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《统计数据表格》课件(3)


统计数据表格

课程教学内容(34课时)
第一章 第二章 EXCEL数据处理入门(2课时) 定性数据的基本特征分析(6课时)

第三章
第四章

定量数据的基本特征分析(4课时)
数据间的相关性分析(6课时)

第五章
第六章 第七章

据间的差异性分析(4课时)
数据的变动趋势分析(6课时) EXCEL与数据综合分析(6课时)
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第一章 EXCEL数据处理入门

第一节 第二节 第三节

EXCEL概述 数据的录入与编辑 数据的类型与预处理
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第一节

EXCEL概述

一、EXCEL的基本功能

二、EXCEL的基本概念
三、EXCEL数据分析工具的加载

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一、EXCEL的基本功能
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Microsoft Excel是由微软公司开发的一种电子表格程序,是 微软公司的办公套装软件Microsoft office的重要组成部分。 Excel功能强大、使用方便。为日常生活中处理各式各样的 表格提供了良好的工具。 它可完成表格数据的输入、加工整理、分类汇总、简单计算 等多项工作,可生成精美直观的数据清单、表格、图表。

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?

Excel 中大量的公式函数可以应用选择,使用Excel可以执行 繁重而复杂的计算,可以分析信息并管理电子表格或网页中 的数据信息列表,带给使用者方便。 Excel的数据分析工具,还可以进行各种数据的高级处理、 统计分析和辅助决策操作,因而可以广泛地应用于统计、管 理、财经、金融等众多领域。
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二、 EXCEL的基本概念
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Excel中的基本概念有:工作簿、工作表、单元格及单 元格地址。 工作簿
工作簿名 列 号

行号 单 元 格 一张工作表 及其名称
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工作簿是工作表、图表及宏表的集合,它以文件 的形式存放在计算机的外存贮器中。新创建的工作簿, Excel将自动给其命名,如Book1、Book2……用户可以

重新赋予工作簿有意义的名字,如“员工档案资料”。
工作表是用于编辑、显示和分析一组数据的表格, 它由排成行和列的单元格组成,每张工作表由65536行 和256列单元格组成。工作表是包含在工作簿中的。一 个工作簿最多可包含255张工作表。在新建工作簿时,

Excel默认3张工作表,并自动给工作表命名为sheet1、
sheet2、sheet3,用户可根据需要添加工作表,可对每 张工作表重新命名,如“员工工资”等。
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单元格是构成工作表的基本元素,用于输入、显示和计 算数据,一个单元格内只能存放一个数据。 单元格地址用来标识一个单元格的坐标,它由列号行号 组合表示。其中,行号由1、2、3……表示,列号由A、B、

C……表示。
Excel对单元格地址的引用有四种方式: 相对地址:形式为“行号列号”,如“A5”。 绝对地址:形式为“$行号$列号”,如“$A$5”。 混合地址:是相对地址和绝对地址的混合,如“A$5”。

三维地址:是在单元格地址前面加上工作表的名称和感 叹号。如“Sheet3!A5”表示Sheet3工作表中的A5单元格。
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三、EXCEL数据分析工具的加载
Excel中提供了一组数据分析工具,称为“分析工

具库 ” ,使用这些工具在建立复杂统计或工程分析时 可节省操作步骤和时间。应用时,只需为每一个分析工 具提供必要的数据和参数,该工具就会使用适当的统计 或工程宏函数,在输出表格中显示相应的结果,其中有 些工具在生成输出表格的同时还能生成图表,用户通过 这些分析工具可以很轻松地分析数据。 但需要注意的是,“分析工具库” 在安装 Microsoft Office Excel后,需要通过在Excel中加载宏 之后才能使用。加载“分析工具库”有两种方法:
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方法一:
(1)打开Excel,单击“工具”,在下拉菜单中单
击“加载宏”,打开如下的对话框: (2)勾选“可用加 载宏”列表框中的“分析 工具库”,然后单击“确

定”,系统将会引导用户
进行安装。 (3)安装完毕后, “数据分析”会自动出现 在Excel的“工具”菜单 中。
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方法二:
(1)在Windows中单击“开始”→“搜索”,在弹
出的对话框中单击“所有文件和文件夹”,然后在“全 部或部分文件名”下面的框内输入“ANALYS32.XLL”, 单击 “搜索”,搜索程序就会在硬盘中搜索该文件。 (2)双击搜索到的“ANALYS32.XLL”文件,在打开 的对话框中单击“启用宏”,系统就会将该文件加载宏

