合能力。本身要具有一定的文字基础,同时,要熟悉业务知识,包 括税收知识、财会知识和科学文化知识,文字功底和语言表达能力以及工作方法,如果不具 备这一点,那么不论起草文件还是开会发言答复问题等方面都是糊里糊涂,抓不住要害,提 不出问题,只能是和“稀泥”。 3、要有一定的组织协调能力和管理经验。办公室的所有工作,本人在办公室 12 年工作中不 同程度地实践过。 我认为办公室工作不单是要对办公室岗位本身熟悉, 而且要对本部门整个 工作有所了解。只有对税收工作的全面熟悉和了解,才能打下综合管理能力的基础。 三、办公室主任应具备良好的精神状态 办公室是综合部门, 既要协调方方面面, 又要服务上下左右, 具有整体性强、 影响大的特点, 要使办公室具有战斗力,发挥窗口树好形象,办公室工作人员必须具备良好的精神状态。一 是忠诚可靠,洁身端正。在思想上忠于税收事业,不折不扣地理解党的路线、方针、政策, 特别是税收政策,树立全心全意为人民服务的思想,在行动上要服从领导,对领导和各项决 定应认真地贯彻执行,不得自行其事,一旦遇到领导作出的决定不妥或明显失误时,应该出 以公心,予以提醒,切不可为博得领导欢心而盲目服从,曲意迎逢。警惕各种腐朽思想的侵 蚀,抵制各种不正之风,堂堂正正做人,清清白白从政,勤勤恳恳办事。二是任劳任怨,勤 奋好学,不论是撰写材料、文件收发、打印装订,还是协调办事、接待来访、车辆管理、安 全保卫,甚至添茶倒水、打扫卫生等都要有强烈的服务意识,以高度负责的态度,一丝不苟 地做好,这些成绩和效果往往不是显而易见的,但常常是融入其他工作之中或为他人“做嫁 衣”的,并且常因撰写材料、接待来访而不分上下班、节假日,这就要求我们具有不为名、 不为利、任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德, 经受得起各种误解、 委曲和挫折,胸怀要宽, 肚量要大,要运用自己的智慧,既化解矛盾,又综合协调,努力为领导分忧解难,把工作搞 好。三是团结同志,宽以待人。一个单位的同志,由于生活阅历、工作经历、文化层次、兴 趣爱好、职责任务等诸多方面存在差异,作为办公室主任就必须大事讲原则,小事讲风格, 对人必须宽厚诚恳,对事必须严谨认真,只有这样,才有协调各科室之间的矛盾、职工与领 导之间的矛盾, 以及本单位与外单位, 特别是与纳税人之间的矛盾, 让同志之间、 科室之间、 上下级之间,团结一心,促进机关工作的高效运转。 四、办公室人员即秘书的几点要求 秘书是办公室的重要组成人员,办公室工作的好坏,秘书人员起着关键的作用。因此,秘书 人员必须做到以下方面。 (一)做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯正?我认为就是要做一个纯朴正直 的人。有人说秘书是领导的一面镜子,不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里,秘书的 言行举止折映出领导的为人风格。因此,秘书谨言慎行,时刻牢记自己的一言一行不是个人 行为,若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利,就会不仅害了自己,误了工作,帮了倒忙, 也败坏了领导的名声, 甚至会带来严重后果。 组织安排我们为领导服务, 是信任, 也是考验。 因此,要经得住考验,要在“纯”、“正”两字下功夫,纯净自己的心灵,端正自己的人生观。 (二)建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边,直接为领导工作服务,是领导的 助手,因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语 言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想,即解决“听懂”的问题;二是秘书要能 够及时向领导提供他最好关心的信息,即解决“回答”的问题,这就需要秘书注意培养自己的

