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《麦肯锡工作方法:教你用最短的时间做好汇报》笔记


汪洱《麦肯锡工作方法:教你用最 短的时间做好汇报》笔记

课程要点: 1. 用STAR结构讲故事。 讲案例、 讲故事、 汇报成绩: 用STAR结构。 STAR 结构: (1) Situation背景; (2) Target 目标任务; (3)Action行动; (4) Result 结果; (5)Feeling 经验体会。 讲述/汇报对象:老板、同事、客户、面试考官。 (1)老板最想听:结果、行动、经验。

(2)同事最想听:行动(是怎么做的?用了哪 些方法技巧?有哪些陷阱要避开?有哪些注意事项? 关键节点?)、经验。 (3 ) 客户最想听: 背景 (你在A公司取得的成功, 在我B客户这里是否能复制,取决于背景。相同行业 吗?相同规模吗?相同性质吗?)、结果。 2. 如何与面试考官沟通? 【面试案例】请你举一个例子,说明你善于激励 下属。请你举一个你最成功/最失败/最骄傲的例子。 行为面试(即,用求职者过去的行为,预测其未 来的行为。),面试考官最不想听的就是背景,而最 想听行动、经验。 3. 如何讲负面的问题? 讲问题、讲措施、下达指令。 (1)解决问题的思路:问题——原因——解决 方案(用演绎推理)。 (2)阐述问题的顺序:解决方案(必须做什么, 怎么做?)——问题(解释为什么要这么做?)—— 原因(用归纳推理)。 为什么阐述问题的顺序是,解决方案——问题— —原因?因为人的注意力只有十分钟,若用演绎推理 顺序则不利于听众记住要点。

【案例】政府的文章都是智囊团写的,政府的文 章一级标题不会说房价太高、通胀太快、腐败太多。 政府的文章永远说的是遏制房价、控制通胀、严惩腐 败、关注民生,把一个消极的负面的承认问题,改为 了积极的正向的采取措施。 将来你向老板阐述问题,不要开场就说没找到关 键决策人、 沟通很不及时、 资料不全...... 你要这么说, 我们今后要找到关键决策人、 要准备全部准确的资料、 要及时沟通...... 这时老板想批判你都没地下嘴,而且 你是积极正向的解决问题,这是政治智慧。 4. 开场四要素:背景、冲突、疑问、答案。 前言/开场白四要素:背景(Situation)——冲 突(Complication)——疑问(Question,这里是 指听众听完背景、 冲突后, 可能产生的疑问。 “疑问”

部分可以在开场中讲,也可以不讲。) — —答案 (Answer)。 【案例1】计划方案的开场(红框显示)

【案例2】总结报告的开场(红框显示)

5. 做PPT正确流程:主题、对象、目标、思路、 素材、排版。

做PPT正确流程:

5.1 明确目标、听众、内容和方式。 5.1.1 为什么做演示?目标。 (1)用一句话概括目标。 【案例】

(2)确保有效果——你想让听众做什么?目标 不是你去执行,而是听众听你讲完他应该做什么?你

想让听众做什么?超过 50% 的演讲其目的是让别人 执行你的指令,你讲完他就得执行。 (3)从听众的立场考虑你的目标,换位思考。 5.1.2 你想说服谁?对象。 (1)谁是决策人? (2)对什么感兴趣? (3)利害关系? (4)对材料的熟悉程度? 5.1.3 听众应该听什么?内容。 (1)为实现目标,听众应该听什么? (2 ) 听众需要听什么, 才会同意你要他做的事。 (3)给听众耐心听完的理由。 5.1.4 哪些方式效果最好?媒介。 (1)多媒体。 (2)图表。 (3)案例。 (4)讨论。 5.2 PPT标题要抓眼球——突出目标、结果。 标题的第一要诀是要有信息(主标题、副标题, 绝对数、相对数),主张在先,亮点在先。