安装到Excel中。
(3)安装完毕后,“数据分析”会自动出现在 Excel的“工具”菜单中。

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第二节

数据的录入与编辑

一、工作簿和工作表的基本操作 二、录入数据 三、编辑数据

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一、工作簿和工作表的基本操作
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新建工作簿 有三种途径: *启动Excel自动创建。工作簿自动命名为Book1 (或Book2、Book3……),用户可根据需要对工作 簿重命名,每个工作簿默认包含3张工作表。 *单击工具栏中新建按钮,自动出现一新工作簿, 其命名方法同上。 *根据模板新建工作簿。单击“文件”菜单,选 择“新建”,窗口右侧会出现一个对话框,允许用户 选择“模板”,然后Excel再根据模板来创建新工作 簿。
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保存工作簿
新建的工作簿呈现打开的可编辑状态,如果不保存起来则所
做的工作就无效。要养成随时保存的良好习惯。保存工作簿可以 分为保存新建工作簿、另存工作簿和自动保存工作簿 3种情况:

*保存新建工作簿。新建的工作簿在第一次保存时,应该为其
指定保存位置,并输入文件名。 *另存工作簿。对打开的工作簿进行编辑后,可以直接保存, 也可以将其另存:一是将工作簿以其他名字保存在相同路径下; 二是以相同名字保存在其他路径下;三是以其他名字保存在其他 路径下。 *自动保存工作簿。单击“工具”菜单,点击 “选项”,在选 项对话框中选中“保存自动恢复信息”复选框,在右侧的数值框 中输入进行自动保存的时间间隔(如10分钟),单击“确定”即 可。也可在工作过程中随时点击保存按钮手动保存文件。
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工作表的基本操作
每个工作簿默认包含3张工作表,用户可根据需要添 加或删除工作表;可移动工作表的位置,可重新命名工作 表。 *添加工作表。单击“插入”菜单,点击“工作表”即 可插入一张新工作表,一个工作簿最多可容纳255张工作 表。 *删除工作表。打开要删除的工作表,单击“编辑”菜 单,点击“删除工作表”即可。 *移动工作表。单击要移动的工作表,拖到相应的位置 即可。 *重新命名工作表。右击要重命名的工作表名称,在复 选框中点击“重命名”,然后输入新的名称即可。
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二、录入数据
Excel中广义的数据包括数字、文本、符号、字母等 各种形式。录入各种形式数据的步骤相同: *单击要输入数据的单元格,使其成为当前单元格。 *在此单元格中输入数据。 *按回车键结束。 注意:

*如果要将数字作为文本型数据保存,必须在前面加单 撇号(’)。 *输入日期和时间型数据,一般用斜线(/)和连字符 (-)用作日期分隔符,冒号( :)用作时间分隔符。

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快速填充数据 Excel提供了数据填充功能,用以自动生成有规

律的数据,如相同数据、等比、等差数列等,可提
高输入数据的效率。 *在一行或一列中产生相同数据: 向某一单元格输入第一个数据,然后单击该单 元格右下角,此时鼠标变为+号,按住鼠标左键向下 (或左右)拖动即可。 *在一行或一列中产生等差或等比数列: 向某一单元格输入第一个数据,单击“编辑” 菜单,单击“填充”子菜单,选择“序列”菜单项, 出现如下对话框:
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在对话框中,根据需要确定如下内容:数列在工作 表上是以行还是列方式生成;数列的类型;日期型数据 的时间单位;等差或对比数列的步长值及终止值。

单击“确定”按钮,即可生成相应数列。
对于步长值为1的等差数列,也可按住Ctrl键,同时 单击第一个单元格右下角,向下(或左右)拖动即可。
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三、编辑数据
*数据移动、复制和粘贴 对于普通数据的移动、复制和粘贴操作,可通过三种 方法实现: (1)选中要操作的单元格→单击“编辑”菜单→点击 “复制”或“剪切” →单击目标单元格→单击“编辑” 菜单→点击“粘贴”。

(2)选中要操作的单元格→点击鼠标右键→点击“复 制”或“剪切” →右击目标单元格→点击“粘贴”。 (3)使用快捷键Ctrl+X(剪切)、Ctrl+C(复制)和 Ctrl+V(粘贴)完成。