政治修养和政策水平;三是要重视反馈,秘书要肩负起督促,跟踪领导批示和指示的责任, 并随时向领导反馈进展情况,以便领导心中有数;四是想领导所想,急领导所急。当前的中 心工作是什么?承待解决的问题有哪些,解决问题的切入点在哪里,秘书要了熟于心,即可 相应做些准备,从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。 (三)秘书既要谨慎,又要开放。秘书在领导身边一定谨慎,但这不是说只能唯唯喏喏,畏 畏缩缩,相反,要放开手脚,在领导面前展现自我,敢于表达自己的想法和看法。与领导朝 夕相处,最重要的要坦诚相待,要做一个坦然的人。就是心底无私,无私则无畏。只要一切 从工作考虑,为领导着想,何为之有?工作中难免出错,也有不顺心的时刻,只要心底坦然 承认错误,加以改正,明天又是暂新的一天。工作要有激情,没有激情就会迟钝,不能进入 工作状态,更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然。 (四) 不要“贪污”信息, 秘书是领导最重要的信息渠道, 必须保持这个信息渠道的畅通无阻, 最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体,而是载体,不能独占信息。领导身边无 小事,需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本,原汁原味 地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”,更不能遗失。如果信息走样,必将 影响领导决策,畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。 五、办公室所要抓的主要工作 办公室工作尽管纷繁复杂,只要我们抓住了要害,抓拄了纲领,一切问题就会迎刃而解。我 认为办公室工作要在党组和行政领导下,坚持“一个原则”,实现“二个转变”,抓好“四项工 作”,具体讲: (一)坚持“一个原则” 就是要坚持上为党组、局领导分忧,下为干部服务的原则。 办公室工作千头成绪,纷繁复杂,涉及机关日常事务、政务调研、文秘、档案、信息、宣传、 财务、安全保卫、部门创建、后勤服务等。既是“忙家”、“杂家”,又是“管家”,很多具体的 事情涉及到干部职工的切身利益。 因此, 必须把服务于全局的中心工作和服务于干部群众作 为工作的出发点和落脚点,把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾,合 理安排,做到调研围绕中心转,协调围绕领导转,服务围绕大家转,信息围绕决策转。从而 使工作目标更明确,重点更突出。 (二)实现“二个转变” 一是实现角色的转变,即要当指挥员,又要当战斗员,带领办公室全体同志,思想上同心, 目标上同向,行动上同步,事业上同干,扭住一条绳,发挥整体优势,创造一个良好的工作 氛围。 二是实现思维方式的转变,从原来的“领导交办,办就办好”的思维方式向“怎样去办、怎样 办好”的方式转变,围绕全局中心工作,做好全局工作计划,有安排、有检查,保证工作有 条不紊,落到实处。 (三)抓好“四项工作” 一是抓好学习强素质。在党组和局领导下,一方面抓好政治理论学习,一方面抓好业务知识 的学习,同时还要抓科技、文化知识等其他方面的学习。只有不断学习,才能不断提高干部 的综合素质和整体素质。 二是抓好调查研究。办公室要为领导决策提供服务,当好参谋助手,这就要求我们把调研工 作作为一个重要任务来抓。 必须在充分调查研究的基础上制定各项实施方案和意见, 为领导 决策提供最准确、真实的依据。 三是抓好制度管理。没有规矩不成方圆,办公室要根据本单位的情况制定有效的措施,首先 要合理分工,根据办公室的工作职责,将办公室分成文秘、综合、后勤各个岗位,制定各种 工作人员的工作职责,落实指标,各施其职,各尽其责,建立健全机关各项工作制度,做到

工作有章可循。其次工作要有目标和计划,要做到年有工作要点,季有工作安排,月有情况 通报。在制定目标时,要将总体目标与突破工作项目结合起来,同时要建立监督机制,提高 办事效率。 对人们关心的热点、 焦点问题, 要督办督查,在规定时间完成。 再次是严格考核, 建立激励机制。按照人员责任分工情况,将个人德、能、勤、绩进行量化考核,根据考核情 况与奖金挂钩。 同时还应制定一些激励措施, 如对调研、 信息工作、 新闻报道工作实行奖励, 充分发挥他们的积极和创造性。 四是抓好勤政树形象。作为办公室主任,必须以高度责任感,加强身躯的勤政、廉政建设。 具体讲,在廉政上要做到“三有三只”,即:有权不滥用,只求搞好工作;有钱不滥花,只讲 自觉奉献;有成绩不骄傲,只想如何开创新局面。在勤政方面做到“三勤”。一是腿勤,不怕 多跑路,不怕多流汗,舍得花力气,把工作做实做细;二是“脑勤”,勤学善思,注重研究问 题,解决工作中的难点问题,为领导多出点子,多献计策。三是“嘴勤”,多向领导汇报情况, 多向科室和有关部门通报情况,加强沟通,密切协作,树立廉洁高效的社会形象。


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