6. 用PPT演示的逻辑。 6.1 PPT的标题及正文。

6.2 PPT演示的逻辑。 如上图所示,在所有PPT中,第1、3、4、8页内 容最为重要。这是在PPT上呈现“金字塔”结构—— 第3页内容是“金字塔”的塔尖(一级);第4、8页

内容是“金字塔”的第二级;第5、6、9页内容是“金 字塔”的第三级。 “金字塔” 结构一级、 二级、 三级逐层向下展开, 长可长说、短可短说,可以随机应变、收放自如。 假如要求一小时内做完PPT,你做哪几页?第1、 3、4、8页内容。如果领导要求你十分钟讲完 PPT, 你讲哪几页?第1、3、4、8页内容。客户说一分钟讲 完PPT,你讲哪几页?第3页内容。第3页是最最重要 PPT,是全文的摘要、总结、概括;是“金字塔”的 塔尖。故,第3页要讲的是你最期望听众记住的三句 话。 【案例:PPT第3页展示内容】让老板批准营销方 案,如果你是老板,你听到我讲什么就能让你真的同 意掏钱呢?一、收益高;二、性价比高;三、回收快; 四、无风险。 注意事项: (1)在“中心思想”这个位置,千万别出现“中 心思想”四个傻字。 (2)标题必须有信息。 (3 ) PPT第1页与第3页的区别: 第1页只讲结构、 目录,不要信息;第3页是讲结论、摘要,要信息。 【案例】《加薪申请》PPT的第1页,依次写:①加薪

必要性;②加薪可行性;③具体方案。PPT第3页的标 题写加薪势在必行,内容依次写:①加薪势在必行、 刻不容缓,如果不加天理难容;②加薪可行,公司有 钱;③按级别、按业绩。 7. 要用正确的图表表达观点。 很多人讲图表,更多的是讲色彩、图片美观,却 很少有人讲要正确选图表。选一个正确的图表,比选 一个错误的图表却用美好的色彩修饰更重要。 7.1 文字与图表的比例。 PPT中,文字与图表的比例各占多少为合适?概 率是文字偏少,图表偏多。 7.2 图表的5种基本形式。

这5种基本形式的图表能帮你达到所有目标。如 果你画了1万张图表,你认为饼图、条形图、柱形图、 折线图、 散点图的比例在多少为合适?饼图占5%、 条

形图占25%、 柱形图+折线图占50%、 散点图占10%, 其他图形(雷达图、气泡图等)占10%。 【问题】 为什么饼图的使用比例比较少? 【解释】 为了达到演讲的目标、直观形象地传递信息,你需要 画图;信息就是图的标题。饼图强调的是合计一百, 其最大的缺点就是弱化对比。若想放大对比、放大反 差,就用条形图(把你想放大的放在上边,用红黄白 颜色显大;把你想弱化缩小的放在下边,用黑蓝灰颜 色显小。);若想弱化反差,就用饼图。 【案例】

【小结】选图形要放大信息,强化对比,要有刺 激性、有杀伤力,要刺激听众。 7.3 如何把数据变图表? 第一步:信息。(1)决定你的信息。(2)明确 你想表达的具体信息,由信息决定图表。 第二步:关系。(1)确定相对关系。(2)五类 信息:成分、项目、时间序列、频率分布、相关性。

第三步:图表。选择图表形式:饼图、条形图、 柱形图、线图、点图。 从数据到信息,从信息到关系,从关系到图表。 信息间有五种关系,就选五种图形。( 1)讲成分、 百分比、权重,用饼图;( 2)讲项目、对比,用条 形图; (3)讲项目、对比且有时间,用柱形图; (4) 讲趋势用线图;(5)讲相关性用点图。相关性是, 纵轴与横轴是否相关(例如,经验与年龄正相关;收 入与年龄不相关。 ) 。 正相关是斜线, 不相关是散点。 要多用条形图,条形图的好处是:( 1)最放大 对比,放大反差。(2)条形图是横排版,特别是写 英文,横排版从左看到右便于阅读。著名投行的报告 大量用条形图,因为它的优点最放大对比,并且从左 看到右,符合人的视觉。 柱形图、线图常同时使用。 7.4 图表的标题 图表的标题要说要点,要把主要信息作为标题, 不要把图表的类别作为标题(“对比图”、 “占比图” 等全是废话);减少听众误解你意图的风险,确保听 众把注意力放在你想强调的信息上。

好标题的标准是:听众只看标题,不用看图表就 知道主要信息。如果你的图表是解决问题,图表的标 题就应该是问题的答案,而非问题。如果你担心这样 是否太主观,那么标题说信息而不要说观点,说事实 而不要说意见建议。

(完毕)


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