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*使用“选择性粘贴”完成数据复制和粘贴 选中要操作的单元格→单击“编辑”菜单(或单击右键) →点击“复制”(注意不能使用“剪切”) →单击目标单 元格→单击“编辑”菜单(或右击目标单元格)→点击“选 择性粘贴”。出现如下复选框:

可根据需要 在复选框中 “粘贴”子菜

单下选择有关
项目。

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*“选择性粘贴”具有特殊功能,常用的有:

以“全部”方式粘贴:将要复制的文件,按照原样粘
贴到相应的位置。 以“公式”方式粘贴:将要复制的文件,按照公式方

式粘贴到相应的位置。
以“数值”方式粘贴:将要复制的文件,从中去除格 式、公式,仅提取数据内容,粘贴到相应的位置。 以“格式”方式粘贴:将要复制的文件,从中去除数 据、公式,仅提取格式内容,粘贴到相应的位置。

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*使用“选择性粘贴”完成数据计算 “选择性粘贴”不仅可以进行数据的复制,还可进行数 据计算。 如果要对表格 中的特定数据进行 加减乘除计算,可

在复选框中“运算” 子菜单下选择有关 项目。

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案例:一次性为所有员工增加600元节日奖金

(1)在任意单元格中输入600,并按Ctrl+C快捷键;
(2)选中所有员工奖金单元格 (3)选中“选择性粘贴”选项

(4)在“运算”子菜单下选中“加”

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*使用“选择性粘贴”完成行列转置 利用“选择性粘贴” 还可以进行数据的行列转置。所谓 行列转置,指的是将选择复制的行或列,在粘贴复制时转置 为列或行。

只需在“选择
性粘贴”复选 框中选中“转 置”项即可实 现。

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*数据查找和替换

*一般数据的查找和替换:
单击“编辑”菜单→点击“查找” →输入要查找的文 本或数字→单击“查找下一个” →单击“替换”下拉子菜

单→在“替换为”后面的空白框中输入要替换的内容 。
*按照特定的格式条件查找指定数据 如果事先对某些数据设置了特定格式,要查找这些数据, 单击“编辑”菜单→点击“查找” → 单击“选项” → 单击“格式” → 单击“格式”,然后从各种格式的复选 框中寻找要查找的格式→ 单击“确定” →单击“查找下 一个” 。 案例:在员工初始档案中,有几个人的学历掌握不准, 因此录入时用了红色字体。经核对后,需进行调整。
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第三节 数据的类型和预处理
一、数据的类型划分 二、数据的预处理

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一、数据的类型划分

“数据”

定性数据

定量数据

定性数据:不能用数字表示,可用文字、符号等表示。 又可分为分类数据和顺序数据。 分类数据是只能划分类别的非数值型数据;

顺序数据是可以划分有序类别的非数值型数据。

定量数据:数值型数据,用数字表示。
不同类型的数据加工整理和分析的方法不同。
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二、数据的预处理
数据的预处理是进行数据分析的前提步骤,包括数据 的审核、筛选、排序、分类(分组)、简单汇总以及所需 新指标数据的计算等。

(一)数据的审核和筛选
数据的审核主要从完整性和准确性两个方面进行。

*完整性审核主要是检查数据是否有遗漏,各种相关项 目如行列标题、编码、序号、计量单位等是否齐全。
*准确性审核主要是检查数据是否有错误,计算是否正

确等。具体又包括逻辑检查和计算检查。逻辑检查主要是 针对定性数据进行,计算检查主要是针对定量数据进行。
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* 逻辑检查主要是从定性角度审核数据是否符合逻 辑,内容是否合理,各项目或数字之间有无相互矛盾的 现象等。如工资总额等于基本工资加奖金,而某人的奖 金高于其工资总额,显然属于逻辑性错误,应纠正。 *计算检查是检查各项数据在录入、汇总、计算结果 和计算方法等方面是否有错。

* 数据的筛选
数据筛选包括两方面内容:一是将某些不符合要求 的数据或有明显错误的数据予以剔除;二是将符合某种 特定条件的数据筛选出来,对不符合条件的数据予以剔 除。利用Excel进行筛选,包括“自动筛选”和“高级筛 选”两种形式。
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* 自动筛选的使用 “自动筛选”功能只能对单一条件进行筛选,是 Excel最基本的操作。操作步骤为: 打开Excel文件,选中文件数据区域任一单元格,单

击“数据”下拉菜单→点击“筛选” →“自动筛选”, 然后在每列第一行的字段名下显出一个小三角,单击小 三角,在其列表框中选中所要筛选的条件内容即可。若 有多个条件需要筛选,则需多次从相应字段名小三角下 的列表框中进行筛选。
案例:从企业员工基本资料中筛选出性别为“男”、

学历为“硕士”的员工。
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* 高级筛选的使用 “高级筛选”功能可以一次性对多个条件进行筛选, 在数据较大较复杂时使用此功能较为快捷。操作步骤为: 打开Excel文件,在空白位置输入筛选条件,单击

“数据”下拉菜单→点击“筛选” →打开“高级筛选” 对话框→设置高级筛选条件以及筛选结果显示的位置, 即可显示出满足筛选条件的数据。 案例:从企业员工基本资料中筛选出性别为“男” 、 年龄<40 、学历为“硕士”的员工。

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(二)数据的排序和分类汇总
一般来说,录入数据清单的数据是无序的,不能反映 现象是本质与规律性。为了方便分析,要将其进行排序、 分组,以使数据按要求排列,同时把性质相同的数据归为 一组,让不同组数据之间的差异性显示出来。

*数据的排序,基本步骤如下:
打开Excel文件,选中文件数据区域任一单元格,单 击“数据”下拉菜单→点击“排序” ,然后在“主要关

键字”下的列表框中选择要排序数据的字段名,在右侧选 择“升序”或“降序”。如果要把相同的记录再排序,则 可在“次要关键字”下的列表框中选择要排序数据的字段 名,在右侧选择“升序”或“降序”。
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案例:对所有员工按学历和工资总额排序

(1)打开Excel文件,单击数据区域任意单元格;
(2)单击“数据”下拉菜单→点击“排序”,出现如下对话 框: (3)在“主要关键字”下的列表 框中选择“学历”,在右侧选 择“升序”; (4)在“次要关键字”下的列表 框中选择“工资总额”,在右

侧选择“降序”;
(5)单击“确定”,完成排序。
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*数据的分类汇总,基本步骤如下:
(1)在数据排序的基础上,单击文件数据区域任一单元格; (2)单击“数据”下拉菜单→点击“分类汇总” ,出现分 类汇总的对话框;

(3)在“分类字段”下的列表框中选择要分类的字段名;
(4)在“汇总方式”下的列表框中选择“求和”; (5)在“选定汇总项”下的列表框中选择要汇总数值的 字段名。 (6)单击“确定”,完成分类汇总。

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案例:对所有员工按学历进行工资总额的分类汇总

(1)打开Excel文件,单击数据区域任意单元格;
(2)单击“数据”下拉菜单→点击“分类汇总”,出现如下 对话框: (3)在“分类字段”下的列表框中 选择“学历”; (4)在“汇总方式”下的列表框中 选择“求和”; (5)在“选定汇总项”下的列表框

中选择“工资总额”;
(6)单击“确定”,完成分类汇总。
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(三)新指标数据的生成和计算
在原始数据的基础上,有时需要计算一些新的指标 数据。简单的计算可以直接在单元格中输入公式计算, 复杂的计算也可通过插入函数公式计算。 Excel中的公式都有语法规则,要对数据进行计算

和操作需要严格遵守其语法。公式都以等号“=”开始, 其后是公式的表达式,如“A3/20+B3”。Excel按照公式
中每个运算符的特定次序从左到右进行计算。 几种输入公式的方法:
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在单元格中输入:当输入的公式比较简单时可在单元格 中直接输入,然后按“Enter”键确认,可计算出结果。 案例:根据基本工资和奖金计算工资总额。
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在编辑栏中输入:当输入的公式比较长而复杂时,在单元 格中输入会影响其整体显示,于是可在编辑栏中进行输入。 方法是:选择需要输入公式的单元格,然后将光标插入编 辑栏中,输入所需的公式,然后按“Enter”键确认,可计 算出结果。
结合键盘和鼠标输入:在公式中常常需要使用单元格引用

?

参与计算,如果手动输入引用地址比较麻烦,此时可用鼠
标选择要引用的单元格,结合键盘和鼠标输入公式。其方 法是:选择需要输入公式的单元格,根据情况输入运算符, 当需要引用某单元格时,直接使用鼠标选择该单元格,其 地址自动出现在公式中,完成公式的输入后,按“Enter”

键确认,可计算出结果。
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